13.09.2017

Käyttäjätunnukset

Print it -palvelun käyttäjällä tulee olla yliopiston ad-verkon käyttäjätunnukset. Ne ovat samat tunnukset joilla kirjaudutaan yliopiston verkossa toimivalle tietokoneelle. Monitoimilaitteille tunnistaudutaan joko näppäilemällä paneelissa oma henkilökohtainen käyttäjätunnus salasanoineen tai erillisellä tunnistaumisavaimella (kopioavain / henkilökortti). Käyttäjä voi saada kopioavaimen tiedekunnan henkilöstöasioista vastaavalta sen jälkeen, kun hänelle on aktivoitu käyttäjätunnus IT-palveluiden toimesta.

Print it -palvelua hallinnoidaan Canonin Uniflow-järjestelmällä, johon yliopiston kaikki vastuualueet on syötetty omiksi kustannuspaikoikseen. Kunkin kustannuspaikan (eq-ryhmän) alta löytyy kyseisen vastuualueen henkilöstö. Tällä tavoin kopio- ja tulostuskustannukset ohjautuvat oikeille vastuualueille. Uuden työntekijän tiedot aktivoituvat  Uniflow:hun automaattisesti palkanmaksujärjestelmästä (ESS/Fortime) eli henkilön palkan maksava vastuualue kustantaa myös kopio- ja tulostuskulut. On siis tärkeää, että nimittämisprosessi on kunnossa, sillä se on edellytyksenä kopio- ja tulostustunnusten aktivoitumiselle.

Kopioavain / -kortti

Mikäli laitoksen uudella työntekijällä ei ole kopioavainta, hänen tulee ottaa yhteys tiedekunnan tai yksikön kansliaan, henkilöstöasioita hoitavaan sihteeriin. Heille on toimitettu jaettavia kopioavaimia. Jos henkilöllä on yliopiston kuvallinen kulkukortti (esim. Ruusupuisto, T-rak.), niin kyseisen kortin voi aktivoida myös kopiokortiksi.

 

Pitää varmistaa että uuden työntekijän tiedot ovat kunnossa ESS/Fortime -palkanmaksujärjestelmässä. Tämä on edellytys henkilön tunnusten automaattiselle aktivoitumiselle tulostus- ja kopiointijärjestelmään. Mikäli ongelmia ilmenee, sihteerin tulee lähettää viesti osoitteeseen: printmaster@jyu.fi. Tärkeää on, että viestissä ilmenee käyttäjän nimi, laitos, käyttäjätunnus ja vastuualue. Uusi käyttäjä saadaan näin nopeammin rekisteröityä järjestelmään.

Mikäli laitos haluaa poikkeuksellisesti kustantaa palkattomien projektityöntekijöiden, jatko-opiskelijoiden, vierailijoiden ja harjoittelijoiden (ei palkanmaksutietoa ESS/Fortimesta) kopio- ja tulostuskustannukset, sihteeriä pyydetään ilmoittamaan kyseiset henkilöt vastuualueineen ja käyttäjätunnuksineen paikalliselle mikrotuelle. Mikrotuella on oikeudet syöttää tällaisten henkilöiden tiedot manuaalisesti järjestelmään. On tärkeää huomioida, että em. poikkeustavalla aktivoidut oikeudet pitää ajastaa poistumaan järjestelmästä. Kertokaa pyyntöhetkellä sopimusajan pituus, niin kopio-oikeus katkeaa automaattisesti haluttuna päivänä.

Tunnukset eivät toimi

Mikäli saadut tunnukset tai kopioavain eivät toimi, tulee ottaa yhteys Yliopistopainoon (printmaster@jyu.fi). Viestissä tulee kertoa käyttäjätunnus, nimi, laitos ja vastuualue. Varmistakaa ennen tukiviestin lähettämistä, että täysin uusi käyttäjä on kirjautunut ensin onnistuneesti työasemalle, että oikeudet ovat aktivoituneet myös kopioinnin ja tulostuksen osalta.

Palvelussuhteen päättyminen

Kun henkilö poistuu laitoksen palveluksesta, kopioavain tulee palauttaa henkilöstöasioista vastaavalle sihteerille. Sihteeri voi ilmoittaa työsuhteen päättymisestä sähköpostilla Yliopistopainoon (printmaster@jyu.fi). Painolla kopioavaimen tiedot voidaan nollata, jolloin kopioavaimen voi sen jälkeen rekisteröidä uuden työtekijän käyttöön. Viestissä on hyvä tulla ilmi henkilön nimi, käyttäjätunnus ja yksikkötiedot.

Sihteeri voi myös lähettää käytöstä poistetun kopioavaimen Yliopistopainoon. Saatekirjeeseen on hyvä kirjoittaa kopioavainta käyttäneen henkilön nimi, käyttäjätunnus ja syy miksi palautetaan.

Henkilön siirtyminen toiselle vastuualueelle

Kun henkilö vaihtaa laitosta (vastuualuetta) yliopiston sisällä, se ei normaalisti edellytä toimenpiteitä, vaan kustannuspaikka muuttuu automaattisesti ESS/Fortimen ohjaamana. Sama kopioavain toimii kuten ennenkin ja laskutustiedot päivittyvät uuteen kustannuspaikkaan eli vanhan avaimen voi ottaa mukaansa. Huom! Jos halutaan varmistaa kustannuspaikan välitön päivittyminen, tulee laittaa viesti osoitteeseen: printmaster@jyu.fi. Viestissä tulee ilmetä henkilön nimi, aiempi ja nykyinen laitos, vastuualue ja käyttäjätunnus.

Vieraskopiointi

Vierailijakopiointi on alkanut toimia yliopiston ulkopuolisille henkilöille. Tämä koskee täysin talon ulkopuolisia henkilöitä, jotka voivat ostaa omalla rahalla kopiosaldoa.

Henkilö voi rekisteröidä itsensä järjestelmään Sopissa, yliopiston kirjaston lainauksessa ja Yliopistopainossa. Rekisteröinnin edellytyksenä on oma toimiva sähköpostiosoite (ei yliopiston). Edellä mainituissa pisteissä annetaan opastusta ja myydään saldoa toimivan tunnuksen taakse. Jos henkilö tarvitsee kopioavaimen, niin myydään 5 euron hintaan.

 Skannauskin onnistuu omaan sähköpostiin ja muistitikulle. Jossain vaiheessa myös tulostus toimii, mutta vain kirjaston määrätyissä työasemissa.