24.05.2018

Henkilöstön kansainväliset vierailut

Jyväskylän yliopiston henkilöstöpalvelut, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Jyväskylän yliopisto (koulutuspalvelujen kansainvälisten palvelujen yksikkö) käsittelee ulkomaille suuntautuvia opetus- ja henkilökuntavierailuja tekevien henkilötietoja. Kansainvälisen opetus- tai henkilökuntavierailun (staff training mobility) tekijä toimittaa tiedot itse täyttäessään Matkarahoituksen hakeminen henkilökunnan kansainvälisiin vierailuihin –lomakkeen sekä Erasmus+ Mobility Agreement –lomakkeen. Matkarahoitushakemukseen sisältyvät henkilötiedot ovat: henkilön nimi, tehtävänimike, yksikkö ja työsopimuksen kesto. Mobility Agreement –lomakkeeseen sisältyvät henkilötiedot ovat: henkilön nimi, työuran pituus, kansallisuus, sähköpostiosoite ja lähettävä yksikkö. Henkilön nimi, kansallisuus, laitos sekä sähköpostiosoite siirretään myöhemmin  Erasmus+ Mobility Agreement –lomakkeesta Agreement for Receiving Erasmus+  Funding –lomakkeelle. Henkilön puhelinnumero otetaan yliopiston henkilöstörekisteristä.

Matkarahoituksen hakemislomake on Jyväskylän yliopiston oma, pelkästään yliopiston sisäiseen käyttöön tarkoitettu lomake, jonka tietoja käytetään sen määrittelemiseen, voidaanko hakijalle myöntää hänen anomansa matkarahoitus. Lomakkeen avulla varmistetaan myös se, että yksikön johtaja puoltaa matkaa ja selvitetään, maksetaanko kansainväliset palvelut –yksikön tuen ylittävät kulut laitoksen varoista. Englanninkielisten Erasmus+ -lomakkeiden  käyttö on puolestaan rahoittajan eli Euroopan Komission (ja  sen edustajana Erasmus+ ohjelman kansallisen toimiston, OPH:n) vaatimus. Erasmus+ -liikkuvuusrahoituksen hyödyntäminen edellyttää Komission laatimien lomakkeiden käyttöä ja säilyttämistä. Yliopisto sitoutuu tähän allekirjoittaessaan Erasmus+ liikkuvuusrahoituksen rahoitussopimuksen (Grant Agreement).

Ulkomaille suuntautuvien vierailujen yhteydessä tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on selvittää, täyttääkö suunniteltu vierailu kyseiselle rahoitukselle asetetut vaatimukset, määritellä matkarahoituksen suuruus ja ylläpitää rahoittajan edellyttämä tilastointi vierailuista. Tiedot mahdollistavat myös matkalaskun maksatuksen ja – Erasmus+ -rahoitteisten matkojen ollessa kyseessä – rahoittajan vaatiman raportoinnin.

Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena (Yliopiston ja Erasmus+ ohjelman kansallisen toimiston välinen rahoitussopimus) ja yleisen edun vuoksi (tietosuoja-asetus 6.1 artikla b ja e).  Yliopisto on sitoutunut keräämään ja käsittelemään henkilötietoja oikeudenmukaisella ja läpinäkyvällä tavalla ja noudattaen henkilötietojen käsittelystä annettua lainsäädäntöä.

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Ulkomaille suuntautuviin opetus- ja henkilökuntavierailuihin liittyviä henkilötietoja saavat käsitellä vain ne nimetyt henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Pääsy henkilötietoihin on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä käyttäjärooleilla suojatussa tietoliikenteessä ja tietoverkossa. Paperitallenteita ja –tulosteita säilytetään lukituissa tiloissa ja kaapeissa.

Opetus- ja henkilökuntavierailuihin liittyviä henkilötietoja siirretään yliopiston sisällä

  • matkanhallintajärjestelmään
  • Euroopan Komission MobilityTool -raportointijärjestelmään
  • tietovarastoon

Lisäksi henkilötietoja siirretään kansainväliseen henkilökuntaliikkuvuuteen allokoidun rahoituksen seurantaan kv. palveluissa  laadituille excel-lomakkeille.

Henkilötietoja siirretään yliopiston ulkopuolelle

  • yliopiston sopimusmatkatoimistolle
  • liikkuvuushankerahoittajalle (Euroopan komissio tai OPH) ja Erasmus+ ohjelman kansalliselle toimistolle (OPH)
  • opetus- tai henkilökuntavierailun vastaanottavaan yliopistoon tai muuhun organisaatioon

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Henkilöstöliikkuvuuteen liittyviä tietoja siirretään EU/ETA alueen ulkopuolelle ainoastaan tilanteissa, joissa työntekijä on hakenut matkarahoitusta tämän alueen ulkopuoliseen maahan (Erasmus+ globaali liikkuvuus, Finnish-Russian Student & teacher Exchange –ohjelma). Tietoja siirretään sähköpostin välityksellä.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Erasmus+ -ohjelman henkilökuntaliikkuvuuteen liittyviä lomakkeita on rahoittajan vaatimuksesta säilytettävä kuusi vuotta ajan sopimuksen loppuraportin hyväksymisen jälkeen lähetettävästä ja sopimussuhteen päättävästä loppukirjeestä laskettuna.   Yliopiston omaan sisäiseen käyttöön tarkoitettuja matkarahoituksen hakemuslomakkeita säilytetään kaksi vuotta, jonka jälkeen ne hävitetään. Osa tiedoista arkistoidaan Jyväskylän yliopiston kirjaamoon ja osa sähköiseen arkistointijärjestelmään tunnistetiedoin.

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja henkilöstöpalvelut vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.

Vastuuyksikön yhteystiedot:

Jyväskylän yliopiston Erasmus+ -rahoitteisen henkilöstöliikkuvuuden ja ulkomaille suuntautuvien opetusvierailujen yhteyshenkilöitä ovat kansainvälisten palvelujen päällikkö Tuija Koponen tuija.koponen@jyu.fi, puh. 040805 4343 ja kansainvälisten asiain sihteeri Ulla Sällinen ulla.h.sallinen@jyu.fi, puh.  040805 4335.

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen.