28.05.2018

Jyväskylän Yliopiston yhteystietohaku

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Jyväskylän Yliopiston yhteystietohaku on palvelu, josta haetaan keskitetysti henkilön yhteystiedot. Palvelun yleisin käyttötapa on jyu.fi verkkosivuston kautta osoitteessa https://www.jyu.fi/person-search osoite on avoin yliopiston sivuja käyttäville.

Järjestelmää käytetään henkilön yhteystietojen selvittämiseksi.

Järjestelmään syötettyjä tietoja käyttää myös Jyväskylän Yliopiston puhelinvaihde palvelu, jonka toteuttaa Telia Oy:n alihankkija Oy DialOK Communications Finland.

  1. Rekisteröity on antanut suostumuksensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten
  2. Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
  3. Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Yliopisto on sitoutunut keräämään ja käsittelemään henkilötietojasi oikeudenmukaisella ja läpinäkyvällä tavalla ja noudattaen henkilötietojen käsittelystä annettua lainsäädäntöä. Tämä tietosuojatiedote kuvaa, miten yliopisto hallinnoi henkilötietojasi tietosuojasäännösten mukaisesti.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?         

Rekisteröidyt ovat yliopiston henkilökuntaa, opiskelijoita, oppilaita, vierailijoita sekä yliopiston muihin sidosryhmiin kuuluvia yliopiston tietojärjestelmäpalveluja käyttäviä henkilöitä. Tietolähteinä on suoraan käyttäjähallinnan järjestelmään syötetyt tiedot. 

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja rekisteröidyistä:

  • henkilön nimi, henkilön nimike
  • yliopiston organisaatio, johon henkilö kuuluu
    puhelinnumero (työnumero)
  • sähköpostiosoite, työhuoneen sijainti, postiosoite työpaikan yksikköön

Vaihteenhoitopalveluun (Oy DialOK Communications Finland) siirretään siirtotiedostoissa (MEREX_tunnuksettomat_data.csv ja MEREX_tunnukselliset_data.csv) seuraavat tiedot:

  • sukunimi, etunimet, entinen nimi (sukunimi etunimi), käyttäjätunnus, 
  • matkapuhelin, lisänumero 1, lisänumero 2
  • sijainen, sihteeri
  • tehtävänimike 1, tehtävänimike 2
  • poissaolotieto
  • laitos, osasto, kustannuspaikka, käyntiosoite, postitoimipaikka, huone
  • sähköpostiosoite
  • työtehtävä(t): työtehtävä1, työtehtävä2, työtehtävä3, työtehtävä4, työtehtävä5, työtehtävä6, työtehtävä7, työtehtävä 8

Tiedot saadaan seuraavasti:

  • Henkilökunta: HR-Järjestelmä
  • Vierailijoiden ja ulkopuolisten osalta: yliopiston sidosyksikkö
  • Käyttäjä voi itse ylläpitää omia tietoja (esim. omat lisätiedot ja yhteystiedot) www-lomakkeen kautta,
  • Käsin täytetyt siirtotiedostot puhelinvaihdepalvelulle

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Tietoja käsittelee pääsääntöisesti Jyväskylän Yliopiston IT-Palvelut. Myös henkilö itse voi muokata omia tietoja (https://www.jyu.fi/itp/lomakkeet/muutostiedot-lomake-puhelinpalveluille).
Tiedot siirretään puhelinvaihde palvelun hoitajalle Oy DialOK Communications Finland siirtotiedostojen avulla.
Yhteystietohaku on julkinen haku yliopiston verkkosivuilta. Sen perustana olevia tietoja ei luovuteta muille tahoille lukuun ottamatta puhelinvaihde palvelua.

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Tietoja ei siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Yhteystietohaun tiedot säilyvät niin kauan kuin henkilö on työ- tai palkkasuhteessa Jyväskylän Yliopiston kanssa.
Muiden henkilöiden osalta tietoja säilytetään niin kauan, kuin henkilöllä on sellainen sidos yliopiston toimintaan, jossa henkilön yhteystietoja on tarpeen julkaista. Tietojen poistamisesta vastaa näissä tapauksissa joko henkilö itse, tai henkilön tiedot alun perin järjestelmään ilmoittanut yliopiston yksikön vastuuhenkilö. Erikseen ilmoitettuja tietoja ei voida poistaa automaattisesti.

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja IT-palvelut vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.

Vastuuyksikön yhteystiedot:

Vastuuyksikön yhteystiedot: Matti Levänen

Vastuuhenkilön yhteystiedot löytyvät yliopiston yhteystietohausta: https://www.jyu.fi/person-search

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297 

 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen.