24.05.2018

Käyttöoikeus ja pääsynhallinta

Kokkolan yliopistokeskus Chydenius, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Kokkolan yliopistokeskus Chydeniuksen käyttövaltuushallinnossa ylläpidetään ajantasaista luetteloa (henkilörekisteriä) Jyväskylän yliopiston henkilöstölle ja opiskelijoille myönnetyistä käyttöoikeuksista ja niiden kestoista.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yliopiston yleinen ja oikeutettu etu (tietosuoja-asetus 6 artikla 1 e) ja f) eli yliopiston oikeus havaita, ennalta estää ja selvittää tietojärjestelmissään esiintyviä virhetilanteita ja tahallisia tai tahattomia tietosuojapoikkeamia, jotta yliopiston toiminnan jatkuvuus voidaan taata, vahingot välttää tai korjata. Lisäksi yliopistolla on oikeus valvoa henkilötietoja ja muita salassa pidettäviä tietoja sisältävien tietojärjestelmien käyttöä, pääsyä tietoihin sekä niiden lisäämistä, muokkausta ja poistamista. Tällaiset valvonta- ja käyttölupatoimenpiteet ovat välttämättömiä myös rekisteröityjen itsensä oikeuksien, oikeusturvan sekä hyvän tietojenkäsittelytavan noudattamisen varmistamiseksi. Käsittely voi perustua myös lakisääteisen velvoitteen toteuttamiseen (tietosuoja-asetus 6 artikla 1 c). Henkilötietojen käsittelyn osalta rekisterinpitäjän velvollisuutena on toteuttaa riittävät tekniset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi (tietosuoja- asetus 24 art.). Käyttövaltuushallinta toteuttaa myös rekisterinpitäjälle säädettyä velvollisuutta huolehtia tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (1999/621) 18 §).

Yliopisto on sitoutunut keräämään ja käsittelemään henkilötietojasi oikeudenmukaisella ja läpinäkyvällä tavalla ja noudattaen henkilötietojen käsittelystä annettua lainsäädäntöä. Tämä tietosuojatiedote kuvaa, miten yliopisto hallinnoi henkilötietojasi tietosuojasäännösten mukaisesti.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?         

Rekisteröidyt ovat yliopiston henkilökuntaa, opiskelijoita, oppilaita, vierailijoita sekä yliopiston muihin sidosryhmiin kuuluvia yliopiston tietojärjestelmäpalveluja käyttäviä henkilöitä. Tietolähteinä on suoraan käyttäjähallinnan järjestelmään syötetyt tiedot. Rekisteri sisältää rekisteröidystä nimen, käyttäjätunnuksen ja joissain tapauksissa sähköpostiosoitteen.

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Tietoja käsittelevät Kokkolan yliopistokeskus Chydeniuksen IT-palveluiden lähituen henkilöstö. Tietoja ei siirretä kolmansille osapuolille.

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Tietoja ei siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Rekisteröidyn tiedot ja resurssit säilytetään 12kk voimassaolon päättymisen jälkeen.

Tietoja ei arkistoida.

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja Kokkolan yliopistokeskus Chydenius vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.

Vastuuyksikön yhteystiedot:

Marko Hägglund, marko.hagglund@chydenius.fi, 040 7710 338

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297 

 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen.