24.05.2018

Kokkolan yliopistokeskus Chydeniuksen sidosryhmärekisteri

Kokkolan yliopistokeskus Chydenius, tietosuojailmoitus

Kokkolan yliopistokeskus Chydenius on sitoutunut keräämään ja käsittelemään henkilötietojasi oikeudenmukaisella ja läpinäkyvällä tavalla ja noudattaen henkilötietojen käsittelystä annettua lainsäädäntöä. Tämä tietosuojatiedote kuvaa, miten yliopistokeskus hallinnoi henkilötietojasi tietosuojasäännösten mukaisesti.

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Rekisteri sisältää alumnien eli yliopistosta valmistuneiden, sidosryhmien ja yrityskumppaneiden sekä muiden yhteistyökumppaneiden yhteystietoja.

 Kontaktitietoja käytetään yliopistokeskuksen toimintaan liittyvien viestien ja tiedotteiden lähettämiseen sekä tapahtumista tiedottamiseen.

 Yhteystietoja käytetään yhteen tai useampaan seuraavista tarkoituksista: yliopistokeskuksen toimintaa koskeva viestintä, tapahtumatiedottaminen ja -markkinointi, kutsut yliopiston tapahtumiin, varainhankintakampanjat, suhdetoiminta ja muu yliopiston markkinointi. Lisäksi henkilön annettua nimenomaisen suostumuksen hänen tietojaan käytetään EIR (Entrepreneur in Residence) -yhteistyöhön. EIR-yhteistyössä rekisteriin kirjataan henkilön asiantuntemus ja tavoitteet EIR-yhteistyölle. 

Käsittelyperusteena on tietosuoja-asetuksen artiklan 6.1  e) alakohdan mukainen yleistä etua koskevan tehtävän (yliopistolain 2 §).  Sidosryhmäluettelot sisältävät henkilöitä, joiden asema tai tehtävä (sekä niiden hoito julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa) on sellaista, että heitä käytetään asiantuntijoina, kumppaneina, vierailevina luennoitsijoina tai muussa vastaavassa roolissa yliopiston toiminnassa. Rekisteröidyillä on oikeus poistattaa omat tietonsa halutessaan, sekä muut rekisteröidylle kuuluvat oikeudet.

Sidosryhmäluetteloa voidaan käyttää myös yliopiston tai sen osan toiminnasta tiedottamiseen sekä muuhun sidosryhmäviestintään tietosuoja-astetuksen artiklan 6.1 f) kohdan perusteella (rekisterinpitäjän oikeutettu etu). Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttö.  Rekisterinpitäjän oikeutettua etua voidaan perustella sillä, että yliopiston yhtenä tehtävänä on edistää yhteiskunnallista vuorovaikutusta ja tällainen yhteistyö edistää sekä opiskelijoiden (tulevat työntekijät), että yritysten toimintaedellytyksiä (työntekijöiden rekrytointi, kohtaamistapahtumat, tutkimus ja kehitysyhteistyö).

Erilaisten julkaisujen ja uutiskirjeiden lähettäminen voi perustua myös sopimukseen tietosuoja-asetuksen artiklan 6.1 b taikka aikaisemman asiakkuuden mukaiseen oikeutettuun etuun 6.1 f) (osallistuminen tapahtumaan tai muu asiakkuustyyppinen yhteys).

Markkinointiviestintää voidaan harjoitaa oikeutetun edun perusteella (6.1 f). Luonnollisen henkilön osalta edellytetään ennakkosuostumuksen henkilölle lähetettävässä suoramarkkinoinnissa (6.1 a), Henkilöllä ja myös yhteisöllä on oikeus kieltää sille kohdistettu suoramarkkinointi.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?     

Keräämme vain välttämättömiä ja tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat nimi, organisaatio ja asema organisaatiossa sekä tavanomaiset yhteystiedot. Alumnien osalta myös valmistumisvuosi, yliopisto ja ala.

 Niiden henkilöiden osalta, jossa säilytyksen ja käsittelyn perusteena on rekisteröidyn antama kirjallinen suostumus. Henkilötiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään hänen suostumuksellaan. Käsittelemme vain niitä henkilötietoja, jotka rekisteröity meille itse ilmoittaa.

 Mikäli säilytyksen ja käsittelyn perusteena on rekisterin pitäjän oikeutettu etu, tiedot rekisteriin saadaan joko henkilöltä itseltään tai julkisesta sidosryhmän viestinnästä (esimerkiksi luottamustoimet).

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Henkilötietojasi pääsee käsittelemään yliopistokeskuksen viestintää toteuttavat henkilöt. Tietoja ei anneta kolmannelle osapuolelle eikä niitä siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Niiden tietojen osalta, joita säilytetään perustuen rekisteröidyn tehtävään tai luottamusasemaan, tietoja säilytetään tehtävän keston ajan. Alumnitietoja säilytetään toistaiseksi, koska alumnisuhteen luonne perustuu ihmisen eliniän kestävään suhteeseen.

Suostumuksen peruminen

Siltä osin, kun henkilötietojen rekisteröinti ja käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa. Voit käyttää oikeuttasi laittamalla viestin Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavalle info@chydenius.fi

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Yhteystiedot Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja sen Kokkolan yliopistokeskus Chydenius vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot: tietosuoja@jyu.fi, 040 805 3297 

Vastuuyksikön yhteystiedot: Elina Vaara-Sjöblom, elina.vaara-sjoblom@chydenius.fi, 044 788 7049