24.05.2018

Kokkolan yliopistokeskus Chydeniuksen henkilöstörekisteri

Kokkolan yliopistokeskus Chydenius, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Kokkolan yliopistokeskus Chydenius ylläpitää rekisteriä henkilöistä joilla on työsuhde Jyväskylän yliopisto, Oulun yliopistoon tai Vaasan yliopistoon ja työskentelevät Kokkolan yliopistokeskus Chydeniuksen tiloissa. Rekisterissä ovat myös vierailijasopimuksella Kokkolan yliopistokeskus Chydeniuksen tiloja käyttävät henkilöt (tutkijat, vierailijat, harjoittelijat) sekä ulkopuolisille tahoille vuokrattujen työtilojen käyttäjät.

Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (tietosuoja-asetus EU (679/2016) 6 artiklan 1 b) .

Tietoja kerätään ja ylläpidetään Kokkolan yliopistokeskus Chydeniuksen tiloissa ja toiminnassa mukana olevien henkilöiden tila- ja tukipalveluiden järjestämiseksi. Kokkolan yliopistokeskus Chydenius voi käyttää henkilörekisteriä myös tilastointiin.

Yliopisto on sitoutunut keräämään ja käsittelemään henkilötietojasi oikeudenmukaisella ja läpinäkyvällä tavalla ja noudattaen henkilötietojen käsittelystä annettua lainsäädäntöä. Tämä tietosuojatiedote kuvaa, miten yliopisto hallinnoi henkilötietojasi tietosuojasäännösten mukaisesti.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?         

Käsiteltävät tiedot; nimi, syntymäaika, nimike, työsuhteen kesto, Yliopistokeskuksen sisäinen yksikkö, työnantaja, puhelinnumero, luovutettu avain, työhuoneen numero, autopaikan numero, sähköpostiosoite.

Tiedot tallentavat henkilöstöasioita käsittelevä henkilö sekä avaimista ja käyttöoikeuksista vastaavat henkilöt Kokkolan yliopistokeskus Chydeniuksessa. Tiedot kerätään työsopimuksesta, vierailevan tutkijan sopimuksesta tai henkilöltä itseltään.

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Tietoja käsittelee Kokkolan yliopistokeskus Chydeniuksen henkilöstöasioita hoitavat henkilöt.

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Tiedot säilytetään 720 pv työsuhteen päättymisen jälkeen. Tietoja ei arkistoida.

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja Kokkolan yliopistokeskus Chydenius vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta. Yhteystiedot: Marko Hägglund, p. 040 7710 338.

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen.