25.05.2018

Avoimen yliopiston yhteistyöoppilaitosten yhteyshenkilöt sekä opettajat ja ohjaajat

Jyväskylän yliopiston avoin yliopisto, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Jyväskylän yliopiston avoimen yliopiston yhteistyöoppilaitosten yhteyshenkilöiden, opettajien ja ohjaajien henkilötietoja käytetään oppilaitosten kanssa tehtävän yhteistyön hallinnointiin sekä asiakaspalveluun avoimen yliopisto-opetuksen osalta.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on  

  • yhteistyöoppilaitosten ja yhteyshenkilöiden tietojen ylläpito,
  • opetuksen järjestämisoikeuksien haku- ja myöntämistietojen ylläpito,
  • yhteistyöoppilaitosten yhteistyösopimusten hallinnointi,
  • yhteistyöoppilaitosten toiminnanohjaus, laadun seuranta ja Jyväskylän yliopiston avoimen yliopiston tarjoamista palveluista tiedottaminen
  • opettaja- ja (ryhmän)ohjaajien rekisteriä käytetään Jyväskylän yliopiston avoimen yliopisto-opetuksesta ja opiskelijoiden ohjauksesta vastaavien opettajien ja ohjaajien tietojen arkistointiin, seurantaan ja käsittelyyn. Tietoja käytetään avoimen yliopisto-opetuksen suunnittelun apuna ja tietoja tarvitaan opetuksen järjestämisoikeuden myöntämistä varten.

Käsittelyn oikeusperusta on tietosuoja-asetuksen EU 679/2016 6 artiklan 1 c) eli käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi. Lisäksi käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (EU 679/2016 6 artikla 1 f).

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Henkilötietojasi käsittelee avoimen yliopiston suunnittelu- ja hallintohenkilöstö sekä johto opetuksen järjestämisoikeuksien hakua ja myöntämistä varten. Henkilötietoja käsittelee myös palvelukeskuksen sihteeri yhteistyösopimusten laatimiseksi. Opettaja- ja ohjaajatiedot toimitetaan tiedekuntaan opetuksen järjestämisoikeuksien käsittelyn yhteydessä. 

Henkilötietoja ei siirretä kolmansille osapuolille.

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Henkilötietojasi ei siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Henkilötietoja käsitellään ja arkistoidaan Jyväskylän yliopiston arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

  • opetuksen järjestämisoikeuksien hakemukset opettaja- tai ohjaajatietoineen 5 vuotta
  • avoimen yliopiston yhteistyösopimukset säilytetään pysyvästi

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Henkilötietoaineistot ovat sekä manuaalisia että sähköisiä (CRM). Manuaalisia aineistoja säilytetään työhuoneiden lukituissa kaapeissa. Sähköisessä CRM-järjestelmässä olevat henkilötiedot säilytetään kulunoikeudella varustetuissa konesaleissa. Henkilötietoja pääsee käsittelemään vain henkilöt, joille niiden käsittely kuuluu osana työtehtäviä. Tietojen käyttöä pystytään seuraamaan käyttäjäkohtaisesti takautuvasti.

 

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja avoin yliopisto vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.

Vastuuyksikön yhteystiedot:

Merja Karjalainen, merja.karjalainen@jyu.fi, 050 441 3687

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297 

 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen.