22.05.2018

Turvallisuustekniset järjestelmät

Vastuuyksikkö, tietosuojailmoitus

Turvallisuusteknisten järjestelmien kuvaus

Jyväskylän yliopistossa ovat käytössä seuraavat turvallisuustekniset järjestelmät:

  • Kameravalvontajärjestelmä
  • Rikosilmoitinjärjestelmä
  • Kulunvalvontajärjestelmä
  • Lukitus- ja avainhallinnan järjestelmä

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Turvallisuusteknisiä järjestelmiä käytetään Jyväskylän yliopiston henkilökunnan, opiskelijoiden ja muiden kampuksella tai kiinteistöissä olevien henkilöiden turvallisuuden varmistamiseksi sekä omaisuuden suojaamiseksi.

Kameravalvontatallennetta voidaan käyttää myös työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseen, tasa-arvolaissa ja työturvallisuuslaissa tarkoitettujen häirinnän, ahdistelun tai epäasiallisen käytöksen selvittämiseen tai toteennäyttämiseen, jos työnantajalla on perusteltu aihe epäillä työntekijän syyllistyneen tällaiseen käytökseen, sekä työtapaturmien selvittämiseen.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (tietosuoja-asetus EU (679/2016) 6 artiklan 1 f).

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

 

  • Kameravalvontajärjestelmä: Aikatieto sekä kuvatallenne.
  • Rikosilmoitinjärjestelmä: Aika-, paikka-, tapahtuma- ja käyttäjätieto.
  • Kulunvalvontajärjestelmä: Aika-, paikka-, tapahtuma- ja käyttäjätieto.
  • Lukitus- ja avainhallinnan järjestelmä: Aika-, paikka-, tapahtuma- ja käyttäjätieto.

 

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Turvallisuusteknisiin järjestelmiin tallentuviin tietoihin on pääsy ainoastaan työntekijöillä, joiden työtehtäviin näiden järjestelmien käyttö sisältyy. Tällaisia työtehtäviä ovat:

  • turvallisuuspäällikkö
  • turvallisuuskoordinaattori
  • turvallisuuspisteen henkilökunta
  • vahtimestarit (kameravalvontajärjestelmä)
  • Konneveden tutkimusasema: laboratoriomestarit (kameravalvontajärjestelmä ja rikosilmoitinjärjestelmä)
  • tietosuojavastaava
  • Järjestelmätoimittajien henkilökunta välttämättömiin asennus- ja huoltotöihin liittyen.

Turvallisuusteknisiin järjestelmiin tallentuneita henkilötietoja voidaan käyttää henkilöihin tai omaisuuteen kohdistuneen rikoksen, onnettomuuden tai muun vastaavan tapahtuman ennaltaehkäisemiseksi tai selvittämiseksi.

  • Esimerkki 1: kameravalvontatallenteen näyttäminen Jyväskylän yliopiston työntekijälle tai opiskelijalle varastetun omaisuuden tunnistamiseksi ja/tai rikoksesta epäillyn henkilön tunnistamiseksi.

 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tutkivalle viranomaiselle perustellusta syystä.

  • Esimerkki 2: kameravalvontatallenteen luovuttaminen poliisille rikostutkintaa varten.

 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle perustellusta syystä.

  • Esimerkki 3: kameravalvontatallenteen luovuttaminen pyynnöstä vakuutusyhtiölle vakuutustapahtuman käsittelyä varten.

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA-alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Turvallisuusteknisiin järjestelmiin tallentuvia henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Henkilötiedot säilyvät järjestelmittäin seuraavasti:

  • Kameravalvontajärjestelmä: enintään 30 vuorokautta
  • Rikosilmoitinjärjestelmä: enintään 400 vuorokautta
  • Kulunvalvontajärjestelmä: enintään 400 vuorokautta
  • Lukitus- ja avainhallinnan järjestelmä: enintään 400 vuorokautta

Tallenteita voidaan kuitenkin säilyttää yllä mainittujen määräaikojen jälkeen, jos se on tarpeen kohdassa 2. tarkoitetun asian käsittelyn loppuun saattamiseksi tai jos työnantaja tarvitsee tallennetta työsuhteen päättämisen asianmukaisuuden toteennäyttämiseksi taikka jos tallenteen säilyttämiseen on muu erityinen syy.

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy henkilökohtaisiin tietoihisi
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua
  • Oikeus tietojen poistamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuhenkilö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, jos se aiheuttaa korkean riskin rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Jyväskylän yliopisto käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä: Jyväskylän yliopisto

Vastuuhenkilö: Turvallisuuspäällikkö

Vastuuhenkilön yhteystiedot: olli-pekka.laakso(at)jyu.fi, 050-4285310

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: tietosuoja(at)jyu.fi, 040-8053297

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040-8053297

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidyille 25.5.2018.