24.05.2018

Kokkolan yliopistokeskus Chydenius, avoin yliopisto

Kokkolan yliopistokeskus Chydeniuksen avoin yliopisto, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Opetuksen järjestäminen ja opintohallinnollisten tehtävien hoitaminen edellyttävät henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä. Henkilötietoja käytetään Kokkolan yliopistokeskus Chydeniuksen avoimeen yliopisto-opetukseen ilmoittautuneiden henkilöiden tietojen ylläpitoon (henkilöiden nimi-, yhteys-, ilmoittautumis-, opinto-oikeus-, opintomaksu- ja opintosuoritustietojen ylläpito).

Tietoja käytetään myös opetukseen ja tentteihin ilmoittautuneiden hallinnointiin, opetuksen suunnitteluun ja järjestämiseen, opintosuoritusten arviointiin sekä opintojen rekisteröintiin. Myös aiemmin suoritettujen opintojen hyväksi lukeminen, opintosuorituksia koskevien oikaisupyyntöjen käsittely ja kurinpidolliset toimet edellyttävät henkilötietojen käsittelyä.

Opiskelijarekisteriin tallennettuja tietoja käytetään opintoja koskevien todistusten ja otteiden myöntämiseen. Tietoja kootaan ja tallennetaan myös erilliseen tiedostoon kirjoitettaessa opiskelijalle opintokokonaisuustodistuksia.

Opiskelijarekisterin tietoja käytetään Kokkolan yliopistokeskuksen avoimesta yliopisto-opetuksesta tiedottamiseen ja opiskelijoiden ohjaukseen. Lisäksi avoin yliopisto kerää henkilötietoja tilaisuuksien järjestämistä, arvontoja sekä ahkerien opiskelijoiden palkitsemista varten.

Opetuksessa käytetään erilaisia sähköisiä oppimisympäristöjä ja –alustoja, joihin tallentuu henkilötietoja ja opintosuorituksia. Opetushenkilöstö voi seurata opiskelijoiden opinnoissa etenemistä tietojärjestelmien avulla sekä tarjota opintojen tueksi ohjauspalveluita. Myös yliopiston käyttämään plagiaatintunnistusjärjestelmään tallentuu opiskelijoiden henkilötietoja.

Kokkolan yliopistokeskus Chydeniuksen avoimen yliopiston käytössä on sähköisiä verkkolomakkeita, joilla opiskelijat voivat tehdä opintohallinnollisia palvelupyyntöjä (tilata opintorekisteriotteen tai todistuksen, ilmoittautua tenttiin, perua ilmoittautumisen opintoihin tai tenttitilaisuuteen, perua markkinointikirjeen, muokata yhteystietoja).  Sähköisillä lomakkeilla voidaan myös kerätä palautetta opiskelijoilta.  

Kerättyjen tietojen pohjalta laaditaan yhteenvetoja, joita käytetään tiedonsiirtoihin ja tilastoihin. Tiedot toimivat suunnittelun ja seurannan apuvälineenä. Tietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän tutkimus- ja kehitystoimintaan.

Tietojen käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (tietosuoja-asetus EU 679/2016 6 artikla 1 b). Lisäksi yliopistokeskuksen ja opiskelijan välille muodostuu asiakassuhteeseen verrattava suhde, jolloin käsittelyperusteena on myös tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 f). rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Yliopiston oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu:

  • lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (yleinen tietosuoja-asetus artikla 6.1 c)
  • yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttämiseen (artikla 6.1 e) sekä
  • tietyissä tapauksissa sopimukseen tai suostumukseen (artikla 6.1 a ja b)

Yliopistolla on oikeus käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä rekisterinpitäjänä, kun käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä (artikla 9.1 g) tai rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella (artikla 9.1 a).  

Mitä henkilötietoja käsittelemme?         

Keräämme seuraavat tiedot: henkilötiedot, henkilötunnus, kieli, ammatti, aiempi koulutus, samanaikainen opiskelu, pääaine ja ilmoittautumistiedot. Käsittelemme myös ilmoittautumistietoja, opintosuoritustietoja sekä opintomaksutietoja ja opiskelijapalautteita.

Tiedot tulevat rekisteröidyltä itseltään sekä opintosuoritustietojen osalta opetuksesta vastaavalta taholta ja opintomaksutietojen osalta talouspalveluilta.

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Henkilötietojasi käsittelee opintohallinnollisten (yhteystiedot, ilmoittautuminen, opinto-oikeus, opintosuoritustiedot, opintoneuvonta) tehtävien hoitamiseksi yliopistokeskuksen suunnittelu- ja hallintohenkilöstö sekä koulutuspalveluiden ja talouspalveluiden lähipalveluiden henkilöstö. Järjestelmän ylläpitoon, it-tukeen ja tilastointiin liittyen tietoja käsittelee myös it-palveluiden lähipalveluiden henkilöstö.

Opetuksen ja ohjauksen hoitamiseksi henkilötietojasi käsittelee yliopistokeskuksen avoimen yliopiston opetushenkilöstö sekä muut opetuksesta vastaavat henkilöt (mm. tuntiopettajat).

Aiemmin hankitun osaamisen tunnistamiseksi ja tunnustamiseksi (AHOT) henkilötietojasi käsittelee koulutuspalveluiden lähipalveluiden henkilöstö sekä ko. opintojaksosta vastaava opetushenkilöstö. 

Yliopistolain mukaan opiskelijoiden, jotka opintoihinsa sisältyvässä käytännön opiskelussa työskentelevät alaikäisten parissa, tulee ennen harjoittelun aloittamista toimittaa rikosrekisteriote yliopistolle tarkistettavaksi. Kokkolan yliopistokeskus Chydeniuksen avoimen yliopiston sosiaalityön aineopintokokonaisuuteen tai yksittäiselle sosiaalityön käytännöt –opintojaksolle ilmoittautuvien opiskelijoiden tulee toimittaa nähtäväksi rikosrekisteriote ennen harjoittelujakson alkamista, mikäli harjoitteluun kuuluu olennaisesti alaikäisten parissa työskentelyä. Rikosrekisteriotteita käsittelee oppiaineesta vastaava opintosihteeri tai koulutussuunnittelija. Tiedon rikosrekisteriotteen tarkistamisesta saa oppiaineesta vastaava opettaja. Otteesta ei oteta kopiota, eikä sitä tallenneta. Tarkastamisen jälkeen rikosrekisteriote palautetaan takaisin opiskelijalle.

Jos opiskelija ei pysty aloittamaan opintoja jonkin lääketieteellisen tai terveydellisen esteen takia ja haluaa perua ilmoittautumisensa 14 vuorokauden jälkeen ilmoittautumispäivästä, tulee perumisesta toimittaa kirjallinen anomus. Anomuksia käsittelee Kokkolan yliopistokeskus Chydeniuksen avoimen yliopiston koulutuspäällikkö. Anomuksen liitteenä toimitetaan lääkärintodistus, joka poistetaan asian käsittelyn päätyttyä.

Opintomaksujen osalta henkilötietojasi käsittelevät yliopistokeskuksen koulutuspalveluiden ja talouspalveluiden lähipalveluiden henkilöstö sekä koulutuspäällikkö.

Sähköisillä lomakkeilla kerättyjä henkilötietoja käsittelee opintohallinnollisten asioiden osalta koulutuspalveluiden lähipalveluiden henkilöstö. Arvontoihin ja tilaisuuksiin liittyviä henkilötietoja sekä palautetietoja käsittelee yliopistokeskuksen koulutuspalveluiden lähipalveluiden henkilöstö sekä avoimen yliopiston opiskelijaviestinnästä vastaava henkilöstö.

Opintotietojärjestelmään tallennettujen tietojen pohjalta laadittuja yhteenvetoja ja tilastoja käsittelevät sekä yliopistokeskuksen koulutuspalveluiden lähipalveluiden henkilöstö, että yliopistokeskuksen avoimen yliopiston henkilöstö.

Jyväskylän yliopiston strategiayksikön datatiimi käsittelee henkilötietojasi yliopistotasoisten tietojen siirtämiseksi valtakunnalliseen Virta-tietovarantoon sekä yliopistotasoista toiminnan seurantaa ja raportointia varten.

Yhteistyöoppilaitoksissa toteutettavaan opetukseen liittyen yliopistokeskuksen avoimen yliopiston yhteistyöoppilaitoksille siirretään opiskelijoiden ilmoittautumis- ja suoritustiedot.

Henkilötietoja luovutetaan seuraaville kolmansille osapuolille:

  • Opetushallinnon tilastointipalvelu Vipunen (sisällöstä vastaa opetus- ja kulttuuriministeriö ja Opetushallitus). Yliopistoja koskevat tilastot perustuvat OKM:n yliopistoilta keräämiin tietoihin, Tilastokeskuksen tuottamiin aineistoihin sekä CIMOn tuottamiin aineistoihin. Tiedot on jaoteltu pääosin yliopiston tai koulutusalan tarkkuudella. Laki Opetushallituksesta 564/2016
  • Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto: tallennetaan korkeakoulujen opiskelijatietoja sisältävän henkilörekisterin tietoja. Kyseessä ei ole tietojen luovutus, vaan tiedot säilyvät osana korkeakoulun rekisteriä ja vastuuta rekisterinpitäjänä. Lain (1058/1998) mukaisesti opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) on tietovarannon tekninen ylläpitäjä.
  • Tilastokeskus 48/1992
  • Tilastolaki 280/2004
  • Aikuiskoulutustukea saaneiden opiskelijoiden osalta koulutusrahasto
  • TE-palveluiden päätös omaehtoisesta opiskelusta

Henkilötietoja voidaan luovuttaa yliopistolle osoitetun tiedonluovutuspyynnön perusteella, jos luovutuksen saajalla on lakiin perustuva oikeus käsitellä henkilötietoja. Tällainen oikeus voi olla tietosuoja-asetuksen perusteella esimerkiksi silloin, jos kyse on tieteellisestä tai historiallisesta tutkimuksesta. Ennen tietojen luovuttamista yliopisto tarkastaa luovutuksensaajan oikeuden käsitellä tietoja. Tieteellistä tutkimusta varten (julkisuuslaki 621/99 ja henkilötietolaki 523/99, tietojen pyytäjän on esitettävä rekisterinpitäjälle asianmukainen tutkimussuunnitelma ja ilmoitettava vastuullinen tutkija).

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Henkilötietojasi ei siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Henkilötietoja käsitellään ja arkistoidaan Jyväskylän yliopiston arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

  • opiskelija- ja suoritusrekisteritiedot säilytetään pysyvästi (mm. henkilötiedot, opinto-oikeudet, opintosuoritukset, korvautuvuudet)
  • todistusjäljennökset säilytetään pysyvästi
  • tenttivastaukset ja muut opintosuoritukset vähintään 6 kk
  • kandidaatin tutkielmat 5 vuotta
  • opiskelijoiden laatimat opintosuunnitelmat säilytetään opetussuunnitelmien voimassaoloajan mukaisesti
  • opintomaksuja koskevat tiedot säilytetään pysyvästi
  • sähköisillä lomakkeilla kerätyt tiedot hävitetään vähintään kahden vuoden välein

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja Kokkolan yliopistokeskus Chydeniuksen avoin yliopisto vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.

Vastuuyksikön yhteystiedot: Kokkolan yliopistokeskus Chydenius, avoin yliopisto, Koulutuspäällikkö Sari Lehto, sari.lehto@chydenius.fi

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297 

 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen.