29.05.2018

Jyväskylän yliopiston ei-työsuhteiset yhteistyökumppanit

Jyväskylän yliopiston henkilöstöpalvelut, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Jyväskylän yliopiston kanssa yhteistyössä toimii tai tiloissa työskentelee suuri joukko henkilöitä, jotka eivät ole työsuhteessa yliopistoon, kuten palkkionsaajat, apurahansaajat, palkattomat harjoittelijat, siviilipalvelustaan suorittavat, työkokeilussa tai kuntouttavan työtoiminnan piirissä olevat, ulkopuoliset kouluttajat ja vierailijat, ulkopuoliset matkustajat, dosentit, emeritus-/emeritaprofessorit sekä henkilöasiakkaat ja -toimittajat.

Jyväskylän yliopiston ei-työsuhteisten yhteistyökumppaneiden henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on heihin liittyviin lakisääteisten ja sopimukseen perustuvien asioiden hoitaminen. Näitä ovat esimerkiksi palkkioiden, apurahojen sekä matka- ja kululaskujen maksatus, laskutus sekä edellä mainittujen seuranta ja tilastointi.

Henkilöistä tallennetaan mm. seuraavia tietoja:

  • henkilön perustiedot kuten nimi, syntymäaika, yhteystiedot, organisaatiotieto, henkilötunnus (vain asian hoitamisen niin vaatiessa)
  • maksatukseen liittyvät tiedot
  • matkanhallintaan liittyvät tiedot
  • kulunvalvontaan liittyvät tiedot
  • tilahallintaan liittyvät tiedot

Käsittelyn oikeudelliset perusteet:

EU:n tietosuoja asetuksen 6 art. 1. c) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

EU:n tietosuoja asetuksen 6 art. 1. b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

EU:n tietosuoja asetuksen 6 art. 1.  f) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut. Oikeutettu etu on kyseessä, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on merkityksellinen ja asianmukainen suhde, kuten kun rekisteröity on rekisterinpitäjän palveluksessa.

EU:n tietosuoja-asetuksen 6 art. 1.  a) rekisteröity on antanut suostumuksensa.

EU:n tietosuoja-asetuksen 6 art. 1. d) käsittely on tarpeen rekisteröidyn elintärkeiden etujen suojaamiseksi. Elintärkeä etu voi tulla poikkeuksellisesti kyseeseen käsittelyperusteena, jos henkilö esimerkiksi loukkaantuu yliopiston tiloissa ja hänen henkilötietojaan luovutetaan terveydenhuoltohenkilökunnalle.

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Henkilötietojasi saavat käsitellä vain ne henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Pääsy henkilötietoihisi on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä käyttäjärooleilla suojatussa tietoliikenteessä ja tietoverkossa. Paperitallenteita ja –tulosteita säilytetään lukituissa tiloissa ja kaapeissa.

Henkilötietoja siirretään yliopiston sisällä

  • matkanhallintajärjestelmään ja toimittajarekisteriin
  • kulunvalvontajärjestelmään
  • käyttäjä- ja identiteetinhallintajärjestelmään
  • tilahallintajärjestelmään
  • tilojen palvelupyyntöjärjestelmään

Henkilöstölle on annettu ohjeet henkilötietojen käsittelyyn, ja heitä koulutetaan ymmärtämään ja ennaltaehkäisemään rekisteritietoja uhkaavia riskejä.

Rekisterinpitäjä vastaa henkilötietojen käsittelystä myös silloin, kun se on ulkoistanut henkilötietojen käsittelyä asetuksen tarkoittamalle henkilötietojen käsittelijälle. Jyväskylän yliopisto on ulkoistanut palkanlaskennan, mukaan lukien palkkioiden ja apurahojen maksatus, sekä laskujen vastaanoton ja maksatuksen Yliopistojen palvelukeskus Certia Oy:lle. Lisäksi kulunvalvonta-, tilahallinta- ja tilojen palvelupyyntöjärjestelmien toimittajilla Prevent 360 Turvallisuuspalvelut Oy:llä, Rapal Oy:llä ja Buildercom Oy:llä on teknisen ylläpidon järjestämiseksi pääsy tietoihin. Järjestelmäntoimittajien kanssa on tehty tarvittavat tietojenkäsittelysopimukset. Sopimusten muoto ja laajuus vaihtelevat käsiteltävän henkilötiedon ja sen laajuuden mukaan.

Ilmoituksessa kuvatut henkilötiedot siirretään yliopiston tietovarastoon. Tietovarastoa käytetään tilastointiin sekä henkilötietojen luovutuspyyntöihin vastaamiseen.

Henkilötietojen luovuttaminen

Jyväskylän yliopisto luovuttaa tietojasi vain sellaisille tahoille, joilla on lakisääteinen oikeus tiedon saamiseen laissa määrättyyn tarkoitukseen, tai joille tietojen luovuttaminen on välttämätöntä, tai joille tehtäviin tietojen luovutuksiin henkilö on antanut suostumuksensa.

Henkilötietoja luovutetaan yliopiston ulkopuolelle

  • vahinkovakuutusyhtiölle
  • verohallinnolle
  • pankeille
  • työterveyshuoltoon
  • Kansaneläkelaitokselle
  • MELA:lle
  • TE-keskukselle
  • matkatoimistolle
  • Maahanmuuttovirastolle
  • Siviilipalveluskeskukselle
  • hankerahoittajille
  • tilintarkastajille
  • Jyväskylän kaupungin työllisyyspalveluille (kuntouttava työtoiminta)
  • viranomaisille
  • perintätoimistolle

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Henkilötietoja käsitellään yliopiston ei-työsuhteisiin yhteistyökumppaneihin liittyvien tehtävien hoidon edellyttämän ajan. Arkistointi toteutetaan Jyväskylän yliopiston tiedonohjaussuunnitelman säilytysaikaohjeistuksen mukaisesti.  Osa tiedoista arkistoidaan Jyväskylän yliopiston kirjaamoon ja osa sähköiseen arkistointijärjestelmään tunnistetiedoin.

Arkistonmuodostussuunnitelman (tuleva tiedonohjaussuunnitelma) mukaiset säilytysajat esimerkiksi alla luetelluille tiedoille ovat seuraavat:

  • palkkiolaskut 10 v
  • apurahailmoitukset, -hakemukset ja -maksatukset 10 v
  • apurahapäätökset, säilytetään pysyvästi
  • emerita-, emeritus- ja apurahatutkijasopimukset 10 v
  • harjoitteluun liittyvät tiedot 5 v
  • verokortti, säilytetään voimassaoloajan
  • lääkärintodistukset 1 v (siviilipalvelusmiesten 6 kk)
  • työajanseuranta- ja kulunvalvontaraportit 10 v
  • palkkalaskelmat 50 v
  • osto-, myynti- ja matkalaskut 20 v

 Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi"), jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä, jos käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja henkilöstöpalvelut vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.

Vastuuyksikön yhteystiedot:

Jyväskylän yliopiston ei-työsuhteisten yhteistyökumppaneiden rekisterin yhteyshenkilöitä ovat henkilöstöjohtaja Jouni Valjakka, jouni.valjakka(at)jyu.fi ja henkilöstöasiantuntija Sirkka Aho-Laitinen, sirkka.m.aho-laitinen(at)jyu.fi.

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen.