14.06.2018

Jyväskylän yliopistoon suuntautuva opiskelijaliikkuvuus (yliopistoon vaihtoon saapuvat)

Jyväskylän yliopiston kansainväliset palvelut, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Yliopisto käsittelee Jyväskylän yliopistoon suuntautuvaa opiskelijaliikkuvuutta koskevia henkilötietoja. Tiedot toimitat itse hakeutuessasi Jyväskylän yliopistoon suuntautuvalle opiskelijaliikkuvuusjaksolle. Henkilötietojasi käytetään opiskelijaliikkuvuusprosessin aikana, esim. hakemustasi käsiteltäessä, opintosuunnitelmaasi hyväksyttäessä, asuntohakemustasi käsiteltäessä, opintoihin tai liikkuvuusjaksoon liittyvään yhteydenpitoon, liikkuvuusjakson jälkeen opintosuoritusotetta lähetettäessä ja rahoittajaorganisaatiolle raportoitaessa (niiden opiskelijoiden osalta joille Jyväskylän yliopisto maksaa apurahan). Rahoittajaorganisaatio tarkoittaa esim. tahoja, jotka myöntävät korkeakouluille opiskelijaliikkuvuuteen tarkoitettua rahoitusta kuten Opetushallitus ja Euroopan komissio.

Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen (opiskelijaliikkuvuussopimus) täytäntöön panemiseksi, jossa olet osapuolena ja tämän sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi hakemuksesi perusteella (tietosuoja-asetus EU 2016/679, 6 artikla 1 b). Käsittely voi perustua myös rekisteröidyn suostumukseen tai niemenomaiseen suostumukseen (EU:n tietosuoja-asetus (679/2016) 6 artikla a) tai 9 artikla a).

Mitä henkilötietoja ja henkilötietoryhmiä käsitellään?

  • nimi
  • henkilötunnus/syntymäaika
  • yhteystiedot
  • kansallisuus
  • sukupuoli
  • opintosuoritukset
  • Curriculum Vitae/ työkokemus (kesäkouluihin hakeutuvien osalta)
  • opinto-oikeudet
  • liikkuvuusohjelma
  • liikkuvuusjakson kesto
  • kotiyliopiston tiedot, esim. yliopiston nimi, maa, yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot
  • hätäyhdyshenkilön nimi ja yhteystiedot
  • pankkiyhteystiedot (niiden opiskelijoiden osalta, joille Jyväskylän yliopisto maksaa apurahan)
  • opintosuunnitelma
  • kielitaito
  • opiskelijaliikkuvuusjaksolle hakeutumisen perustelut
  • mahdolliset liikkuvuusjaksoa koskevat erityisjärjestelyt (mikäli opiskelija hakee esteettömyysapurahaa)
  • tutkintotodistus ja/tai opintorekisteriote aikaisemmin suoritetuista opinnoista
  • tiedot matkavakuutuksesta (niiden opiskelijoiden osalta, joille Jyväskylän yliopisto hankkii matkavakuutuksen)
  • apurahasopimus tai apurahan vastaanottamislomake (niiden opiskelijoiden osalta, joille Jyväskylän yliopisto maksaa apurahan)
  • asunnon hakua koskevat tiedot, esim. ajankohta, asuntoa koskevat toiveet
  • kuitti mahdollisesta ylioppilaskunnan jäsenmaksusta
  • tieto mahdollisesta osallistumisesta elokuun kielikursseille
  • tieto mahdollisesta väitöstutkimuksen ohjaajasta Jyväskylän yliopistossa
  • tieto mahdollisesta mukaan tulevien lapsien määrästä (ISEP-ohjelma)
  • apurahapäätös (niiden opiskelijoiden osalta, joille Jyväskylän yliopisto maksaa apurahan)

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Jyväskylän yliopistossa henkilötietojasi käsitellään opiskelijaliikkuvuuden osalta  

  • yliopistopalveluissa
  • tiedekunnissa ja erillislaitoksissa

Lisäksi tietoja siirretään raportointia varten Jyväskylän yliopiston Tietovarastoon.

Henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu tietojenkäsittelysopimuksella seuraaville tahoille:

  • Certia: Henkilötietojen käsittelystä on tehty tietojenkäsittelysopimus Certia Oy:n kanssa. Tiedot luovutetaan apurahan maksamista varten. Certialle luovutetaan seuraavia tietoja:
    • nimi
    • henkilötunnus/syntymäaika
    • yhteystiedot
    • sukupuoli
    • kansallisuus
    • verotuskunta
    • pankkiyhteystiedot
    • apurahan suuruus
    • apurahakausi
    • liikkuvuusohjelma
    • apurahapäätös

 

  • Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-opintotietopalveluun luovutetaan tietoja raportointia varten. Seuraavia tietoja luovutetaan:
    • nimi
    • henkilötunnus
    • äidinkieli
    • yhteystiedot
    • kansallisuus
    • sukupuoli
    • opinto-oikeudet
    • koulutusaste suomalaisessa korkeakoulussa
    • suoritetut tutkinnot
    • liikkuvuusohjelma
    • liikkuvuusjakson kesto
    • liikkuvuuden suunta
    • vaihtokohde

 

  • Opetushallituksen kansainvälistymispalveluille, joka koordinoi opiskelijaliikkuvuuden rahoitusohjelmia, luovutetaan opiskelijoista raportointia ja tilastointia varten ohjelmasta riippuen seuraavia tietoja:
    • nimi
    • henkilötunnus/syntymäaika/ikä
    • yhteystiedot
    • kansallisuus
    • sukupuoli
    • opintosuoritukset
    • opinto-oikeudet
    • liikkuvuusohjelma
    • liikkuvuusjakson kesto
    • mahdolliset liikkuvuusjaksoa koskevat erityisjärjestelyt (mikäli opiskelija hakee esteettömyysapurahaa)
    • tieto lapsien määrästä (mikäli opiskelija hakee perheellisen opiskelijan Erasmus-apurahaa)
    • vaihtokohde
    • apurahasopimus tai apurahan vastaanottamislomake
    • opiskelun tai harjoittelun kieli vastaanottavassa organisaatiossa
    • vaihtoraportti
    • vaihtokohteen opintorekisteriote
    • todistus vaihtoajasta
    • tieto mahdollisesta liikkuvuusjakson keskeytymisen syystä (force majeure)

 

  • Euroopan komission Mobility Tool -järjestelmään luovutetaan Erasmus+ -opiskelija- tai harjoittelijavaihtoon osallistuvista opiskelijoista rahoitusohjelman sopimusehtojen täyttämiseksi sekä raportointia ja tilastointia varten seuraavia tietoja:
    • nimi
    • syntymäaika
    • yhteystiedot
    • kansallisuus
    • sukupuoli
    • opintojen ala
    • opintojen taso
    • kotiyliopiston ja vastaanottavan yliopiston etäisyys (distance band) tai selvitys, mikäli etäisyys poikkeaa tästä
    • apurahan määrä
    • liikkuvuusohjelma
    • liikkuvuusjakson kesto
    • tieto mahdollisesta esteettömyysapurahasta
    • aiempi osallistuminen Erasmus-ohjelmasta tuettuun liikkuvuusjaksoon
    • kotiyliopiston tiedot
    • vaihtokohde tai harjoittelukohde
    • opiskelun tai harjoittelun kieli vastaanottavassa organisaatiossa
    • tieto mahdollisesta liikkuvuusjakson keskeytymisen syistä ns. force majeure -tilanteessa

 

  • Euroopan komission Online Linguistic Support -järjestelmään luovutetaan Erasmus+ -opiskelija- tai harjoittelijavaihtoon osallistuvista opiskelijoista rahoitusohjelman sopimusehtojen täyttämiseksi sekä raportointia ja tilastointia varten seuraavia tietoja:
    • sähköpostiosoite
    • pääasiallinen ja/tai toissijainen työskentelykieli liikkuvuusjakson aikana

 

  • Mobility-Online. Henkilötietojen käsittelystä on tehty tietojenkäsittelysopimus SOP Hilmbauer & Mauberger GmbH & Co KG:n kanssa. Tiedot luovutetaan opiskelijaliikkuvuussopimuksien solmimiseksi ja niiden puitteissa tapahtuvan liikkuvuuden toteuttamiseksi. Mikäli kyse ei ole opiskelijaliikkuvuussopimuksen täytäntöön panemisesta henkilötietoja käsitellään sillä perusteella, että rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (EU:n tietosuoja-asetus (679/2016) 6 artikla a). SOP:lle luovutetaan seuraavia tietoja:
    • nimi
    • henkilötunnus/syntymäaika
    • yhteystiedot
    • kansallisuus
    • sukupuoli
    • opintosuoritukset
    • Curriculum Vitae/ työkokemus (kesäkouluihin hakeutuvien osalta)
    • opinto-oikeudet
    • liikkuvuusohjelma
    • liikkuvuusjakson kesto
    • kotiyliopiston tiedot, esim. yliopiston nimi, maa, yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot
    • hätäyhdyshenkilön nimi ja yhteystiedot
    • pankkiyhteystiedot (niiden opiskelijoiden osalta, joille Jyväskylän yliopisto maksaa apurahan)
    • opintosuunnitelma
    • kielitaito
    • opiskelijaliikkuvuusjaksolle hakeutumisen perustelut
    • mahdolliset liikkuvuusjaksoa koskevat erityisjärjestelyt (mikäli opiskelija hakee esteettömyysapurahaa)
    • tutkintotodistus ja/tai opintorekisteriote aikaisemmin suoritetuista opinnoista
    • tiedot matkavakuutuksesta (niiden opiskelijoiden osalta, joille Jyväskylän yliopisto hankkii matkavakuutuksen)
    • apurahasopimus tai apurahan vastaanottamislomake (niiden opiskelijoiden osalta, joille Jyväskylän yliopisto maksaa apurahan)
    • asunnon hakua koskevat tiedot, esim. ajankohta, asuntoa koskevat toiveet
    • kuitti mahdollisesta ylioppilaskunnan jäsenmaksusta
    • tieto mahdollisesta osallistumisesta elokuun kielikursseille
    • tieto mahdollisesta väitöstutkimuksen ohjaajasta Jyväskylän yliopistossa
    • tieto mahdollisesta mukaan tulevien lapsien määrästä (ISEP-ohjelma)
    • apurahapäätös (niiden opiskelijoiden osalta, joille Jyväskylän yliopisto maksaa apurahan)

 

  • Asunnontarjoajat (KOAS ja Kortepohja vaihto-opiskelijoiden, vierailevien jatko-opiskelijoiden, harjoittelijoiden ja muiden osalta, jotka hakevat yliopiston kiintiöasuntoihin KOAS:lla ja Kortepohjassa. Kortepohja, Kesähotelli Rentukka ja Hotelli Alba kesäkouluihin osallistuvien osalta.) Tiedot luovutetaan asunnon varaamista varten. Henkilötietoja käsitellään sillä perusteella, että rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (EU:n tietosuoja-asetus (679/2016) 6 artikla a).
    • nimi
    • henkilötunnus/syntymäaika
    • yhteystiedot
    • kansallisuus
    • sukupuoli
    • liikkuvuusohjelma
    • liikkuvuusjakson kesto
    • kotiyliopiston nimi
    • vastaanottava laitos/tiedekunta
    • asunnon tarpeen ajankohta
    • asuntoa koskevat toiveet
    • tieto siitä, maksaako Jyväskylän yliopisto vuokran, takuun tai ylioppilaskunnan jäsenmaksun
    • tieto maksetusta vuokrasta
    • opiskelijatutorin nimi ja yhteystiedot

 

  • Opiskelijatutorit. Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen (opiskelijaliikkuvuussopimus) täytäntöön panemiseksi, jossa olet osapuolena ja tämän sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi hakemuksesi perusteella (tietosuoja-asetus EU 2016/679, 6 artikla 1 b).

Mikäli kyse ei ole opiskelijaliikkuvuussopimuksen täytäntöön panemisesta henkilötietoja käsitellään sillä perusteella, että rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (EU:n tietosuoja-asetus (679/2016) 6 artikla a).liikkuvuusohjelma

  • liikkuvuusjakson kesto
  • nimi
  • yhteystiedot
  • sukupuoli
  • kansallisuus
  • kotiyliopiston nimi
  • vastaanottava laitos/tiedekunta
  • tutkinto-ohjelma Jyväskylän yliopistossa
  • kurssit, joille opiskelija osallistuu (kesäkouluun osallistuvien osalta)

 

  • Ylioppilaskunta. Tiedot luovutetaan, jotta ylioppilaskunta voi laskuttaa yliopistoa maksettavista jäsenmaksuista. Tämä koskee niitä opiskelijoita joiden opiskelijaliikkuvuussopimuksessa tai vaihto-ohjelman ehdoissa on sitouduttu maksamaan ylioppilaskunnan jäsenmaksu. Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen (opiskelijaliikkuvuussopimus) täytäntöön panemiseksi, jossa olet osapuolena ja tämän sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi hakemuksesi perusteella (tietosuoja-asetus EU 2016/679, 6 artikla 1 b).
    • nimi
    • liikkuvuusohjelma
    • liikkuvuusjakson kesto
    • tieto ylioppilaskunnan jäsenmaksusta, mikäli Jyväskylän yliopisto maksaa sen opiskelijan puolesta

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Jyväskylän yliopistoon suuntautuvassa opiskelijaliikkuvuudessa tietojasi voidaan luovuttaa EU/ETA -alueen ulkopuolella sijaitsevalle lähettävälle organisaatiolle, koska se on tarpeen sinun ja vaihtoyliopiston välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai sitä edeltävien toimien toteuttamiseksi (EU 679/2016 49 art 1 b). Tiedoistasi siirretään opintosuoritusote ja todistus liikkuvuusjakson kestosta, jotka lähetetään postitse ja/tai sähköpostitse.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Henkilötietoja säilytetään seuraavasti:

  • Tietoja säilytetään sähköisessä muodossa Mobility-Online –järjestelmässä ja kansainvälisten palveluiden verkkoasemalla.
  • Erasmus+ globaalin liikkuvuuden ohjelma: 6 vuotta rahoitusohjelman loppuraportin hyväksymisestä, apurahapäätöksen ja loppuraportin osalta 10 vuotta
  • FIRST+ -ohjelma: 6 vuotta
  • Norplus -ohjelma: 5 vuotta rahoitusohjelman loppuraportin hyväksymisestä
  • Muut ohjelmat: 5 vuotta
  • Apurahahallinnon osalta tietoja säilytetään myös paperilla. Apurahahallintoon liittyviä dokumentteja säilytetään 6 vuotta.

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

 Jyväskylän yliopisto toimii tässä tietosuojailmoituksessa koskevan henkilötietojen käsittelyn rekisterinpitäjänä. Käsittelyä koordinoidaan Jyväskylän yliopiston koulutuspalvelujen kansainvälisissä palveluissa.

Kansainvälisten palveluiden yhteystiedot:

040 805 4345

international-office@jyu.fi

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297 

 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen.