Ajankohtaista

Väitös: 11.11.2017 KTM Reija Nurmeksela (Informaatioteknologian tiedekunta, tietojärjestelmätiede)

Alkamisaika: lauantai 11. marraskuuta 2017, 12.00

Päättymisaika: lauantai 11. marraskuuta 2017, 15.00

Paikka: Mattilanniemi, Ag Aud.2

KTM Reija Nurmekselan tietojärjestelmätieteen väitöskirjan ”Implementing Structured Document Production to Support Enterprise Content Management” tarkastustilaisuus. Vastaväittäjänä professori Tero Päivärinta (Luulajan teknillinen yliopisto, Ruotsi) ja kustoksena professori Airi Salminen (Jyväskylän yliopisto). Väitös on suomenkielinen.

ReijaNurmekselanetti.JPG
Reija Nurmeksela Kuva: Pentti Nurmeksela
KTM Reija Nurmekselan tietojärjestelmätieteen väitöskirjan ”Implementing Structured Document Production to Support Enterprise Content Management” tarkastustilaisuus. Vastaväittäjänä professori Tero Päivärinta (Luulajan teknillinen yliopisto, Ruotsi) ja kustoksena professori Airi Salminen (Jyväskylän yliopisto). Väitös on suomenkielinen.

Organisaatioiden sisällönhallinnan (Enterprise Content Managemet, ECM) avulla pyritään kehittämään ja ottamaan käyttöön ratkaisuja dokumenttien ja muiden sisältöjen yhtenäisiksi hallintakäytännöiksi organisaatioissa. Sisällönhallintaratkaisu edellyttää usein sekä uusien teknisten työvälineiden että uusien toimintatapojen kehittämistä ja käyttöönottoa.

Rakenteinen asiakirjatuotanto mahdollistaa dokumenttien ja muun sisällön hallinnan tavalla, joka tukee asiakirjojen digitaalista ja automatisoitua käsittelyä koko niiden elinkaaren ajan aina laatimisesta ja julkaisusta sähköiseen pitkäaikaissäilytykseen asti.

Sekä aiemmassa tutkimuksessa että käytännön tietoteknisissä ratkaisuissa on tunnistettu useita rakenteisen asiakirjatuotannon tuomia etuja.

- Käytännön ratkaisuissa haasteeksi on osoittautunut se, että rakenteisen asiakirjatuotannon käyttöönotto voi edellyttää mittavaa asiakirjojen yhtenäistämisprosessia, merkittäviä muutoksia työkäytäntöihin sekä uusien työkalujen käyttöönottoa, Nurmeksela kertoo.

Viitekehys rakenteisen asiakirjatuotannon käyttöönoton apuna

Tutkimuksen tavoitteena oli tuottaa lisää tietoa rakenteisesta asiakirjatuotannosta ja kehittää viitekehys, jolla voitaisiin tukea rakenteisen asiakirjatuotannon käyttöönottoa ja asiakirjojen yhtenäistämistyötä organisaatioissa. 

Tutkimuksessa tarkasteltiin rakenteisen asiakirjatuotannon käyttöönottoa kolmessa eri tapausorganisaatiossa, joihin Nurmeksela osallistui sekä tutkijana että rakenteisen asiakirjatuotannon konsulttina. Tapausorganisaatioista merkittävin ja monimutkaisin oli ministeriöiden ja eduskunnan valtiopäiväasiakirjatuotanto.

Tutkimuksessa kehitetty viitekehys muodostuu strategisista ja johtamisen aspektista, sisällöntuottajan aspektista sekä neljästä mallista. Viitekehyksen avulla voidaan analysoida rakenteista asiakirjatuotantoa sisällönhallinnan tutkimuksessa ja sitä voidaan hyödyntää käytännön tietojärjestelmien kehitystyössä.

- Rakenteinen asiakirjatuotanto on strateginen valinta, jonka kehittäminen ja käyttöönotto edellyttävät johdon ja sisällöntuottajien sitoutumista, Nurmeksela väittää.

Käyttökokemus ja käytettävyys ensisijaista

Koska rakenteinen asiakirjatuotanto eroaa merkittävästi tavanomaisesta tekstinkäsittelyohjelmalla tuotettavasta asiakirjasta, tulee Nurmekselan mielestä työkalujen käytettävyyteen kiinnittää erityistä huomiota.

Käytettävyyden lähtökohtana on asiakirjojen teknisen rakenteen kätkeminen sisällöntuottajilta. Tutkimuksessa havaittiin, että valmistuotteet eivät sellaisenaan tarjoa asiakirjojen laatijoiden hyväksymää käyttökokemusta, joten rakenteinen asiakirjatuotanto edellyttää räätälöityjen sisällöntuottamisratkaisujen kehittämistä.

- Tästä huolimatta joidenkin sisällöntuottajien voi olla hankala omaksua uusia työkäytäntöjä. Asiakirjojen ja niitä kuvailevien metatietojen tuottamisen automatisoinnilla on mahdollista parantaa uusien työkalujen ja työkäytäntöjen omaksumista, Nurmeksela kuvaa.

Lisätietoja:

Reija Nurmeksela, 0405935468, reija.nurmeksela@tieto.com

Viestintäpäällikkö Liisa Harjula, p. 040 8054403, viestinta@jyu.fi

Reija Nurmeksela valmistui ylioppilaaksi Tampereen Hatanpään lukiosta vuonna 1987. Hän työskenteli graafisen teollisuuden yrityksissä erilaisissa tekstin- ja kuvankäsittelyn tehtävissä vuosina 1989-2001, kunnes siirtyi TietoEnatoriin rakenteisen asiakirjatuotannon asiantuntijaksi vuonna 1999 alkaneiden tietojärjestelmätieteen opintojen myötä. Hän valmistui kauppatieteiden maisteriksi Jyväskylän yliopistosta keväällä 2003 pääaineenaan tietojärjestelmätiede. Nurmeksela aloitti jatko-opinnot ohjaajansa professori Airi Salmisen RASKE2-tutkimusryhmässä maaliskuussa 2004. Käytännön työ rakenteisen asiakirjatuotannon asiantuntijana toisaalta pitkitti ja toisaalta tuotti tutkimusaineistoa jatko-opintoihin. Tällä hetkellä Nurmeksela toimii sisällönhallinnan konsulttina Tiedolla.

Väitöskirja on julkaistu sarjassa Jyväskylä Studies in Computing numerolla 266, 83 p., Jyväskylä 2017, ISSN 1456-5390, ISBN 978-951-39-7209-7 (nid.), ISBN 978-951-39-7210-3 (PDF). Pysyvä linkki julkaisuun: http://urn.fi/URN:ISBN:978-951-39-7210-3

Abstract

Within enterprise content management (ECM), the major goal is to develop and deploy systematic solutions for managing documents and other content items. ECM implementation concerns the development and deployment of new content management solutions and practices in an organization. Extensible Markup Language (XML) offers a standardized format for documents supporting the management and preservation of documents as structured documents. However, the deployment of XML may require a demanding standardization process, changes in work practices, and new tools for document management. Consequently, this research explores the implementation of structured document production environments. The focus is on documents that end-users author during ongoing business processes. Moreover, the aim of this study is to increase the understanding of structured document production and to provide a framework for XML standardization. The framework enables the analysis and development of a structured document production environment in an organization. This research follows the design science and case study approaches. The standardization of the Finnish Parliamentary documents in the Government of Finland and in the Finnish Parliament is used as the major case environment for analyzing structured document production. This case is compared to two other cases. By analyzing these cases and the previous literature, content production strategies are introduced, and challenges to XML standardization are presented. In addition, models for XML document management are proposed. This study shows that an XML document management environment is a complex combination of varying content items, processes, actors with diverse backgrounds, and evolving systems. Structured document production is a strategic choice requiring management and end-user commitment during the standardization process. The usability of novel tools requires special focus. This research shows that developing custom-designed editors, hiding document structures from users, and automating document and metadata creation increase user acceptance of novel tools and practices.

Lisätietoja

Reija Nurmeksela
reija.nurmeksela@tieto.com
kuuluu seuraaviin kategorioihin: