24.05.2018

Avoimen yliopiston asiakassuhteet

Jyväskylän yliopiston avoin yliopisto, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Henkilötietojasi käytetään avoimen yliopiston asiakassuhteiden hoitamiseen. Viestimme sinulle avoimen yliopiston koulutustuotteista, palveluista, tapahtumista ja ajankohtaisista sisällöistä.

Henkilötietojasi käytetään, jos olet antanut suostumuksesi käsittelyyn tätä tarkoitusta varten (tietosuoja-asetus EU 679/2016 1 a). Suostumuksen annat avoimen yliopiston verkkosivuilta löytyvien lomakkeiden tai tapahtumissa käytettävien lomakkeiden täyttämisen yhteydessä. Suostumuksen antamisessa sinulla on aktiivinen rooli, eli annat suostumuksen halutessasi täyttämällä tarvittavat tiedot. Tietoja kerätään, täydennetään ja ylläpidetään antamiesi tietojen perusteella. Lähetämme sinulle viestejä noin kerran kuukaudessa ja voit koska tahansa perua suostumuksesi alla kuvatulla tavalla.

Käsittelyperusteena voi olla myös tietosuoja-asetuksen artiklan 6.1  e) alakohdan mukainen yleistä etua koskevan tehtävän (yliopistolain 2 §).  Avoimella yliopistolla voi olla tietoja sidosryhmistä, joiden asema tai tehtävä (sekä niiden hoito julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa) on sellaista, että heitä käytetään asiantuntijoina, kumppaneina, vierailevina luennoitsijoina tai muussa vastaavassa roolissa yliopiston toiminnassa. Rekisteröidyillä on oikeus poistattaa omat tietonsa halutessaan, sekä muut rekisteröidylle kuuluvat oikeudet.

Sidosryhmäluetteloa voidaan käyttää myös avoimen yliopiston tai sen osan toiminnasta tiedottamiseen sekä muuhun sidosryhmäviestintään tietosuoja-astetuksen artiklan 6.1 f) kohdan perusteella (rekisterinpitäjän oikeutettu etu). Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttö.  

Erilaisten julkaisujen ja uutiskirjeiden lähettäminen voi perustua myös sopimukseen tietosuoja-asetuksen artiklan 6.1 b taikka aikaisemman asiakkuuden mukaiseen oikeutettuun etuun 6.1 f) (osallistuminen tapahtumaan tai muu asiakkuustyyppinen yhteys).

Markkinointiviestintää voidaan harjoitaa oikeutetun edun perusteella (6.1 f). Luonnollisen henkilön osalta edellytetään ennakkosuostumuksen henkilölle lähetettävässä suoramarkkinoinnissa (6.1 a). Henkilöllä ja myös yhteisöllä on oikeus kieltää sille kohdistettu suoramarkkinointi. 

Lisäksi avoimen yliopiston asiakassuhteiden hoitamisessa hyödynnetään yliopiston verkkosivujen keräämiä tietoja, esimerkiksi evästeitä. Voit tutustua verkkosivujen tietosuojailmoitukseen osoitteessa: https://www.jyu.fi/fi/yliopisto/tietosuojailmoitus/jyu.fi Tietoja ei yhdistetä uutiskirjerekisterin henkilötietoihin missään käsittelyn vaiheessa.

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Henkilötietoihisi pääsevät ja niitä käsittelevät vain Jyväskylän yliopiston avoimen yliopiston sekä viestintäpalveluiden se hallintohenkilöstö, joiden tehtäviin kuuluu avoimen yliopiston asiakassuhteiden hoitaminen ja markkinointiviestintä avoimen yliopiston tuotteista ja palveluista. Tietojasi säilytetään ja käsitellään Postiviidakko-uutiskirjetyökalussa (www.postiviidakko.fi) henkilökohtaisten käyttäjätunnusten ja salasanojen takana. Postiviidakko-uutiskirjetyökalu on suomalaisen ohjelmistoyrityksen Koodiviidakon kehittämä palvelu. Osapuolten kesken on tehty tietojenkäsittelysopimus, jossa on sovittu henkilötietojen käsittelyn ehdoista.   

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Henkilötietojasi ei siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen tässä tietosuojailmoituksessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi.

Suostumuksen peruminen

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn, milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen on helppoa ja voit antaa ja peruuttaa suostumuksen verkko-osoitteesta: https://www.avoin.jyu.fi/fi/uutiskirje/ Jokaisen uutiskirjeemme lopussa on myös sama linkki, josta voit perua suostumuksesi. Suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tehtyihin käsittelytoimiin.

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Tietojasi käsitellään vain henkilökohtaisia tunnuksia ja salasanoja käyttäen.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja sen avoin yliopisto vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.

Vastuuyksikön yhteystiedot:

Kehittämispäällikkö Merja Karjalainen, merja.karjalainen@jyu.fi, 050 441 3687

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen.