28.09.2018

BEM-tietojärjestelmäpalvelu

BEM-tietojärjestelmäpalvelu on tarkoitettu kiinteistöjen hoito- ja huoltotoimen, tila- ja laitetietojen sekä kunnossapidon hallintaan. BEM-tietojärjestelmäpalvelu / tilojen palvelupyynnöt, talous- ja tilapalvelut, tietosuojailmoitus.

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Jyväskylän yliopistolla on käytössä BEM-tietojärjestelmäpalvelun kokonaisuus, joka on tarkoitettu kiinteistöjen hoito- ja huoltotoimen, tila- ja laitetietojen sekä kunnossapidon hallintaan koko elinkaaren ajalle. Osana BEM-tietojärjestelmäpalvelun kokonaisuutta, tilojen käyttäjät (palvelupyynnön tekijät) voivat tehdä tiloihin liittyviä palvelupyyntöjä Jyväskylän kampuksilla yliopiston käytössä olevista tiloista. Palvelupyynnön tekijä voi valita osoittaako palvelupyynnön muihin palveluihin vai kiinteistönhuollolle.

Henkilötietoja käytetään käyttäjien tunnistamiseen ja yksilöimiseen kiinteistöjen hoito- ja huoltotoimen sekä kunnossapidon toteuttamiseksi. Palvelupyynnön sisältämien tietojen käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän (yliopisto) oikeutettu etu, kuten työnantajan velvollisuus tarjota työntekijöille terveellinen ja turvallinen työympäristö, toteuttaa kiinteistöjen vaatimat hoito ja huoltotoimet sekä kunnossapito.

Poikkeuksena BEM-tietojärjestelmäpalvelun kautta lähetettävistä tiloihin liittyvistä palvelupyynnöistä ovat Jyväskylän yliopiston vastuulla olevan jätehuollon jätteiden keräysvälineiden tyhjennystilaukset. Tyhjennystilaukset tehdään yliopiston intranetin Plone-lomakkeella, joka välittää tiedot suoraan yliopiston sopimuskumppanin (Paperinkeräys Oy) asiakaspalveluun.

Henkilötietoja käytetään jätehuoltopalvelun toteuttamiseen. Palvelupyynnön sisältämien tietojen käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän (yliopisto) oikeutettu etu, kuten työnantajan velvollisuus tarjota työntekijöille terveellinen ja turvallinen työympäristö, toteuttaa kiinteistöjen vaatimat hoito ja huoltotoimet sekä kunnossapito.

Yliopisto on sitoutunut keräämään ja käsittelemään henkilötietojasi oikeudenmukaisella ja läpinäkyvällä tavalla ja noudattaen henkilötietojen käsittelystä annettua lainsäädäntöä. Tämä tietosuojatiedote kuvaa, miten yliopisto hallinnoi henkilötietojasi tietosuojasäännösten mukaisesti.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?           

BEM-tietojärjestelmäpalvelussa ja Plone-lomakkeella käsitellään palvelupyyntöjen sisältämiä tietoja, kuten etu- ja sukunimiä, sähköpostiosoitetta, puhelinnumeroa ja organisaatiota.

Palvelupyynnön tekijä täyttää yhteystiedot osana palvelupyynnön tekemistä.

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Palvelupyynnön tekijä voi valita osoittaako palvelupyynnön muihin palveluihin vai kiinteistönhuollolle. Muihin palveluihin osoitettujen palvelupyyntöjen tietoja käsittelevät yliopiston työntyöntekijät, joiden tehtäviin palvelupyyntöjen sisältämien tietojen käsittely kuuluu.

Kiinteistönhuollolle osoitettujen palvelupyyntöjen tietojen käsittely ja rekisterinpitäjä riippuvat palvelupyynnön tekijän tekemästä kohteen valinnasta:

  • (i) Alla olevan kohteen kiinteistönhuollolle osoitettujen palvelupyyntöjen tietoja käsittelevät yliopiston vuokrasopimuksen vastuunjaon perusteella yliopiston kiinteistönhuollon ja ulkoalueiden hoidon sopimuskumppanit sekä yliopiston työntyöntekijät, joiden tehtäviin palvelupyyntöjen sisältämien tietojen käsittely kuuluu. Rekisterinpitäjänä toimii Jyväskylän yliopisto.

Jyväskylän yliopiston on laatinut kiinteistönhuollon sopimuskumppanin kanssa tietojenkäsittelysopimuksen.

  • Agora

 

  • (ii) Alla lueteltujen kohteiden kiinteistönhuollolle osoitettujen palvelupyyntöjen tietoja käsittelevät yliopiston vuokrasopimusten vastuunjaon perusteella kiinteistönomistajan (Suomen Yliopistokiinteistöt Oy) kiinteistöjen ylläpidon, kiinteistönhuollon ja ulkoalueiden hoidon sopimuskumppanit sekä yliopiston työntyöntekijät, joiden tehtäviin palvelupyyntöjen sisältämien tietojen käsittely kuuluu. Palvelupyynnöt tiedot luovutetaan Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n BEM-tietojärjestelmäpalveluun, jolloin rekisterinpitäjänä toimii Suomen Yliopistokiinteistöt Oy.

 

  • Athenaeum (A)
  • Kirjastorakennus (B)
  • Päärakennus (C)
  • Educa (D)
  • E-rakennuksen /teknisen käsityö (E)
  • Fennicum (F)
  • G-rakennus (G)
  • Historica (H)
  • Liikuntarakennus (L)
  • Liikunta- ja tutkimuslaboratorio (LL)
  • Lozzi
  • Musica (M)
  • Oppio (O)
  • Puutarhurintalon(J)
  • Pysäköintitalo (Pitkäkatu 4)
  • Ryhtilä (R)
  • Ruusupuisto (RUU)
  • Ruusupuiston autohalli
  • Seminarium (S)
  • T-rakennus (T)
  • Urheiluhalli 2 (U2)
  • Proxima, vanha ala-aste (X)
  • Liikunta- ja tutkimuslaboratorion ulkoalueet
  • Ruusupuiston ulkoalueet
  • Seminaarinmäen ulkoalueet
  • Normaalikoulun alakoulu (K)
  • Normaalikoulun yläkoulu ja lukio (N)
  • Normaalikoulun alakoulun ulkoalueet
  • Normaalikoulun yläkoulun ja lukion ulkoalueet
  • Mattilanniemi A (MaA)
  • Mattilanniemi D (MaD)
  • Mattilanniemi A:n ja D:n ulkoalueet
  • Ambiotica (YA)
  • Laboratoriokeskus
  • NanoScience Center (NSC)
  • Fysiikan laitosrakennus (YFL, YK)
  • Kemian laitosrakennus (YE, YO, YF)
  • Ylistönrinteen ulkoalueet

 

  • (iii) Alla olevien kohteiden kiinteistönhuollolle osoitettujen palvelupyyntöjen tietoja käsittelevät yliopiston työntyöntekijät, joiden tehtäviin palvelupyyntöjen sisältämien tietojen käsittely kuuluu sekä yliopiston vuokrasopimuksen vastuunjaon perusteella kohteiden kiinteistönomistajien kiinteistönhuollon ja ulkoalueiden hoidon sopimuskumppanit. Rekisterinpitäjänä toimii Jyväskylän yliopisto.

 

Jyväskylän yliopisto on laatinut kiinteistönomistajan kanssa tietojenkäsittelysopimuksen.

 

  • Opinkivi

 

  • (iv) Alla olevien kohteiden kiinteistönhuollolle osoitettujen palvelupyyntöjen tietoja käsittelevät yliopiston työntyöntekijät, joiden tehtäviin palvelupyyntöjen sisältämien tietojen käsittely kuuluu. Palvelupyynnön sisältämiä tietoja ei siirretä eteenpäin BEM-tietojärjestelmäpalvelun kautta, vaan sähköpostitse tai puhelimitse. Rekisterinpitäjänä toimii Jyväskylän yliopisto.

 

  • Kärki
  • Pitkäkatu 18-22
  • Vesilinna
  • Viveca
  • Yliopistopaino

Jyväskylän yliopistolla ja Buildercom Oy:lla on tietojenkäsittelysopimus, jossa sovitaan, että Buildercom Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän lukuun. Buildercom Oy:n henkilöstöllä on oikeus käyttää henkilötietoja palvelun ylläpidollisiin, kehittämiseen sekä käyttäjän suostumuksella sallittuihin toimenpiteisiin. Rekisteriin kerättyjä tietoja luovutetaan ainoastaan yrityksen sisällä edellä mainittuihin käyttötarkoituksiin.

Jätteiden keräysvälineiden tyhjennyksiä koskevien palvelupyyntöjen tietoja käsittelevät yliopiston työntyöntekijät, joiden tehtäviin palvelupyyntöjen sisältämien tietojen käsittely kuuluu ja yliopiston vastuulla olevan jätehuollon sopimuskumppani. Tietoja voidaan luovuttaa ja siirtää Paperinkeräys Oy:n tytär- ja yhteisyrityksille (urakoitsijat) ja näiden ylläpitämiin tietokantoihin palvelusuorituksen toteuttamiseksi.

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Tiloihin liittyvien palvelupyyntöjen ilmoittajien henkilötietoja säilytetään, kunnes palvelupyyntö on valmis. Valmiita palvelupyyntöjä voidaan käyttää raportoinnissa, ja palvelupyyntö voidaan tarpeen mukaan avata uudelleen, minkä vuoksi ilmoittajien tietoja säilytetään vielä palvelupyynnön valmistumisen jälkeenkin. Ilmoittajien henkilötiedot poistetaan kuusi (6) kuukautta vanhempien valmiiden palvelupyyntöjen osalta.

Sopimuskumppani säilyttää jätteiden keräysvälineiden tyhjennyksiä koskevien palvelupyyntöjen tietoja kaksi kuukautta, minkä jälkeen tiedot ylikirjoitetaan.

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön. Lisäksi voit tutustua oikeuksiin tarkemmin: https://www.jyu.fi/fi/yliopisto/tietosuojailmoitus/rekisteroidyn-oikeudet

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

BEM-tietojärjestelmäpalvelun käyttäjärekisteri on suojattu ulkopuolisten käytöltä. Rekisteriin pääsy on ainoastaan henkilöillä, joiden työtehtävät edellyttävät rekisterissä olevien tietojen käsittelyä. Rekisterin käyttö on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Rekisterin tietoturvaa auditoidaan säännöllisesti.

Jätteiden keräysvälineiden tyhjennyksiä koskevien palvelupyyntöjen tietoihin on pääsy vain yliopiston sopimuskumppanin asianosaisilla. Järjestelmiin tallennettu aineisto on suojattu käyttäjärajoituksin ja salasanoin. Palvelimet on ulkoistettu tietoturvalliseen, palomuurilla varustettuun ympäristöön.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja talous- ja tilapalvelut vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.

Vastuuyksikön yhteystiedot:

Ympäristöasiantuntija Veli-Heikki Vänttinen

veli-heikki.vanttinen(at)jyu.fi, 040 805 4532

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297 

 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteat)jyu.fi, 040 805 4532

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297 

 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 21.9.2018 alkaen.