22.05.2018

Ystäväperheohjelma

Jyväskylän yliopiston kansainväliset palvelut, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Yliopisto käsittelee ystäväperheohjelmaan osallistuvien perheiden ja opiskelijoiden henkilötietoja. Perheitä koskevat tiedot tulevat perheen yliopiston verkkosivuilla täyttämistä haku- ja palautelomakkeista. Opiskelijoita koskevat tiedot tulevat opiskelijan yliopiston verkkosivuilla täyttämästä hakulomakkeesta. Ohjelmaan saavat osallistua Jyväskylän yliopiston vaihto- ja tutkinto-opiskelijat sekä vierailevat jatko-opiskelijat. Tutkinto-opiskelijoiden opinto-oikeus tarkistetaan opiskelijarekisteristä ja vaihto-opiskelijoiden ja vierailevien opiskelijoiden Mobility-Online –järjestelmästä. Henkilötietojasi käytetään perheiden ja opiskelijoiden yhdistämiseen ja yhteydenpitoon ystäväperheohjelmasta ja sen puitteissa järjestettävistä tapahtumista, esim. kutsut ystäväperheohjelman tutustumisiltaan ja pikkujouluihin.  

Henkilötietoja käsitellään sillä perusteella, että rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (EU:n tietosuoja-asetus (679/2016) 6 artikla a).

Mahdollisia terveydentilaa koskevia tietoja (allergiat) käsitellään rekisteröidyn nimenomaisen suostumuksen perusteella (EU:n tietosuoja-asetus 9 artiklan 2 a).

Henkilötietojen siirto EU/ETA alueen ulkopuolelle perustuu siihen, että rekisteröity antaa nimenomaisen suostumuksensa ehdotettuun siirtoon sen jälkeen, kun hänelle on ilmoitettu, että tällaiset siirrot voivat aiheuttaa rekisteröidylle riskejä tietosuojan tason riittävyyttä koskevan päätöksen ja asianmukaisten suojatoimien puuttumisen vuoksi (EU:n tietosuoja-asetuksen 49 artikla 1 a).

Mitä henkilötietoja ja henkilötietoryhmiä käsitellään?

                             Henkilötiedot kerätään suoraan rekisteröidyltä.

Ystäväperheet:

  • perheenjäsenten nimet
  • yhteystiedot
  • vanhempien ammatit
  • perheenjäsenten iät
  • perheenjäsenten kielitaito
  • mahdolliset allergiaa aiheuttavat tekijät (esim. lemmikit, tupakointi)
  • perheen harrastukset ja kiinnostuksen kohteet
  • ulkomaalaista opiskelijaa koskevat toiveet
  • tieto mahdollisesta aikaisemmasta osallistumisesta ystäväperheohjelmaan
  • suosittelijan nimi ja puhelinnumero
  • saatu palaute toiminnasta verkkosivuilla olevan palautelomakkeen kautta
  • ystäväperheohjelmassa jatkamista koskevat tiedot

Opiskelijat:

  • nimi
  • osoite Suomessa
  • yhteystiedot
  • ikä
  • kotimaa
  • sukupuoli
  • saapumis- ja lähtöpäivä
  • kotiyliopisto
  • pääaine tai tutkinto-ohjelma
  • kielitaito
  • harrastukset ja kiinnostuksen kohteet
  • ystäväperhettä koskevat toiveet
  • mahdolliset allergiaa aiheuttavat tekijät (esim. lemmikit, tupakointi)

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

 

Jyväskylän yliopistossa henkilötietojasi käsitellään ystäväperheohjelman osalta koulutuspalveluissa.

Opiskelijoille luovutetaan:

  • ystäväperheen nimi
  • yhteystiedot

 

Ystäväperheille luovutetaan:

  • opiskelijan nimi
  • yhteystiedot
  • ikä
  • kotimaa
  • sukupuoli
  • harrastukset ja kiinnostuksen kohteet
  • kielitaito
  • pääaine tai tutkinto-ohjelma
  • mahdolliset allergiaa aiheuttavat tekijät (esim. lemmikit, tupakointi)

 

 

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA -alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Perheen tiedot lähetetään opiskelijalle sähköpostitse hänen hakulomakkeella antamaansa osoitteeseen. Osa opiskelijoista on tietojen lähettämisen hetkellä EU/ETA -alueen ulkopuolella.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Henkilötietoja säilytetään sähköisessä muodossa pääsääntöisesti yhden lukuvuoden ajan. Edellisen lukuvuoden tiedot hävitetään uuden lukuvuoden alussa.

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Suostumuksen peruminen

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumus, milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Voit peruuttaa suostumuksen olemalla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön tai tietosuojavastaavaan.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

 

Jyväskylän yliopisto toimii tässä tietosuojailmoituksessa koskevan henkilötietojen käsittelyn rekisterinpitäjänä. Käsittelyä koordinoidaan Jyväskylän yliopiston koulutuspalvelujen kansainvälisissä palveluissa.

Kansainvälisten palveluiden yhteystiedot:

040 805 4345

international-office@jyu.fi

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297 

 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen.