24.05.2018

Ulkomaille suuntautuva opiskelijaliikkuvuus

Jyväskylän yliopiston kansainväliset palvelut, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Yliopisto käsittelee ulkomaille suuntautuvaa opiskelijaliikkuvuutta koskevia henkilötietoja. Osa tiedoista tulee yliopiston opiskelijarekisteristä ja osan toimitat itse hakeutuessasi ulkomaille suuntautuvalle opiskelijaliikkuvuusjaksolle. Henkilötietojasi käytetään opiskelijaliikkuvuusprosessin aikana yhteydenpidossa vastaanottavaan organisaatioon (esim. vaihtonimitys vastaanottavaan korkeakouluun, hakudokumenttien tarkastaminen ja lähettäminen) ja rahoittajaorganisaatiolle raportoitaessa. Rahoittajaorganisaatio tarkoittaa esim. tahoja, jotka myöntävät korkeakouluille opiskelijaliikkuvuuteen tarkoitettua rahoitusta kuten Opetushallitus, Pohjoismaiden Ministerineuvosto ja Euroopan komissio. Opiskelijarekisteristä suoraan tulevat tiedot ovat henkilö- ja yhteystiedot, opintojen etenemiseen ja opintomenestykseen liittyvät tiedot sekä opiskeluoikeutta koskevat tiedot.

Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen (opiskelijaliikkuvuussopimus) täytäntöön panemiseksi, jossa olet osapuolena ja tämän sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi hakemuksesi perusteella (tietosuoja-asetus EU 2016/679, 6 artikla 1 b). Henkilötietoja voidaan käsitellä myös suostumuksesi tai nimenomaisen suostumuksen perusteella (tietosuoja-asetus, 6 artikla 1 a) tai 9 artikla 1 a). Lisäksi henkilötietojen käsittely voi olla kriisitilanteessa tarpeen rekisteröidyn elintärkeiden etujen suojaamiseksi (tietosuoja-asetus, 6 artikla 1 d).

Mitä henkilötietoja ja henkilötietoryhmiä käsitellään?

  • nimi
  • henkilötunnus/syntymäaika
  • yhteystiedot
  • kansallisuus
  • sukupuoli
  • opintosuoritukset
  • opinto-oikeudet
  • liikkuvuusohjelma
  • liikkuvuusjakson kesto
  • hätäyhdyshenkilön nimi ja yhteystiedot
  • pankkiyhteystiedot
  • opintosuunnitelma
  • kielitaito
  • opiskelijaliikkuvuusjaksolle hakeutumisen perustelut
  • mahdolliset liikkuvuusjaksoa koskevat erityisjärjestelyt (mikäli opiskelija hakee esteettömyysapurahaa)
  • tieto lapsien määrästä (mikäli opiskelija hakee perheellisen opiskelijan Erasmus-apurahaa)
  • tutkintotodistus ja/tai opintorekisteriote aikaisemmin suoritetuista opinnoista
  • vaihtokohde
  • tiedot matkavakuutuksesta
  • apurahasopimus tai apurahan vastaanottamislomake
  • opiskelun tai harjoittelun kieli vastaanottavassa organisaatiossa
  • vaihtoraportti
  • vaihtokohteen opintorekisteriote
  • todistus vaihtoajasta
  • tieto mahdollisesta liikkuvuusjakson keskeytymisen syystä
  • apurahapäätös

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Jyväskylän yliopistossa henkilötietojasi käsitellään opiskelijaliikkuvuuden osalta

  • yliopistopalveluissa
  • tiedekunnissa ja erillislaitoksissa

Lisäksi tietoja siirretään raportointia varten Jyväskylän yliopiston Tietovarastoon.

Henkilötietojen käsittelijät

  • Certia: Henkilötietojen käsittelystä on tehty tietojenkäsittelysopimus Certia Oy:n kanssa. Tiedot luovutetaan apurahan maksamista varten. Certialle luovutetaan seuraavia tietoja:
    • nimi
    • henkilötunnus/syntymäaika
    • yhteystiedot
    • sukupuoli
    • kansallisuus
    • verotuskunta
    • pankkiyhteystiedot
    • apurahan suuruus
    • apurahakausi
    • liikkuvuusohjelma
    • apurahapäätös
  • Mobility-Online -liikkuvuudenhallintajärjestelmä. Henkilötietojen käsittelystä on tehty tietojenkäsittelysopimus SOP Hilmbauer & Mauberger GmbH & Co KG:n kanssa. Tiedot luovutetaan opiskelijaliikkuvuussopimuksien solmimiseksi ja niiden puitteissa tapahtuvan liikkuvuuden toteuttamiseksi. SOP:lle luovutetaan seuraavia tietoja:
    • nimi
    • henkilötunnus/syntymäaika
    • yhteystiedot
    • kansallisuus
    • sukupuoli
    • opintosuoritukset
    • opinto-oikeudet
    • liikkuvuusohjelma
    • liikkuvuusjakson kesto
    • hätäyhdyshenkilön nimi ja yhteystiedot
    • pankkiyhteystiedot
    • opintosuunnitelma
    • kielitaito
    • opiskelijaliikkuvuusjaksolle hakeutumisen perustelut
    • mahdolliset liikkuvuusjaksoa koskevat erityisjärjestelyt (mikäli opiskelija hakee esteettömyysapurahaa)
    • tieto lapsien määrästä (mikäli opiskelija hakee perheellisen opiskelijan Erasmus-apurahaa)
    • tutkintotodistus ja/tai opintorekisteriote aikaisemmin suoritetuista opinnoista
    • vaihtokohde tai harjoittelukohde
    • liikkuvuusjakson päivämäärät
    • harjoitteluorganisaatiota koskevat tiedot, esim. organisaation koko, tyyppi, toimiala, yhteystiedot
    • tiedot matkavakuutuksesta
    • apurahasopimus tai apurahan vastaanottamislomake
    • opiskelun tai harjoittelun kieli vastaanottavassa organisaatiossa
    • vaihtoraportti
    • vaihtokohteen opintorekisteriote
    • todistus vaihtoajasta
    • tieto mahdollisesta liikkuvuusjakson keskeytymisen syystä
    • apurahapäätös

Henkilötietojen luovuttaminen

  • Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-opintotietopalveluun luovutetaan tietoja raportointia varten. Seuraavia tietoja luovutetaan:
    • nimi
    • henkilötunnus
    • äidinkieli
    • yhteystiedot
    • kansallisuus
    • sukupuoli
    • opinto-oikeudet
    • suoritetut tutkinnot
    • liikkuvuusohjelma
    • liikkuvuusjakson kesto
    • vaihtokohde
  • Opetushallituksen kansainvälistymispalveluille, joka koordinoi opiskelijaliikkuvuuden rahoitusohjelmia, luovutetaan opiskelijoista raportointia ja tilastointia varten ohjelmasta riippuen seuraavia tietoja:
    • nimi
    • henkilötunnus/syntymäaika/ikä
    • yhteystiedot
    • kansallisuus
    • sukupuoli
    • opintosuoritukset
    • opinto-oikeudet
    • liikkuvuusohjelma
    • liikkuvuusjakson kesto
    • mahdolliset liikkuvuusjaksoa koskevat erityisjärjestelyt (mikäli opiskelija hakee esteettömyysapurahaa)
    • tieto lapsien määrästä (mikäli opiskelija hakee perheellisen opiskelijan Erasmus-apurahaa)
    • vaihtokohde
    • apurahasopimus tai apurahan vastaanottamislomake
    • opiskelun tai harjoittelun kieli vastaanottavassa organisaatiossa
    • vaihtoraportti
    • vaihtokohteen opintorekisteriote
    • todistus vaihtoajasta
    • tieto mahdollisesta liikkuvuusjakson keskeytymisen syystä ns. force majeure -tapauksessa
  • Euroopan komission Mobility Tool -järjestelmään luovutetaan Erasmus+ -opiskelija- tai harjoittelijavaihtoon osallistuvista opiskelijoista rahoitusohjelman sopimusehtojen täyttämiseksi sekä raportointia ja tilastointia varten seuraavia tietoja:
    • nimi
    • syntymäaika
    • yhteystiedot
    • kansallisuus
    • sukupuoli
    • opintojen ala
    • opintojen taso
    • liikkuvuusohjelma
    • liikkuvuusjakson kesto
    • tieto mahdollisesta esteettömyysapurahasta
    • tieto lapsien määrästä (mikäli opiskelija hakee perheellisen opiskelijan Erasmus-apurahaa)
    • aiempi osallistuminen Erasmus-ohjelmasta tuettuun liikkuvuusjaksoon
    • kotiyliopiston yhteystiedot
    • vaihtokohde tai harjoittelukohde
    • apurahan määrä
    • opiskelun tai harjoittelun kieli vastaanottavassa organisaatiossa
    • tieto mahdollisesta liikkuvuusjakson keskeytymisen syistä ns. force majeure -tilanteessa
  • Euroopan komission Online Linguistic Support -järjestelmään luovutetaan Erasmus+ -opiskelija- tai harjoittelijavaihtoon osallistuvista opiskelijoista rahoitusohjelman sopimusehtojen täyttämiseksi sekä raportointia ja tilastointia varten seuraavia tietoja:
    • sähköpostiosoite
    • pääasiallinen ja/tai toissijainen työskentelykieli liikkuvuusjakson aikana
  • Espresso-järjestelmään luovutetaan Nordplus-ohjelmaan osallistuvien opiskelijoiden tietoja.
    • ikä
    • sukupuoli
    • kotiyliopisto
    • vaihtokohde tai harjoittelukohde
    • liikkuvuusjakson kesto
    • opintojen taso
    • opintojen ala
    • opiskeluvuosien määrän ennen opiskelijaliikkuvuusjakson alkua
    • apurahan määrä
    • opiskelijaliikkuvuuden tyyppi (opiskelu/harjoittelu)
  • Vaihto-ohjelmien ja vastaanottavien korkeakoulujen nimitys- ja hakujärjestelmiin luovutetaan seuraavia tietoja.
    • nimi
    • syntymäaika
    • yhteystiedot
    • kansallisuus
    • sukupuoli
    • opintosuoritukset
    • opinto-oikeudet
    • liikkuvuusohjelma
    • liikkuvuusjakson kesto
    • hätäyhdyshenkilön nimi ja yhteystiedot
    • opintosuunnitelma
    • kielitaito
    • opiskelijaliikkuvuusjaksolle hakeutumisen perustelut
    • mahdolliset liikkuvuusjaksoa koskevat erityisjärjestelyt (mikäli opiskelija hakee esteettömyysapurahaa)
    • tieto lapsien määrästä (mikäli opiskelija hakee perheellisen opiskelijan Erasmus-apurahaa)
    • tutkintotodistus ja/tai opintorekisteriote aikaisemmin suoritetuista opinnoista
    • vaihtokohde
    • tiedot matkavakuutuksesta
    • opiskelun tai harjoittelun kieli vastaanottavassa organisaatiossa
    • todistus vaihtoon nimeämisestä
    • kopio passista tai passin numero
    • tieto mahdollisesta asunnon tarpeesta
  • Samaan vaihto- tai harjoittelukohteeseen lähteville opiskelijoille voidaan antaa seuraavia tietoja:
    • nimi
    • sähköposti
    • vaihto-/ tai harjoittelukohde
    • liikkuvuusohjelma

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

EU/ETA alueen ulkopuolelle suuntautuvassa opiskelijaliikkuvuudessa tietojasi voidaan luovuttaa vastaanottavalle organisaatiolle, koska se on tarpeen sinun ja vaihtoyliopiston välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai sitä edeltävien toimien toteuttamiseksi (EU 679/2016 49 art 1 b). Tiedoistasi siirretään vastaanottavan organisaation vaatimat tiedot, joita voivat olla henkilötiedot, opiskeluoikeutta ja opintomenestystä koskevat tiedot.  Tiedot voidaan siirtää sähköpostitse niin, että tiedostot salataan tarvittaessa ja sähköisten järjestelmien kautta.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Henkilötietoja säilytetään seuraavasti:

  • Tietoja säilytetään pääasiassa sähköisessä muodossa Mobility-Online –järjestelmässä ja kansainvälisten palveluiden verkkoasemalla.
  • Erasmus-ohjelma: 6 vuotta, apurahapäätöksen ja loppuraportin osalta 10 vuotta
  • Muut opetushallituksen kansainvälistymispalveluiden koordinoimat ohjelmat: 6 vuotta tai niin kauan kunnes opiskelija on valmistunut.
  • Lähtevien opiskelijoiden hakemukset (muut kuin OPH:n rahoittamat ohjelmat): 2 vuotta tai niin kauan, kunnes opiskelija on valmistunut.
  • Apurahahallinnon osalta tietoja säilytetään myös paperilla. Apurahahallintoon liittyviä dokumentteja säilytetään 6 vuotta.

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

 Jyväskylän yliopisto toimii tässä tietosuojailmoituksessa koskevan henkilötietojen käsittelyn rekisterinpitäjänä. Käsittelyä koordinoidaan Jyväskylän yliopiston koulutuspalvelujen kansainvälisissä palveluissa.

Kansainvälisten palveluiden yhteystiedot:

040 805 4345

international-office@jyu.fi

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen.