23.05.2018

Työnhakijat

Jyväskylän yliopiston henkilöstöpalvelut, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Kun haet työpaikkaa Jyväskylän yliopistosta, käsittelemme henkilötietojasi tässä ilmoituksessa kerrotulla tavalla. Työnhakijoiden tietoja käytetään työpaikkailmoituksia ja –hakemuksia käsiteltäessä sekä valittaessa henkilöstöä Jyväskylän yliopistoon työsuhteisiin. Henkilöturvallisuusselvityksiä käsitellään tiettyihin tehtäviin liittyen.

Työnhakijan henkilötietojen käsittelyperusteet (tietosuoja-asetus EU 679/2016):

Suostumus (6 artiklan 1 a) tai nimenomainen suostumus (9 artiklan 2 a), joka pyydetään erikseen, jos työnhakijan osalta poikkeuksellisesti kysytään erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja.

Myös turvallisuusselvityksen osalta käsittelyn oikeudellinen peruste on suostumus ja turvallisuusselvityslain (726/2014) 5 §.

Työtehtävään valitun osalta käsittely on tarpeen työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi ja työsopimuksen toimeen panemiseksi (6 artiklan 1 b).

Yliopisto voi käyttää henkilötietoja tilastointiin (6 artiklan 1 e, yleinen etu).

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme henkilötietoja, jotka annat työhakemuksessa. Jos keräämme henkilötietoja muualta kuin sinulta työnhakijana, hankimme tähän suostumuksesi.

Lisäksi tiettyjen tehtävien täyttämistä varten järjestelmään voidaan tallentaa JYU:n ulkopuolisen arvioijan/asiantuntijan nimi- ja sähköpostitieto.

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Työnhakijan henkilötietoja saavat käsitellä ne henkilöt, jotka kussakin tiedekunnassa tai yksikössä sekä henkilöstöpalveluissa ja palvelukeskuksessa osallistuvat valintapäätöksen tekemiseen ja valmisteluun. Henkilöturvallisuusselvityshakemuksia ja vastauksia käsittelevät ainoastaan henkilöstöjohtaja ja henkilöstölakimies.

Jyväskylän yliopisto vastaa henkilötietojen käsittelystä myös silloin, kun se on ulkoistanut henkilötietojen käsittelyä. Työnhakijarekisterin osalta käsittelyä on ulkoistettu sähköisen rekrytointijärjestelmän (Saima) toimittajalle Visma Enterprise Oy:lle sekä videohaastattelutyökalun (RecRight) toimittajalle MobileCV Oy:lle, joiden kanssa on tehty tarvittavat tietojenkäsittelysopimukset.

Työnhakijaa/työntekijää voidaan hänen suostumuksellaan testata henkilö- ja soveltuvuusarvioinnein työtehtävien hoidon edellytysten tai koulutus- ja muun ammatillisen kehittämisen tarpeen selvittämiseksi. Työnantaja varmistaa tällöin, että testausmenetelmät ovat luotettavia ja niiden suorittajat asiantuntevia (TeTSL 13 §). Henkilötietojen käsittelystä tehdään erilliset sopimukset.

Työnhakijoiden tietoja luovutetaan seuraavasti:

  • Asianosaiselle itselleen
  • Suojelupoliisille (Turvallisuusselvityslaki 726/2014)

Tietoja luovutetaan lisäksi asiantuntija-arvioijalle, jos työpaikan saaminen edellyttää asiantuntijamenettelyä työnhakijan arviointia varten. Asiantuntijamenettelystä säädetään yliopistolaissa (yliopistolaki 558/2009 33 § 3 kohta) ja yliopiston ohjeissa.  Asiantuntijamenettelyn käytöstä kerrotaan työnhakuilmoituksen yhteydessä. Tietoja voidaan yliopistolain (558/2009 51 §) mukaan luovuttaa myös Opetus- ja kulttuuriministeriölle.

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjälle tehdyn tiedonluovutuspyynnön perusteella, jos työnhakija on antanut suostumuksensa tai jos luovutuksensaajalla on oikeus käsitellä henkilötietoja (tietosuoja-asetuksen EU 679/2016 6 artikla) tai muussa laissa olevan säännös.

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Tietoja ei luovuteta EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Työnhakijarekisterissä olevia tietoja käsitellään tehtävän täytön vaatiman ajan. Tietyn tehtävän työpaikkahakemuksia säilytetään 36 kuukautta hakuajan päättymisestä, ja avoimia hakemuksia 6 kuukautta hakemuksen jättämisestä. Videohaastattelumateriaali säilytetään sähköisessä järjestelmässä 36 kuukautta. Tehtävään valitun henkilön hakemus liitteineen säilytetään pysyvästi järjestelmässä sekä tulostettuna arkistossa Jyväskylän yliopiston kirjaamossa. Henkilöturvallisuusselvitysten säilytysaika määräytyy kulloinkin turvallisuusselvityslain mukaisesti.

Suostumuksen peruminen

Sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn tässä ilmoituksessa mainittuihin käyttötarkoituksiin. Suostumuksen peruuttaminen on helppoa ja voit peruuttaa suostumuksen laittamalla sähköpostiviestin osoitteeseen kirjaamo@jyu.fi. Kerrothan viestissä, että kyse on työnhausta.  Suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tehtyihin käsittelytoimiin.

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla), työnhakija voi itse päivittää järjestelmään tallentamiaan tietoja hakuaikana
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Työnhakijasta kerätään vain välttämättömät ja käsittelyn kannalta tarpeelliset tiedot. Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä. Organisaation sisällä hakijoiden tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin se kuuluu. Työhakemusten käsittely vaatii käyttöoikeuden ja kirjautumisen järjestelmään. Käyttöoikeus järjestelmään on vain erikseen määritetyillä työntekijöillä. Yliopisto järjestää henkilötietojen käsittelyä koskevaa koulutusta henkilöstölleen.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja henkilöstöpalvelut vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.

Vastuuyksikön yhteystiedot:

Jyväskylän yliopiston työnhakijarekisterin yhteyshenkilöitä ovat henkilöstöjohtaja Jouni Valjakka, jouni.valjakka(at)jyu.fi ja henkilöstölakimies Mari Nirkkonen, mari.j.nirkkonen(at)jyu.fi.

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen.