25.05.2018

Avoimen yliopiston opiskelijat

Jyväskylän yliopiston avoin yliopisto, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

 Avoimen yliopisto-opetuksen järjestäminen ja siihen liittyvien opintohallinnollisten tehtävien hoitaminen edellyttävät henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä.

Opiskelijoiden henkilötietoja käsitellään seuraavia tehtäviä hoidettaessa: avoimeen yliopisto-opetukseen ilmoittautuneiden henkilö- ja yhteystietojen, ilmoittautumistietojen, opinto-oikeuksien, opintomaksu- ja opintosuoritustietojen ylläpito, opetukseen ja tentteihin ilmoittautuneiden hallinnointi, opetuksen ja tenttien järjestäminen, opintosuoritusten arviointi ja rekisteröinti, opinnäytetöiden (kandidaatin tutkielmat) ohjaus ja tarkastus, opintoneuvonta ja -ohjaus, opintoja ja opiskelua koskevien todistusten ja otteiden myöntäminen. Opiskelijarekisteriin tallennettuja tietoja kootaan ja tallennetaan myös erilliseen tiedostoon kirjoitettaessa opiskelijalle opintokokonaisuustodistuksia.

Myös aiemmin suoritettujen opintojen hyväksi lukeminen, opintosuorituksia koskevien oikaisupyyntöjen käsittely ja kurinpidolliset toimet edellyttävät henkilötietojen käsittelyä.

Opetuksessa käytetään erilaisia sähköisiä oppimisympäristöjä ja –alustoja, joihin tallentuu henkilötietoja ja opintosuorituksia. Myös yliopiston käyttämään plagiaatintunnistusjärjestelmään tallentuu opiskelijoiden henkilötietoja.

Opiskelijoiden henkilötietoja voidaan käyttää myös opiskeluun ja opintoihin liittyvässä tiedottamisessa ja viestinnässä sekä opiskelijoiden ohjauksessa. Opetushenkilöstö voi seurata opiskelijoiden opinnoissa etenemistä tietojärjestelmien avulla sekä tarjota opintojen tueksi ohjauspalveluita.

Henkilötietojen pohjalta laaditaan yhteenvetoja ja tietoja käytetään tiedonsiirtoihin, tilastoihin sekä suunnittelun ja seurannan apuvälineenä. Opiskelijan on myös mahdollista laatia järjestelmään oma opintosuunnitelma oppiaineeseen tai tutkintotavoitteeseen opiskeluun.

Jyväskylän yliopiston avoimen yliopiston käytössä on sähköisiä verkkolomakkeita, joilla opiskelijat voivat tehdä opintohallinnollisia palvelupyyntöjä (esimerkiksi tilata opintorekisteriotteen tai todistuksen, varata ohjausajan, tilata käyttäjätunnuksen, perua ilmoittautuminen) tai avoin yliopisto kerää henkilötietoja arvonnan ja tilaisuuksien järjestämistä varten. Sähköisillä lomakkeilla voidaan myös kerätä palautetta opiskelijoilta.

Henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän tutkimus- ja kehitystoimintaan.

Yliopiston oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu:

  • lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (yleinen tietosuoja-asetus artikla 6.1 c)
  • yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttämiseen (artikla 6.1 e) sekä
  • tietyissä tapauksissa sopimukseen tai suostumukseen (artikla 6.1 a ja b)
  • yliopistolla on oikeus käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä rekisterinpitäjänä, kun käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä (artikla 9.1 g) tai rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella (artikla 9.1 a).

 Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Henkilötietojasi käsittelee opintohallinnollisten (mm. nimi- ja yhteystiedot, ilmoittautuminen, opinto-oikeus, opintosuoritustiedot, opintoneuvonta) tehtävien hoitamiseksi avoimen yliopiston suunnittelu- ja hallintohenkilöstö sekä koulutuspalveluiden lähipalveluiden henkilöstö. Korppi-opintotietojärjestelmään tallennetut tiedot näkevät kaikki, joilla on Korppi-sihteerioikeudet. Jyväskylän yliopiston tutkinto-opiskelijoiden osalta opiskeluoikeustiedot avoimessa yliopistossa ja opiskelijan pyynnöstä opintosuoritustiedot siirretään tutkintokoulutuksessa käytettävään rekisterijärjestelmään. Näitä tietoja käsittelee koulutuspalveluiden keskitettyjen palveluiden henkilöstö.

Opiskelijoiden laatimia opintosuunnitelmia eri oppiaineissa käsittelee Korppi-opintotietojärjestelmässä ko. oppiaineiden opettajat ja tutkintotavoitteisen opiskelun suunnitelmaan pääsee opintoneuvoja. 

Opetuksen ja ohjauksen hoitamiseksi henkilötietojasi käsittelee avoimen yliopiston opetushenkilöstö sekä muut opetuksesta vastaavat henkilöt (mm. tuntiopettajat).

Aiemmin hankitun osaamisen tunnistamiseksi ja tunnustamiseksi (AHOT) henkilötietojasi käsittelee koulutuspalveluiden lähipalveluiden henkilöstö sekä ko. opintojaksosta vastaava opetushenkilöstö. 

Jyväskylän yliopiston avoimen yliopiston sosiaalityön aineopintokokonaisuuteen tai sosiaalityön käytäntöjaksolle ilmoittautuvien opiskelijoiden tulee toimittaa nähtäväksi rikosrekisteriote ennen harjoittelujakson alkamista, mikäli harjoitteluun kuuluu alaikäisten parissa työskentelyä. Rikosrekisteriotteita käsittelee kyseisestä oppiaineesta vastaava koulutuspäällikkö. Tiedon rikosrekisteriotteen tarkistamisesta saa oppiaineesta vastaava opettaja. Rikosrekisteriote palautetaan opiskelijalle.  

Jos opiskelija ei pysty aloittamaan opintoja jonkin lääketieteellisen tai terveydellisen esteen takia ja haluaa perua ilmoittautumisensa 14 vuorokauden jälkeen ilmoittautumispäivästä, tulee perumisesta toimittaa kirjallinen anomus. Anomuksia käsittelee avoimen yliopiston opintoneuvoja. Anomuksen liitteenä toimitetaan lääkärintodistus, joka palautetaan opiskelijalle päätöskirjeen yhteydessä.  

Opintomaksujen osalta henkilötietojasi käsittelee talouspalvelut.

Sähköisillä lomakkeilla kerättyjä henkilötietoja käsittelee opintohallinnollisten asioiden osalta koulutuspalveluiden lähipalveluiden henkilöstö. Arvontoihin ja tilaisuuksiin liittyviä henkilötietoja sekä palautetietoja käsittelee Jyväskylän yliopiston avoimen yliopiston sekä viestintäpalveluiden se hallintohenkilöstö, joiden tehtäviin kuuluu avoimen yliopiston opiskelijaviestintä ja –ohjaus.

Opintotietojärjestelmään tallennettuja tietoja pohjalta laaditaan yhteenvetoja ja tilastoja avoimen yliopisto-opetuksen suunnittelua ja seurantaa varten erityisesti johdon käyttöön.

Jyväskylän yliopiston strategiayksikön datatiimi käsittelee henkilötietojasi yliopistotasoisten tietojen siirtämiseksi valtakunnalliseen Virta-tietovarantoon sekä yliopistotasoista toiminnan seurantaa ja raportointia varten.

Henkilötietoja luovutetaan seuraaville kolmansille osapuolille:

  • Jyväskylän yliopiston avoimen yliopiston yhteistyöoppilaitoksille luovutetaan ko. oppilaitoksen opetukseen ilmoittautuneiden opiskelijoiden henkilötietoja. Yhteistyöoppilaitoksille luovutetaan opiskelijoiden ilmoittautumis- ja suoritustiedot sekä todistukset valmiista opintokokonaisuuksista.
  • Opetushallinnon tilastointipalvelu Vipunen (sisällöstä vastaa opetus- ja kulttuuriministeriö ja Opetushallitus). Yliopistoja koskevat tilastot perustuvat OKM:n yliopistoilta keräämiin tietoihin, Tilastokeskuksen tuottamiin aineistoihin sekä CIMOn tuottamiin aineistoihin. Tiedot on jaoteltu pääosin yliopiston tai koulutusalan tarkkuudella. Laki Opetushallituksesta 564/2016
  • Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto: tallennetaan korkeakoulujen opiskelijatietoja sisältävän henkilörekisterin tietoja. Kyseessä ei ole tietojen luovutus vaan tiedot säilyvät osana korkeakoulun rekisteriä ja vastuuta rekisterinpitäjänä. Lain (1058/1998) mukaisesti opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) on tietovarannon tekninen ylläpitäjä.
  • Tilastokeskus 48/1992
  • Tilastolaki 280/2004
  • Aikuiskoulutustukea saaneiden opiskelijoiden osalta koulutusrahasto
  • TE-palveluiden päätös omaehtoisesta opiskelusta
  • Henkilötietoja voidaan luovuttaa yliopistolle osoitetun tiedonluovutuspyynnön perusteella, jos luovutuksen saajalla on lakiin perustuva oikeus käsitellä henkilötietoja. Tällainen oikeus voi olla tietosuoja-asetuksen perusteella esimerkiksi silloin, jos kyse on tieteellisestä tai historiallisesta tutkimuksesta. Ennen tietojen luovuttamista yliopisto tarkastaa luovutuksensaajan oikeuden käsitellä tietoja. Tieteellistä tutkimusta varten (julkisuuslaki 621/99 ja henkilötietolaki 523/99, tietojen pyytäjän on esitettävä rekisterinpitäjälle asianmukainen tutkimussuunnitelma ja ilmoitettava vastuullinen tutkija)

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Henkilötietojasi ei siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Henkilötietoja käsitellään ja arkistoidaan Jyväskylän yliopiston arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

  • opiskelija- ja suoritusrekisteritiedot säilytetään pysyvästi opintotietojärjestelmässä (mm. henkilötiedot, opinto-oikeudet, opintosuoritukset, korvautuvuudet, maksutiedot)
  • todistusjäljennökset säilytetään pysyvästi
  • tenttivastaukset ja muut opintosuoritukset vähintään 6 kk
  • kandidaatin tutkielmat 5 vuotta
  • opiskelijoiden laatimat opintosuunnitelmat säilytetään opetussuunnitelmien voimassaoloajan mukaisesti
  • sähköisillä lomakkeilla kerätyt tiedot hävitetään puolivuosittain

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja avoin yliopisto vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.

Vastuuyksikön yhteystiedot:

Merja Karjalainen, merja.karjalainen@jyu.fi, 050 441 3687

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297  

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen.