24.05.2018

Yliopiston kirjaston asiakastietojärjestelmä

Jyväskylän yliopiston kirjasto, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Asiakastietojärjestelmän henkilötietoja käytetään kirjaston lainaustoimintaan.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi (kirjastokortti) ja sitä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi (tietosuoja-asetus EU 679/2016 6 artikla 1 b).

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

  • asiakkaan henkilö- ja yhteystiedot, sähköpostiosoite sekä henkilökohtainen PIN-tunnus
  • asiakkaan tunnistetiedot (lainaajatunnus, asiakas- ja tilastointityypit, henkilötunnus tai sen puuttuessa syntymäaika)
  • tiedot asiakkaalla lainassa olevasta aineistosta, aineistovarauksista ja maksuista sekä selvittämättömistä asioista ja niihin liittyvistä huomautuksista
  • tilastolaskurit, huomautuskentät sekä viimeinen yhteydenotto- ja päivityspäivämäärä
  • asiakkaan itse antamat tiedot
  • Jyväskylän yliopiston opiskelija- ja henkilökuntarekisterit
  • julkiset osoite- ja puhelinnumeropalvelut
  • Väestörekisterikeskus
  • lainaustoiminnassa tietokantaan tallentuvat tiedot

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Asiakastietojärjestelmä on vain Jyväskylän yliopiston kirjaston henkilöstön käytössä. Kirjaston henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Jyväskylän yliopiston palvelukeskukselle.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa perintätoimistolle siinä tapauksessa, että palauttamattomasta aineistosta lähetettyä laskua ei ole maksettu eräpäivään mennessä ja perintä siirtyy perintätoimiston hoidettavaksi. Perintätoimisto toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä.

Yliopisto on tehnyt CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n kanssa tietojenkäsittelysopimuksen koskien asiakasrekisteriä.

Henkilö- tai osoitetietoja ei luovuteta muuhun ulkopuoliseen käyttöön.

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Ei siirretä.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan. Asiakassuhde on voimassa niin kauan kuin asiakkaalla on palauttamattomia lainoja tai maksamattomia maksuja. Henkilötiedot poistetaan asiakassuhteen päättymisen jälkeen 2 kalenterivuoden kuluttua.

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
  • Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Asiakasrekisterin sisältävä palvelin on CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n valvotuissa tiloissa. Palvelimen käyttöoikeus on vain ylläpitohenkilökunnalla.

Lainaajan täyttämät asiakastietolomakkeet tuhotaan ja elektronisilla lomakkeilla tai sähköpostitse ilmoitetut asiakastietojen muutosilmoitukset hävitetään tietojen tallentamisen jälkeen.

Yhteystiedot

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja tässä kuvatun asiakastietojärjestelmän henkilötietojen käsittelyn vastuuyksikkönä toimii Avoimen tiedon keskus/kirjasto.

Vastuuyksikön yhteystiedot:

Osoite: PL 35 (B), 40014 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO Seminaarinkatu 15 B, 40100 JYVÄSKYLÄ

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot:

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297

Rekisterin hoitajat:

Kirjaston asiakaspalvelu, puh. 040 805 3803

Veli-Matti Häkkinen, puh. 050 385 4841 ja Annikki Järvinen, puh. 050 310 9963

Rekisterin tekninen hoitaja:

CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy, Espoo

Tämä tietosuojaseloste on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen.