24.05.2018

INFORTE.fi

Jyväskylän yliopiston Informaatioteknologian tiedekunta, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

INFORTE.fi järjestää jatko-opiskelijoille seminaareja ja kursseja ja tallentaa tietoa tapahtumiin ilmoittautuneista

Näiden käsittelytoimien oikeudelliset perusteet ovat tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) artiklan 6.1 kohta c eli käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, kohta e eli käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi sekä kohta f eli käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (asiakassuhde), jonka perusteella tietoja käytetään viestintään, markkinointiin ja tilastointiin.

Yliopisto on sitoutunut keräämään ja käsittelemään henkilötietojasi oikeudenmukaisella ja läpinäkyvällä tavalla ja noudattaen henkilötietojen käsittelystä annettua lainsäädäntöä. Tämä tietosuojatiedote kuvaa, miten yliopisto hallinnoi henkilötietojasi tietosuojasäännösten mukaisesti.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?         

Henkilön ilmoittautuessa tapahtumaan hän täyttää seuraavat tiedot, jotka tallennetaan: nimi, yliopisto ja tiedekunta/laitos, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoite sekä mahdollinen erityisruokavalio. Tiedot tulevat henkilöltä itseltään.

Lisäksi tallennamme tiedon henkilön suorittamista opintopisteistä. Tieto tulee tapahtuman järjestäjältä.

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Henkilötietoihin on pääsy INFORTE.fi-henkilöstöllä sekä niillä Jyväskylän yliopiston IT-palveluiden työntekijöillä, joilla on pääsy palvelimelle.

Henkilötietoja (nimi, yliopisto ja sähköpostiosoite) siirretään kolmannelle osapuolelle eli sen tapahtuman järjestäjälle, johon henkilö on ilmoittanut. Tietoja tarvitaan tapahtuman suoritukseen.

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Ei siirretä.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

ESR-hankkeen aikaiset tiedot säilytetään arkistoituna hankkeen edellyttämän ajan.

Ilmoittautumistiedot säilytetään kaikilta 5 vuotta sekä hyväksyttyjen suoritusten osalta pysyvästi.

Suostumuksen peruminen tai kielto-oikeuden käyttäminen

Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun voit kieltää henkilötietojesi käsittelyn milloin tahansa laittamalla sähköpostiviestin Jyväskylän yliopiston kirjaamoon (kirjaamo@jyu.fi).

 

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista: https://www.jyu.fi/fi/yliopisto/tietosuojailmoitus/rekisteroidyn-oikeudet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Henkilötiedot kerätään Plone-lomakkeella.

Manuaaliset aineistot säilytetään ja suojataan siten, etteivät ulkopuoliset niitä näe ja siten, ettei niitä voida vahingossa tai laittomasti hävittää, muuttaa, luovuttaa, siirtää tai muutoin laittomasti käsitellä. Vanhentuneet asiakirjat hävitetään silppuamalla.

Sähköiset aineistot säilytetään yliopiston tietojärjestelmissä ja niihin on pääsy vain asianmukaisen käyttäjätunnuksen saaneilla. Yliopiston koneet sekä tietokannat on suojattu salasanalla.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja Informaatioteknologian tiedekunta vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.

Vastuuyksikön yhteystiedot:

Annemari Auvinen, 0400- 248115, office@inforte.jyu.fi

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297 

 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen.