24.05.2018

Print it –palvelun käyttäjärekisteri

Yliopistopainon Canon Uniflow -tulostuksenhallintajärjestelmä, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Rekisteri sisältää Jyväskylän yliopiston, Yliopistopainon ylläpitämän Print it -käytävätulostuspalvelun asiakkaiden käyttäjätietoja. Käyttäjäkunta koostuu yliopiston henkilökunnasta, opiskelijoista ja pienessä määrin vierailujoista. Palvelun käyttäminen edellyttää tunnistautumista.

Yliopiston henkilökunnan ja opiskelijoiden tunnistautumistiedot tulevat käyttäjärekisteriin suoraan JY:n AD-tietoverkosta.

Vierailijoille on luotu erillinen tapa rekisteröityä ja tunnistautua. Vieraileva käyttäjä luovuttaa tietonsa rekisteröinnin yhteydessä. Vierailijoiden rekisteröintitiedot eivät ole yhteydessä AD-tietoverkkoon, vaan ovat erillisenä käyttäjäryhmänä Canon Uniflow –tulostuksenhallintajärjestelmässä.

Käsittelyn oikeusperusta on tietosuoja-asetuksen EU 679/2016 6 artiklan 1 c) eli käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

Kaikkia henkilötietoja käsitellään oikeudenmukaisella ja läpinäkyvällä tavalla ja noudattaen henkilötietojen käsittelystä annettua lainsäädäntöä. Tämä tietosuojatiedote kuvaa, miten Jyväskylän yliopisto/Yliopistopaino hallinnoi henkilötietojasi tietosuojasäännösten mukaisesti.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?         

Yliopiston henkilökunnan ja opiskelijoiden tunnistautumistiedot tulevat käyttäjärekisteriin suoraan JY:n AD-tietoverkosta.

  1. Henkilön nimi
  2. Käyttäjätunnus
  3. Sähköpostiosoite
  4. Status (staff/student)
  5. Yksikön nimi (staff)

Vierailijan tiedot Uniflow –tulostuksenhallintajärjestelmässä.

  1. Henkilön nimi
  2. Sähköpostiosoite

 

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Henkilötietoihin on pääsy vain nimetyillä Yliopistopainon ja IT-palveluiden palvelintukihenkilöillä, jotka kaikki ovat työsuhteessa Jyväskylän yliopistoon.

Henkilötietoja ei siirretä kolmansille osapuolille. Ainoastaan Canon Uniflow -ohjelmiston ylläpitäjillä on pääsy järjestelmään ylläpidollisista syistä (mm. ohjelmistopäivitykset). Canon Oy:n kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimus.

 

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle.

 

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Yliopiston henkilökunnan ja opiskelijoiden tietoverkon käyttäjätietoja hallinnoi Jyväskylän yliopiston IT-palvelut. Käyttäjätietoja käsitellään ja arkistoidaan IT-palveluiden politiikan mukaan.

Vierailijoiden tiedot ja käyttöoikeudet ovat voimassa Uniflow –tulostuksenhallintajärjestelmässä toistaiseksi.   

Mikäli rekisteröity vierailija ei halua tietojaan säilytettävän, hän voi pyytää poistamaan tietonsa rekisteristä lähettämällä pyynnön sähköpostiosoitteeseen printmaster@jyu.fi

 

Suostumuksen peruminen

Vierailijoilla on oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa. Vierailija voi peruuttaa suostumuksen laittamalla viestin printmaster@jyu.fi.

Suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tehtyihin käsittelytoimiin.

 

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai kirjaamoon kirjaamo(at)jyu.fi.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista: https://www.jyu.fi/fi/yliopisto/tietosuojailmoitus/rekisteroidyn-oikeudet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopiston henkilökunnan ja opiskelijoiden tunnistautumistiedot tulevat käyttäjärekisteriin suoraan JY:n AD-tietoverkosta. Tietoverkon hallinnoinnista ja tietoturvasta vastaa Jyväskylän yliopiston IT-palvelut.

Canon Uniflow -ohjelmistoa ylläpitää Canon Oy. Canon Oy:n kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimus.

Canon Uniflow on suljettu järjestelmä, johon tallennettuja tietoja pääsee käsittelemään vain niiden henkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Jokaisella järjestelmän tietoja käsittelevällä henkilöllä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joiden avulla tietoja voidaan käsitellä. Kaikki järjestelmän tietoja käsittelevät henkilöt ovat Jyväskylän yliopiston tai Canon Oy:n henkilökuntaa.

Jyväskylän yliopisto/Yliopistopaino huolehtii siitä, että asiakasrekisterin tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Käyttäjärekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tallennetut tiedot suojataan asianmukaisesti. Palvelinlaitteistojen tietoturvasta (fyysinen tietoturva, sovellustason tietoturva, tietoliikenteen tietoturva) huolehditaan asiaankuuluvasti.

 

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja vastuuyksikkönä Yliopistopaino näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.

Vastuuyksikön yhteystiedot:

Ilpo Viitala, ilpo.viitala(at)jyu.fi, p. 050 313 0424

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297 

 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.05.2018 alkaen.