23.05.2018

Yliopistopainon asiakasrekisteri (File Gallery -tuotannonohjausjärjestelmä)

Yliopistopaino, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Rekisteri sisältää Jyväskylän yliopistopainon asiakkaiden yhteys-, toimitus- ja laskutustietoja. Asiakas luovuttaa tiedot tarjous- ja tilauspyynnön yhteydessä. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on painotyötarjousten ja –tilausten toimittaminen, laskutustietojen ylläpito sekä asiakasyhteystoiminta ja markkinointi.

Käsittelyn oikeusperusta on tietosuoja-asetuksen EU 679/2016 6 artiklan 1 c) eli käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

Yliopistopaino on sitoutunut keräämään ja käsittelemään henkilötietojasi oikeudenmukaisella ja läpinäkyvällä tavalla ja noudattaen henkilötietojen käsittelystä annettua lainsäädäntöä. Tämä tietosuojatiedote kuvaa, miten yliopistopaino hallinnoi henkilötietojasi tietosuojasäännösten mukaisesti.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?         

Henkilötiedot saadaan tarjous- ja tilauspyynnön yhteydessä asiakkaalta.

  1. Organisaatio nimi
  2. Toimipiste
  3. Käyntiosoite
  4. Postiosoite
  5. Toimitusosoite
  6. Laskutusosoite
  7. Y-tunnus
  8. Asiakasluokka
  9. Toimiala (henkilöasiakkaat, kunnat, korkeakoulut, järjestöt, valtion laitokset, yritykset, muut)
  10. Organisaation yhteyshenkilön yhteystiedot (nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Tarvittaessa titteli ja osasto)
  11. Lisätietoja

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Henkilötietoihin on pääsy vain Yliopistopainon henkilökunnalla ja talouspalveluiden nimetyillä taloussihteereillä (laskutus), jotka ovat työsuhteessa Jyväskylän yliopistoon.

Henkilötietoja ei siirretä kolmansille osapuolille. Ainoastaan File Gallery -ohjelmiston ylläpitäjällä on pääsy järjestelmään ylläpidollisista syistä (mm. ohjelmistopäivitykset). File Gallery Oy:n kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimus.

 

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle.

 

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Tietoja säilytetään toistaiseksi. Mikäli rekisteröity ei halua tietojaan säilytettävän, hän voi pyytää poistamaan tietonsa rekisteristä lähettämällä pyynnön sähköpostiosoitteeseen paino@jyu.fi

 

Suostumuksen peruminen

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn, milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen on helppoa ja voit peruuttaa suostumuksen laittamalla viestin paino@jyu.fi.

Suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tehtyihin käsittelytoimiin.

 

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai kirjaamoon kirjaamo(at)jyu.fi.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista: https://www.jyu.fi/fi/yliopisto/tietosuojailmoitus/rekisteroidyn-oikeudet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

File Gallery -tuotannonohjausjärjestelmä on suljettu järjestelmä, johon tallennettuja tietoja pääsee käsittelemään vain niiden henkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Jokaisella asiakasrekisterin tietoja käsittelevällä henkilöllä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joiden avulla asiakasrekisterin tietoja voidaan käsitellä. Kaikki asiakasrekisterin tietoja käsittelevät henkilöt ovat Jyväskylän yliopiston henkilökuntaa.

Jyväskylän yliopistopaino huolehtii siitä, että asiakasrekisterin tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Asiakasrekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tallennetut tiedot suojataan asianmukaisesti. Asiakasrekisterin palvelinlaitteistojen tietoturvasta (fyysinen tietoturva, sovellustason tietoturva, tietoliikenteen tietoturva) huolehditaan asiaankuuluvasti.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja vastuuyksikkönä Yliopistopaino näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.

Vastuuyksikön yhteystiedot:

Ilpo Viitala, ilpo.viitala(at)jyu.fi, p. 050 313 0424

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297 

 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.05.2018 alkaen.