30.10.2018

Alumnit ja tapahtumasidosryhmät

Jyväskylän yliopiston viestintäpalvelut, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Rekisteri sisältää Jyväskylän yliopiston alumnien eli yliopistosta valmistuneiden yhteystietoja, sidosryhmien, yrityskumppaneiden ja yliopiston ystävien tietoja. Henkilötietoja käytetään yliopiston toimintaa koskevaan viestintään, tapahtumamarkkinointiin, kutsujen lähettämiseen eri yliopiston tapahtumiin, varainhankintakampanjoihin, suhdetoimintaan ja muuhun yliopiston markkinointiin. Lisäksi henkilön annettua suostumuksen hänen tietojaan käytetään EIR (Entrepreneur in Residence) -yhteistyöhön. EIR-yhteistyössä rekisteriin kirjataan henkilön asiantuntemus ja tavoitteet EIR-yhteistyölle. 

Käsittelyperusteena on tietosuoja-asetuksen artiklan 6.1  e) alakohdan mukainen yleistä etua koskevan tehtävän (yliopistolain 2 §).  Sidosryhmäluettelot sisältävät henkilöitä, joiden asema tai tehtävä (sekä niiden hoito julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa) on sellaista, että heitä käytetään asiantuntijoina, kumppaneina, vierailevina luennoitsijoina tai muussa vastaavassa roolissa yliopiston toiminnassa. Rekisteröidyillä on oikeus poistattaa omat tietonsa halutessaan, sekä muut rekisteröidylle kuuluvat oikeudet.

Sidosryhmäluetteloa voidaan käyttää myös yliopiston tai sen osan toiminnasta tiedottamiseen sekä muuhun sidosryhmäviestintään tietosuoja-astetuksen artiklan 6.1 f) kohdan perusteella (rekisterinpitäjän oikeutettu etu). Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttö.  

Erilaisten julkaisujen ja uutiskirjeiden lähettäminen voi perustua myös sopimukseen tietosuoja-asetuksen artiklan 6.1 b taikka aikaisemman asiakkuuden mukaiseen oikeutettuun etuun 6.1 f) (osallistuminen tapahtumaan tai muu asiakkuustyyppinen yhteys).

Markkinointiviestintää voidaan harjoitaa oikeutetun edun perusteella (6.1 f). Luonnollisen henkilön osalta edellytetään ennakkosuostumuksen henkilölle lähetettävässä suoramarkkinoinnissa (6.1 a), Henkilöllä ja myös yhteisöllä on oikeus kieltää sille kohdistettu suoramarkkinointi.

Alumnirekisterin perusteena on tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) artiklan 6.1 a) suostumus. 

Yliopisto on sitoutunut keräämään ja käsittelemään henkilötietojasi oikeudenmukaisella ja läpinäkyvällä tavalla ja noudattaen henkilötietojen käsittelystä annettua lainsäädäntöä. Tämä tietosuojatiedote kuvaa, miten yliopisto hallinnoi henkilötietojasi tietosuojasäännösten mukaisesti.  

Mitä henkilötietoja käsittelemme?         

Käsittelemme vain niitä henkilötietoja, jotka rekisteröity meille itse ilmoittaa. Alumneja ovat kaikki Jyväskylän yliopistossa tutkinnon suorittaneet henkilöt. Jyväskylän yliopiston ystäviä ovat yliopiston yhteistyökumppanit, henkilökunta, harjoittelijat, opintoja yliopistossa suorittaneet, Post Doc -tutkijat  ja vaihto-opiskelijat.  Henkilötiedot saadaan verkkolomakkeella rekisteröitymisen yhteydessä rekisteröidyiltä itseltään hänen suostumuksellaan. Rekisteröitymisen yhteydessä kerätään nimitiedot, yhteystiedot, opintotiedot sekä tiedot nykyisestä työpaikasta. Promootioon ilmoittautuvilta kerätään lisäksi tiedot erityisruokavalioista, osallistumisesta promootion eri tapahtumiin sekä promootiomatrikkeliin tulevat tiedot. 

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Alumnien henkilötietoja hallinnoi Jyväskylän yliopistopalveluiden viestintäyksikön sekä tiedekuntien henkilökunta. Muiden sidosryhmien tietoja hallinnoi tapahtumakoordinaattori ja yliopistopalveluiden kumppanuustiimi. Promootion ilmoittautumistietoja hallinnoi promootion koordinaattori ja yliopistopalveluiden kumppanuustiimi. 

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. 

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Tietoja säilytetään toistaiseksi. Mikäli rekisteröity ei halua tietojaan säilytettävän, hän voi poistaa itsensä rekisteristä. Alumnirekisterin luonne on sellainen, että se perustuu ihmisen eliniän kestävään suhteeseen. 

Promootion ilmoittautumistietoja säilytetään seuraavaan promootioon saakka. 

Suostumuksen peruminen ja kielto-oikeuden käyttö

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn, milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen. Sinulla on myös oikeus kieltää henkilötietojesi käsittely joka perustuu oikeutettuun etuun. Voit tehdä sen laittamalla viestin Jyväskylän yliopiston kirjaamoon (kirjaamo@jyu.fi).

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöihin heli.m.maki@jyu.fi, 050 361 0979 (alumnit), riikka.m.heiskanen@jyu.fi, 040 805 4134 (muut sidosryhmät) ja vesa.j.holm@jyu.fi, 040 805 4159 (promootion 2019 osallistujat).

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja sen viestintäpalvelut vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.

Vastuuyksikön yhteystiedot:

Heli Mäki, alumnikoordinaattori
050 3610979, heli.m.maki@jyu.fi
Viestintäpalvelut
PL 35, 40014 Jyväskylän yliopisto (C, päärakennus)

Riikka Heiskanen, tapahtumakoordinaattori
riikka.m.heiskanen@jyu.fi
040 805 4134
Viestintäpalvelut
PL 35, 40014 Jyväskylän yliopisto (C, päärakennus)

Vesa Holm, promootion 2019 koordinaattori
vesa.j.holm@jyu.fi
040 805 4159
Viestintäpalvelut
PL 35, 40014 Jyväskylän yliopisto (C, päärakennus)

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen.