24.05.2018

Työharjoittelujärjestelmä

Jyväskylän yliopiston työelämäpalvelut, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Työharjoitteluun liittyviä henkilötietoja käsitellään työharjoittelujärjestelmässä kolmikantaisen (opiskelija, yliopisto ja työnantaja) työharjoittelusopimuksen toteuttamiseksi. Sopimuksen allekirjoittavat siis opiskelija, työnantaja ja yliopiston se yksikkö, joka vastaa työharjoittelun hyväksymisestä osaksi opintojasi. Järjestelmässä on tiedot opiskelijasta, laitoksen harjoitteluvastaavan ja työnantajaa edustavan harjoittelunohjaajan ja talousyhdyshenkilön tiedot.

Käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b) alakohtaan eli käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa olet osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyyntösi perusteella.

Yliopisto on sitoutunut keräämään ja käsittelemään henkilötietoja oikeudenmukaisella ja läpinäkyvällä tavalla ja noudattaen henkilötietojen käsittelystä annettua lainsäädäntöä.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Opiskelijoiden perustiedot tulevat suoraan opiskelijarekisteristä. Lisäksi laitoksen harjoitteluvastaava syöttää järjestelmään kurssit, joihin työharjoittelu liittyy. Järjestelmä sisältää seuraavia tietoja:

Henkilön yksilöintitiedot: nimi, puhelinnumero, sähköposti, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka. Työharjoittelupaikan yksilöintitiedot: nimi, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, työharjoittelun ohjaajan nimi, puhelinnumero ja sähköposti, työharjoittelupaikan talousyhdyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköposti.

Työharjoittelun ohjaaja ja talousyhdyshenkilö työpaikalla, yliopiston yhdyshenkilö, työharjoittelun ajankohta, kuvaus työtehtävistä, työharjoittelijan palkka ja työharjoittelun rahoitus, laskutustiedot  ja allekirjoittajat.                    

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Tietoja pääsevät käsittelemään Jyväskylän yliopistossa ne työntekijä, joiden työtehtäviin käsittely kuuluu. Myös työnantajaosapuoli näkee sopimuksen tiedot. Jyväskylän yliopistossa työharjoittelua koordinoivien laitosten ja yksiköiden harjoitteluyhdyshenkilöt pystyvät halutessaan seuraamaan raportoinnin avulla harjoittelutuen käyttöä.

Harjoittelusovelluksen käyttö tapahtuu sovelluksen oikeusmäärittelyn mukaisesti. Käyttäjillä on henkilökohtainen tunnus ja salasana. Käyttäjällä on käyttöoikeus vain siihen rekisterin osaan, jota hän tarvitsee voimassaolevan työsuhteensa aikana.

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Työharjoittelusopimussovellusta on mahdollista käyttää myös ulkomailla olevien harjoittelupaikkojen työharjoittelusopimuksen tekemiseen. Näissä tapauksissa työnantajlle lähetetään järjestelmän generoima yksittäinen linkki, jolloin työnantaja pääsee näkemään vain yksittäisen opiskelijan työharjoittelusopimuksen.

Henkilötietojen siirto EU/Eta alueen ulkopuolelle perustuu tietosuoja-asetuksen 49 artiklan 1 b) kohtaan eli siirto on tarpeen opiskelijan ja harjoittelupaikan tarjoavan välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi tai c) kohtaan, jolloin siirto on tarpeen yliopiston ja harjoittelupaikan välisen etusi mukaisen sopimuksen tekemiseksi tai täytäntöönpanemiseksi. 

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Järjestelmästä tulostetut kolmikanta sopimukset säilytetään yksiköissä 5 vuotta.

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä. Järjestelmän tietoja säilytetään palvelimella, johon ei ole yleistä pääsyä. Rekisterin käyttö tapahtuu sovelluksen oikeusmäärittelyn mukaisesti

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja sen työelämäpalvelut vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta. Työharjoittelujärjestelmää käytetään kuitenkin pääosin hajautetusti eri laitoksilla.

Vastuuyksikön yhteystiedot:

Jyväskylän yliopiston työelämäpalvelut, rekry(at)jyu.fi, 040 746 3223

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297 

 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen.