22.03.2019

Jaetun sähköpostilaatikon käyttöönotto Outlook 2010 -ohjelmalla

Näin otat käyttöön jaetun sähköpostilaatikon (ns. roolipostilaatikon) Outlook 2010 -ohjelmalla

Tässä ohjeessa käydään läpi jaetun sähköpostilaatikon eli niin sanotun roolipostilaatikon käyttöönotto ja käyttö. Roolipostilaatikolla tarkoitetaan sähköpostilaatikkoa jolla voi olla useampi käyttäjä ja joka ei ole kenenkään henkilökohtainen sähköpostilaatikko. Laitoksilla voi olla käytössä esimerkiksi opintoasiat-laitoslyhenne@jyu.fi -tyylisiä roolipostilaatikoita, joita lukevat esimerkiksi laitoksen toimistohenkilökunta. Näin vältytään käyttämästä yleisiin asioihin kenenkään henkilökohtaisia sähköpostilaatikoita.

Tämän ohjeen seuraamista varten tiedossasi täytyy olla roolipostilaatikko, johon käyttäjätunnuksellesi on lisätty oikeudet. Roolipostilaatikon voit tilata lomakkeella. Tässä ohjeessa käytetään esimerkkinä exsiirto@jyu.fi -osoitetta, mutta kyseistä osoitetta ei voi käyttää ohjeen kuvien mukaiseen kokeiluun.

 

1. Käynnistä Outlook 2010

2. Klikkaa vasemmasta reunasta "Tiedosto" (File) -> "Tiedot" (Info) -> "Lisää tili" (Add Account)

roolipostilaatikko-outlook2010_1_lisaa_tili.png

 

3. Valitse "Sähköpostitili" (E-mail Account) ja kirjoita "Kirjoita nimesi" (Your Name) kohtaan roolipostilaatikon nimi, sekä "Sähköpostiosoite" (E-mail Address) kohtaan roolipostilaatikon sähköpostiosoite muodossa osoite@jyu.fi. Klikkaa tämän jälkeen "Seuraava" (Next)

roolipostilaatikko-outlook2010_2_lisaa_tili_asetukset.png

 

4. Hetken kuluttua Exchange on löytänyt oikeat asetukset. Klikkaa "Valmis" (Finish)

1.8 Lisaa uusi sahkopostitili - valmis

 

5. Käynnistä Outlook uudelleen jotta asetukset tulevat voimaan

roolipostilaatikko-outlook2010_4_kaynnista_outlook_uudelleen.png

 

6. Outlookin uudellenkäynnistyksen jälkeen roolipostilaatikko näkyy yhtenä sähköpostilaatikkona Outlookin päänäkymässä. Klikkaa "Aloitus" (Home) ja avaa roolipostilaatikko painamalla roolipostilaatikon vasemmalla puolella olevaa merkkiä. Mikäli näkymä ei avaudu, ei kyseiseen roolipostilaatikkoon ole käyttäjätunnuksellasi oikeuksia. Tarkasta että olet varmasti kirjoittanut kohdassa 3. sähköpostiosoitteen oikein. Muussa tapauksessa ota yhteys sähköpostitse postmaster@jyu.fi, joka tarkastaa onko oikeudet kunnossa.

1.12 Tarkistus1

1.12 Tarkistus2

 

Sähköpostin lähettäminen roolipostilaatikosta

 

Lähettäessäsi sähköpostia roolipostilaatikosta näkyy lähettäjänä roolipostiosoitteen nimi.

 

1. Klikkaa "Uusi sähköpostiviesti".

2.1 Uusi viesti

 

2. "Vastaanottaja" (To) -kentän yläpuolella näkyy nyt "Lähettäjä" (From) -kenttä. Mikäli lähettäjä-kenttää ei löydy, aseta se näkyviin klikkaamalla "Asetukset" (Options) -> "Lähettäjä" (From). Kun klikkaat kenttää, avautuu alle lista käytössäsi olevista sähköpostilaatikoista. Valitse tästä listasta roolipostilaatikko.

1.2 Lahettaja-kentta

 

3. Kokeile lähettää testiviesti eli kirjoita "Vastaanottaja"-kenttään oma sähköpostiosoitteesi. Klikkaa "Lähetä" (Send) lähettääksesi viestin.

2.3 Laheta testiviesti

 

4. Tarkasta sähköpostisi saapuneista viesteistä että roolipostilaatikosta lähettämäsi viesti on tullut perille ja että saapuneen viestin lähettäjänä näkyy käyttämäsi roolipostilaatikko.

2.4 Tarkista saapuneet viestit

5. Valmis. Virhetilanteiden sattuessa käy ohje läpi tarkasti uudelleen tai ota yhteyttä paikalliseen lähitukeen.