24.05.2018

Jyväskylän Normaalikoulu

Normaalikoulu, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Tässä ilmoituksessa kuvaamme oppilaille ja heidän vanhemmilleen, mitä tietoja Jyväskylän normaalikoulu[1] heistä käsittelee ja minkä vuoksi. Jyväskylän normaalikoulu käsittelee oppilaiden henkilötietoja opintojen, opinto-ohjauksen ja sujuvan koulutyön järjestämiseksi. Lisäksi mahdollistetaan yhteydenpito oppilaiden huoltajien ja koulun välillä.

Normaalikoulu tarjoaa erilaisia työvälineitä opetuksen järjestämiseen sekä henkilökunnalleen, että oppilaille ja heidän vanhemmilleen. Erillistä lupaa huoltajalta opetuksessa käytettävien palveluiden käyttämiseksi ei tarvita. Tässä tarkoituksessa henkilötietoja tallentuu erilaisiin järjestelmiin kuten:

  • Visman MultiPrimus –oppilas/opiskelijarekisterijärjestelmään, jota käytetään opetuksen järjestämiseen ja toteuttamiseen.
  • Lisäksi käytetään Jyväskylän yliopiston Peda.net palvelua Jyväskylän normaalikoulussa, joka tarjoaa tukea opetussuunnitelmatyölle, opetusmateriaaleille ja erilaisille verkossa tapahtuville opiskelutilanteille. Peda.net palvelun tietosuojakäytännöt on kuvattu Jyväskylän normaalikoulun Peda.net palveluiden nettisivuilla
  • Oppilaat ja opiskelijat käyttävät opetuksen järjestämiseen ja toteuttamiseen Google Nomen –palvelua. Normaalikoulussa on käytössä oma järjestelmä käyttäjätunnusten ja valtuuksien hallinnointiin. Jyväskylän normaalikoulun Nomen-palvelusta vastaava henkilöstö huolehtii käyttäjätunnusten ja järjestelmään vietyjen tietojen asianmukaisesta lisäämisestä ja poistamisesta.

Normaalikoulu pitää yllä manuaalisesti myös rekisteriä tapaturmista.

[1] Normaalikoulua koskeva keskeinen sääntely löytyy perusopetuslaista (628/1998), perusopetusasetuksesta (852/1988), lukiolaista (629/1998), lukioasetuksesta (810/1998), laista ylioppilastutkinnon järjestämisestä (672/2005) sekä ylioppilas­tutkinnosta annetusta asetuksesta (915/2005)

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016 vp) artiklan 6.1:

e) yleisen edun mukainen tehtävä tai julkisen vallan käyttö kuten opetuksen ja ohjauksen järjestäminen, opiskelijan kurinpito, opiskelijavalinta ja muut tehtävät, joissa päätetään opiskelijan edusta, oikeudesta tai velvollisuudesta

c) rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite kuten opetussuoritusten arviointi

d) elintärkeä etu kuten oppilaan terveydentilatietojen ilmoittaminen hoitohenkilökunnalle äkillisen tapaturman johdosta

a) suostumus, jos kyseessä ovat erilaiset vapaaehtoiset aktiviteetit, joita koulu järjestää sekä

f) rekisterinpitäjän oikeutettu etu (mm. kameravalvonnan järjestäminen).

Mitä henkilötietoja käsittelemme?         

Oppilas/opiskelijarekisteriin kerättäviä tietoja ovat yksilöinti- ja yhteystiedot, kotikunta, äidinkieli, kansalaisuus, uskontokunta, koulunkäynnin historia, ainevalinnat ja opintosuoritukset, arviointitiedot ja todistukset liitteineen, tuntimerkinnät (poissaolot, huomautukset, palautteet), oppilaan/opiskelijan valokuva sekä muu opetuksen toteuttamiseen liittyvä tieto.

Lukiolaisten tietoihin tallennetaan edellisen lisäksi ylioppilastutkintoon ja -kirjoituksiin liittyvät tiedot. Lisäksi oppilasrekisteriin kirjataan oppilaan/opiskelijan tuen järjestämiseen liittyvä dokumentaatio: pedagoginen arvio, pedagoginen selvitys, oppimissuunnitelma, tuen vaihe ja HOJKS.

Oppilas- ja opiskelijarekisteriin kirjataan opiskelijoiden tietojen lisäksi huoltajien tiedot, nimet, yhteystiedot, huoltajuus sekä opettajien ja muun henkilökunnan tiedot; nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot.

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä.

Tapaturmailmoitusrekisteriin tallennetaan oppilaan nimi, ikä, sukupuoli, sekä oppilaan/opiskelijan luokka/ryhmä ja tiedot tapaturmasta ja sen tapahtumapaikasta.

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Kansallisten opiskeluoikeuksien ja suoritusten keskitetty Opetushallituksen integraatiopalvelu – KOSKI kerää yhteen tiedot kunkin oppilaan/opiskelijan koulutuksesta yksittäisestä opintosuorituksesta suoritettuihin tutkintoihin asti. Palvelu sisältää tiedot oppilaan/opiskelijan opinto-oikeuksista sekä suoritettujen tutkintojen keskeisistä sisällöistä ja osaamisvaatimuksista. Normaalikoulu lähettää oppilaiden ja opiskelijoiden arvosana- ja tutkintotiedot laissa säädetyn mukaisesti Opetushallituksen ylläpitämiin Opintopolku- ja KOSKI-palveluihin (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017).

Ylioppilastutkintolautakunta vastaa ylioppilastutkinnon johtamisesta, järjestämisestä ja toimeenpanosta. Normaalikoulun lukiosta lähetetään YTL:n sähköiseen palveluun kokelaan henkilötiedot ja ylioppilaskokeeseen ilmoittautuminen YTL:n hallinnoimassa salatussa verkkoyhteydessä Primus-opiskelijarekisterin kautta. Ylioppilastutkintolautakunnan järjestelmään ilmoitettavat henkilötiedot tarvitaan ylioppilastutkintoon osallistuvan opiskelijan ilmoittautumistietojen käsittelyä ja kokeiden toimittamista varten.

 

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Oppilaiden ja huoltajien henkilötietoja käsittelevät kanslian henkilökunta, rehtorit ja terveydenhuollon henkilökunta (terveydenhoitaja, koulukuraattori ja koulupsykologi). Opettajat näkevät oppilaan henkilötiedot, mutta eivät voi muuttaa niitä. Jyväskylän yliopiston IT-palvelujen ylläpitäjät sekä Peda.net palvelun osalta sen ylläpitäjät näkevät oppilaan henkilötiedot.

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle ilman asianosaisen oppilaan/opiskelijan aloitetta ja suostumusta, esimerkiksi vaihto-oppilaaksi hakeuduttaessa.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Tietojen alkuperä on Normaalikoulun ylläpitämä opiskelijarekisteri, johon tallennetaan huoltajan tai opiskelijan itsensä kouluun tullessa antamat tiedot. Normaalikoulu tallentaa oppilaan/opiskelijan tiedot Primus-opiskelijarekisterijärjestelmään, johon ne arkistoidaan perusopetuksen päättymisen tai koulusta eroamisen jälkeen pysyvästi.

Tapaturmarekisterin tiedot säilytetään pysyvästi, sillä myöhemmin koulutapaturmasta syntyneet vammat voivat vaatia hoitoa vielä vuosienkin päästä itse tapaturman tapahtumisesta. Ne säilytetään pysyvästi Norssin lukitussa arkistossa, jonne on rajattu pääsy.

Tietojasi tapaturmaan liittyen voidaan siirtää Jyväskylän yliopiston kanssa vakuutussopimuksen tehneelle vakuutusyhtiölle, jos koulutapaturman seurauksena koululle tai oppilaalle/opiskelijalle muodostuu hoito- ja/tai kuljetuskustannuksia.  Arkaluonteisia henkilötietoja ja henkilötunnuksia lähetetään Normaalikoululta vakuutusyhtiölle ainoastaan suojatussa sähköpostissa. Yliopisto on tehnyt tietosuoja-asetuksen edellyttämän tietojenkäsittelysopimuksen vakuutusmeklareiden kanssa. Vakuutusyhtiö (Protector) toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä luovutettujen tietojen osalta.

Tapaturmarekisteriin kerättyjä henkilötietojasi säilytetään koulussaoloaikanasi Normaalikoulun kansliassa ja lähdettyäsi koulusta tapaturmarekisterin tiedot arkistoidaan 80 vuodeksi Normaalikoulun lukittuun arkistoon, jonne on rajoitettu pääsy. Arkistointi tapahtuu sukunimen ja etunimen perusteella, ja sillä pyritään turvaamaan oikeutesi hoitokustannusten korvauksiin koulun puolesta, mikäli vanhasta koulutapaturmasta voidaan osoittaa olevan haittaa tai sen vaikuttavan terveydentilaasi myöhemmin koulusta lähdettyäsi.

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Jyväskylän yliopistolla ja sen erillislaitoksella Normaalikoululla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Normaalikoulu rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä:

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja sen Normaalikoulu vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.

Vastuuyksikön yhteystiedot:

Jyväskylän normaalikoulun johtava rehtori Pekka Ruuskanen p. 040 558 5314

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297 

 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen.