24.05.2018

Tutkimustietojärjestelmä Converis ja tutkimus- ja julkaisutietojärjestelmä TUTKA

Jyväskylän yliopiston strateginen kehittäminen, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Henkilötietojen keräämisen tarkoitus on kokonaiskäsityksen muodostaminen yliopistolla tapahtuvasta henkilökunnan ja muiden yliopiston nimissä toimivien harjoittamasta tieteellisestä toiminnasta. Tietoja käytetään myös tilastointiin.

Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (EU:n tietosuoja-asetus (679/2016) 6 artikla 1 b).

Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (EU:n tietosuoja-asetus (679/2016) 6 artikla 1 c).

Käsittely on tarpeen yleisen edun perusteella (679/2016) 6 artikla 1 e).

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Henkilötiedot tuodaan ja päivitetään järjestelmään henkilöstötietojärjestelmästä sekä opiskelijatietojärjestelmästä. Lisäksi henkilö voi itse syöttää itse hankkimien tunnisteiden tiedot (esim. ORCID ID). 

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Yliopiston tulee toimittaa opetus- ja kulttuuriministeriölle sen määräämät koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja muut seurannan ja ohjauksen edellyttämät tiedot ministeriön päättämällä tavalla (YOL 2009/558 51 §). Yliopistojen tulee arvioida koulutustaan, tutkimustaan sekä taiteellista toimintaansa ja niiden vaikuttavuutta (YOL 2009/558 87 §). Ilmoituksessa kuvatut henkilötiedot siirretään yliopiston tietovarastoon. Tietovarastoa käytetään edellä kerrottujen tehtävien hoitamiseen sekä rekisterinpitäjän yleisen edun ja oikeutetun edun mukaiseen tilastointiin sekä henkilötietojen luovutuspyyntöihin vastaamiseen.

Yliopiston sisällä pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu käyttöoikeuksin, joita myönnetään vain yksikön johtajan vahvistamiin työtehtäviin perustuviin tarpeisiin.

Lisäksi henkilötietoja luovutetaan Opetus- ja kulttuuriministeriön VIRTA-julkaisutietopalveluun.

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Tietojen säilytysaika on kerrottu yliopiston tiedonohjaussuunnitelmassa .

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön. Tietovarastoon siirrettyjen ja tilastoinnissa käytettävien henkilötietojen osalta rekisteröidyn oikeuksista poikkeaminen on kuvattu tietovaraston tietosuojailmoituksessa.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.  

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja sen strateginen kehittäminen -yksikkö vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.

Vastuuyksikön yhteystiedot:

Jenni Kokko Strateginen kehittäminen PL 35 40014 Jyväskylän yliopisto

+358503109988

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen.