24.05.2018

Kirjaamo ja arkisto

Jyväskylän yliopiston kirjaamon ja arkiston tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

 Yliopisto on sitoutunut keräämään ja käsittelemään henkilötietojasi oikeudenmukaisella ja läpinäkyvällä tavalla ja noudattaen henkilötietojen käsittelystä annettua lainsäädäntöä. Tämä tietosuojatiedote kuvaa, miten Jyväskylän yliopiston kirjaamo ja arkisto hallinnoi henkilötietojasi tietosuojasäännösten mukaisesti.

Jyväskylän yliopistossa noudatetaan arkistolain (831/1994), julkisuuslain (621/1999), hallintolain (434/2003) ja lain yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) sekä lain sähköisestä asioinnista (13/2003) vaatimuksia sekä hyvää tiedonhallintatapaa. Tavoitteena on, että Jyväskylän yliopiston asiakirjahallinto ja arkistotoimi palvelee tiedon lähteenä organisaation omaa toimintaa sekä muita viranomaisia, yksityisiä tiedon tarvitsijoita sekä tieteellistä tutkimusta.

Viranomaisten tulee pitää luetteloa käsiteltäväksi annetuista ja otetuista sekä ratkaisuista ja käsitellyistä asioista tai muutoin huolehtia siitä, että sen julkiset asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä. Tämä edellyttää asiakirjojen rekisteröintiä asianhallintajärjestelmään tai muuta luotettavaa asiakirjojen arkistointitapaa (arkistointia esim. ajan, numeron tai nimen perusteella) sekä arkistossa olevien asiakirjojen luettelointia.

Rekisteröimisellä tarkoitetaan yliopiston käsittelemiin asioihin liittyvän kirjeenvaihdon ja päätösten sekä asioiden käsittelyvaiheiden merkitsemistä asianhallintajärjestelmään. Kyse on vireille tulleiden asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen päivittäisestä rekisteröinnistä. Asianhallintajärjestelmä toimii myös asiakirjojen tiedonhaun ja asioiden käsittelyn seurannan välineenä.

 Henkilötietojen käsittelyllä on myös seuraavat oikeusperusteet: 

  1. Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
  2. Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
  3. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
  4. Käsittely on tarpeen rekisteröidyn suostumuksen tai nimenomaisen suostumuksen perusteella.

Yliopiston asianhallintajärjestelmää käyttää kirjaamo. Järjestelmään kirjataan yliopiston ja keskeiset hallinnolliseen päätöksentekoon liittyvät sekä toimenpiteitä edellyttävät asiakirjat.

Asianhallintajärjestelmän osia ovat diaari ja asiakirjatietokanta sekä sopimustenhallinta. Diaariin rekisteröidään ja liitetään käsittelyyn tulevat ja käsittelyssä olevat asiat ja asioihin kuuluvat asiakirjat.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Rekisterin tiedot kerätään Jyväskylän yliopistolle saapuvista ja Jyväskylän yliopistossa luoduista asiakirjoista. Asiakirjojen toimittajia ovat asiakkaat, yliopiston henkilökuntaan kuuluvat sekä lisäksi kotimaiset ja ulkomaiset organisaatiot.

Asiahallintajärjestelmään rekisteröidään seuraavia tietoja:

  • Asian vireille saattaja (toimeksiantaja), joka voi olla luonnollinen henkilö (nimitiedot).
  • Asiakirjan sisältö ja laatu (nimike, kuvaus).
  • Asiakirjan saapumis- / laatimispäivämäärä.
  • Suoritetut välitoimenpiteet.
  • Asiakirjatasolla voi esiintyä henkilötietoja, joita asian käsittelyn yhteydessä on toimitettu/pyydetty.
  • Asiakirjatasolla voi esiintyä arkaluontoisia henkilötietoja, jolloin asiakirjat ovat näiltä osin salassa pidettäviä.

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Yliopiston asianhallintajärjestelmää käyttää kirjaamo, ja kirjaamon henkilökunnalla on tarvittaessa pääsy henkilötietoihin. Mikäli pääsy asiakirjan tietoihin on tarpeellista työtehtävien hoitamisen kannalta, lisätään yliopiston henkilökuntaan kuuluvalle tai tehtäväkokonaisuuksia hoitavalle käyttäjäryhmälle lukuoikeudet asiakirjaan.

Asianhallintajärjestelmän diaari on julkinen asiakirja, joka kaikilla on halutessaan mahdollisuus saada nähtäville. Itse järjestelmä ei kuitenkaan ole avoimesti käytettävissä, joten diaarin lukeminen on mahdollista vain yliopiston kirjaamon tiloissa. Julkisuuslain nojalla voi asianhallintajärjestelmässä tai päätearkistossa olevia julkisia asiakirjoja vaatia nähtäväksi kirjaamon henkilökunnan kanssa sovitulla tavalla.

Päätearkistoon ja lähiarkistoon pääsyä hallitaan kulunvalvonnan avulla. Kirjaamon ja arkiston henkilökunnalla on pääsy tiloihin.

Arkistossa olevia julkisia asiakirjoja voidaan lainata viranomaisille tai yliopiston henkilökuntaan kuuluvalle työtehtäviin liittyvissä tapauksissa. Annetuista lainoista pidetään luetteloa. Asiakirjoja ei lainata yksityishenkilöille. Arkistotiloihin ei päästetä valvomatta sivullisia henkilöitä.

Diaariin rekisteröidyt asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia asiakirjoja. Niiden joukossa voi kuitenkin olla kokonaan tai osittain salaisia asiakirjoja. Asiakirjojen salaiseksi määrääminen perustuu lakiin viranomaisen toiminnan julkisuudesta (1999/621).

Henkilötietojen käsittelijän suorittamaa käsittelyä on määritettävä kirjallisella sopimuksella, joka sitoo henkilötietojen käsittelijää suhteessa rekisterinpitäjään ja jossa vahvistetaan käsittelyn kohde ja kesto, käsittelyn luonne ja tarkoitus, henkilötietojen tyyppi ja rekisteröityjen ryhmät, rekisterinpitäjän velvollisuudet ja oikeudet. Jyväskylän yliopistolla on Innofactorin kanssa tietojärjestelmien kehittämistä ja ylläpitoa koskeva sopimus.

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Jyväskylän yliopiston kirjaamo ja arkisto ei siirrä henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Asiakirjojen säilytysajat määritellään Jyväskylän yliopiston tiedonohjaussuunnitelmassa (ja arkistonmuodostussuunnitelmassa). Jyväskylän yliopiston pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista määrää Kansallisarkisto.

Määräajan säilytettävät asiakirjat ja aineistot hävitetään arkistonmuodostussuunnitelmassa/ tiedonohjaussuunnitelmassa vahvistetun säilytysajan kuluttua, mikäli niitä ei yliopiston toiminnassa tai oikeudellisista taikka muista syistä enää tarvita.

Asiakirjat ja aineistot, joille ei arkistonmuodostussuunnitelmassa tai muuten ole vahvistettu säilytysaikoja, hävitetään tai siirretään päätearkistoon sen jälkeen, kun yliopiston vastuunalainen arkistonhoitaja on yhdessä tiedemuseon ja yksikön kanssa määritellyt aineiston säilytysarvon.

Pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat siirretään Jyväskylän yliopiston päätearkistoon tai sähköiseen arkistoon.

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tiettyjä oikeuksia voidaan rajoittaa yleisen edun mukaisessa arkistoinnissa sekä tieteellisen ja historiallisen tutkimuksen osalta, jos se on tarpeellista ja oikeasuhteista sekä täyttää lainsäädännössä asetetut muut edellytykset.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja Kirjaamo ja arkisto vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.

Vastuuyksikön yhteystiedot:

Kirjaamo ja arkisto

Asianhallintavastaava Jani Hartonen

Seminaarinkatu 15 (PL 35)

40014 Jyväskylän yliopisto

 Puh. 040-805 3474

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.05.2018 alkaen.