24.05.2018

Työnantajayhteistyön toimeksiantorekisteri

Jyväskylän yliopiston työelämäpalvelut, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Tietosi on lisätty Jyväskylän yliopiston työelämäpalveluiden ”Työnantajayhteistyön toimeksiantorekisteriin”. Jyväskylän yliopisto on sitoutunut keräämään ja käsittelemään sinusta tai yrityksestäsi keräämiään tietoja reilulla ja läpinäkyvällä tavalla sekä ajantasaiseen lainsäädäntöön nojaten. Tämä tietosuojailmoitus kuvaa kuinka Jyväskylän yliopisto käyttää Työnantajayhteistyön toimeksiantorekisteriin keräämiään tietoja.

Käsittelyperusteena on rekisteröidyn antama suostumus tietosuoja-asetuksen artiklan 6.1 a tai  e) alakohdan mukainen yleistä etua koskevan tehtävä (yliopistolain 2 §).  Yliopistolla voi olla tietoja sidosryhmistä, joiden asema tai tehtävä (sekä niiden hoito julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa) on sellaista, että heitä käytetään asiantuntijoina, kumppaneina tai muussa vastaavassa roolissa yliopiston toiminnassa. Rekisteröidyillä on oikeus poistattaa omat tietonsa halutessaan, sekä muut rekisteröidylle kuuluvat oikeudet.

Sidosryhmäluetteloa voidaan käyttää myös yliopiston tai sen osan toiminnasta tiedottamiseen sekä muuhun sidosryhmäviestintään tietosuoja-astetuksen artiklan 6.1 f) kohdan perusteella (rekisterinpitäjän oikeutettu etu). Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttö.  

Markkinointiviestintää voidaan harjoitaa oikeutetun edun perusteella (6.1 f). Luonnollisen henkilön osalta edellytetään ennakkosuostumuksen henkilölle lähetettävässä suoramarkkinoinnissa (6.1 a). Henkilöllä ja myös yhteisöllä on oikeus kieltää sille kohdistettu suoramarkkinointi. 

Mitä henkilötietoja käsittelemme?         

Jyväskylän yliopiston työelämäpalvelut käyttää sinusta tai yrityksestäsi/organisaatiosta keräämiään tietoja selvittääkseen erilaisia tarpeita työnantajayhteistyölle; työ-, harjoittelupaikkojen sekä gradutoimeksiantojen tarjoaminen opiskelijoille, työnantajaesittelyt opiskelijoille, erilaiset rekrytointi- ja kohtaamistapahtumat, tutkimus- ja kehittämisyhteistyö, sekä näistä markkinoimiseen. Tutkimusyhteistyö voi olla esim. erilaiset toimeksiannot Jyväskylän yliopiston työelämäpalveluiden Tiimi&Työnantaja tai Team&Client –kursseilla (lisätietoja kurssista suomeksi ja englanniksi).

Rekisteriin kerätään yrityksen tai organisaation nimi, osoite, yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite, alustavat toimeksiannot tai muu kiinnostus yhteistyöhön myöhempää yhteydenottoa varten.

Yritykseen tai organisaatioon voidaan olla yhteydessä joko sähköpostitse tai puhelimitse 1 – 3 kertaa vuodessa.

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Ainoastaan Jyväskylän yliopiston työelämäpalveluiden työntekijät voivat käsitellä sinusta tai yrityksestäsi/organisaatiosta kerättyjä tietoja. 

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Tietoja ei siirretä EU/ETA –alueen ulkopuolelle.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Henkilötiedot säilytetään työelämäpalveluiden rekisterissä, ellei tietoja pyydetä poistamaan. Rekisteröity voi peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumuksen milloin tahansa tai käyttää rekisteröidyn kielto-oikeutta, jolloin henkilötiedot hävitetään. Rekisterin ajantasaisuus varmistetaan viiden vuoden välein siten, että rekisteröityjä pyydetään vahvistamaan rekisteröityminen. Myös sellaisten henkilöiden tiedot poistetaan, joiden työtehtävät ovat vaihtuneet (lähetetyt sähköpostiviestit eivät mene perille).

Suostumuksen peruminen

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn, milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen on helppoa ja voit peruuttaa suostumuksen laittamalla sähköpostiviestin Jyväskylän yliopiston kirjaamoon (kirjaamo@jyu.fi) tai soittamalla tässä ilmoituksessa kerrotulle yhteyshenkilölle. Suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tehtyihin käsittelytoimiin.

Kielto-oikeuden käyttö      

Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Jos haluat käyttää kielto-oikeutta voit laittaa sähköpostiviestin Jyväskylän yliopiston kirjaamoon (kirjaamo@jyu.fi) tai soittaa tässä ilmoituksessa kerrotulle yhteyshenkilölle.

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Työnantajayhteistyön toimeksiantorekisteriin on pääsy ainoastaan työelämäpalveluiden työelämäasiantuntijoilla ja tiedot sijaitsevat yliopiston verkkolevyllä.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja työelämäpalvelut vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.

Vastuuyksikön yhteystiedot

Jyväskylän yliopiston työelämäpalvelut

rekry@jyu.fi, p. 0400 247 465

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297  

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen