16.09.2013

Arkistointi

Jokaisen työyhteisön jäsenen työ tuottaa asiakirjoja. Osa asiakirjoista on lakien ja asetusten mukaan rekisteröitävä ja säilytettävä joko määräaikaisesti tai pysyvästi. Jotkut asiakirjat ja aineistot taas kannattaa säilyttää työtehtävien järkevän hoitamisen vuoksi.

Jyväskylän yliopistossa asiakirjahallintoa ohjaa kirjaamo. Tärkeimmät arkistointiin liittyvät ohjeet ovat arkistosääntö ja arkistonmuodostussuunnitelma. Asiakirjojen säilytysajat määritellään arkistonmuodostussuunnitelmassa. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen käsittelyyn on myös oma ohjeensa.

Päätearkistoon siirretään pysyvästi säilytettävät asiakirjat sekä muut huomattavan pitkän ajan säilytettävät asiakirjat, kun niitä ei enää tarvita omassa toiminnassa. Jokainen vastaa hallussaan olevista asiakirjoista, kunnes ne on siirretty arkistoon. Jyväskylän yliopisto noudattaa arkistolaitoksen antamaa päätöstä (vuodelta 2010) pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Niiden asiakirjojen säilytysajoista, joita Arkistolaitos ei ole määritellyt pysyvästi säilytettäväksi, päättää Jyväskylän yliopisto itse. Yliopiston päätearkisto sijaitsee Kanavuoressa.

Tämän ohjesivun tarkoituksena on täydentää kirjaamon arkistointiohjeita. Sivu sisältää vinkkejä ja linkkejä aineistojen ja asiakirjojen säilyttämisen kysymyksiin.

Ohjeita asiakirja-aineiston lajitteluun

Rekisteröinnin periaatteet - mitä säilytetään ja miksi?

 

Käytännön ohjeita asiakirjahallintaan

  1. Asiakirjoja laadittaessa tulee niihin lisätä tarvittavat tunnistetiedot, jotta asiakirja täyttää tehtävänsä ja tulee arkistoitua oikealla tavalla. Tällaisia ovat esimerkiksi nimi, otsikko, laatimisaika ja tunnistenumero, jos sellaista käytetään.
  2. Pysyvästi ja pitkään (10 vuotta tai enemmän) säilytettävät asiakirjat on laadittava arkistokelpoisilla välineillä. Ohjeita arkistokelpoisuudesta on Arkistolaitoksen sivuilla. http://www.arkisto.fi/fi/palvelut/normit/maeaeraeykset/arkistokelpoisuusluettelo-2011/
  3. Pysyvästi ja pitkäaikaisesti säilytettävät asiakirjat kannattaa sijoittaa jo asiakirjojen laatimisvaiheessa mahdollisuuksien mukaan erilleen muista asiakirjoista. Tällöin ei tarvitse jälkikäteen seuloa kansioista turhia papereita välistä pois.
  4. Salassa pidettävät asiakirjat (esimerkiksi arkaluonteisia henkilötietoja sisältävät)  tulee säilyttää erossa julkisista asiakirjoista. Tällöin käyttöoikeuksia on helpompi hallita. Jos paperit on säilytettävä muiden joukossa, salassapito on merkittävä kansioon tai välilehteen.
  5. Arkistoitavat asiakirjat kannattaa pitää erillään kopioista. Tällöin kopiot on helppo ottaa erilleen mahdollisen päätearkistoon luovutuksen yhteydessä, eikä niitä tarvitse erikseen seuloa varsinaisten asiakirjojen välistä.
  6. Asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä.
  7. Pysyvästi ja pitkäaikaisesti säilytettävät asiakirjat sijoitetaan pahvisiin umpinaisiin arkistokansioihin. Tämä säästää tilaa ja takaa asiakirjojen säilymisen. Asiakirjoista poistetaan liittimet, kuminauhat, muovitaskut, niitit ja muistilaput. Asiakirjakokonaisuudet kannattaa laittaa kansioissa välilehtien väliin (esimerkiksi A3-paperi taitettuna).
  8. Määräajan säilytettävät asiakirjat kannattaa hävittää säännöllisesti heti säilytysajan umpeuduttua, jos niitä ei enää tarvita. Tällöin hyllyihin ei pääse kertymään turhaan tilaa vieviä mappeja. Asiakirjoja hävitettäessä on huomioitava tietosuoja: arkaluonteiset tiedot tuhotaan silppuamalla tai paperit laitetaan lukollisiin paperinkeräysastioihin.

Voit myös tarkistaa nopeasti oman roolisi mukaan, mistä ainakin pitää huolehtia:

Opiskelija

Opettaja

  • Huolehdi opiskelijoiden opintosuoritusten kirjautumisesta opintorekisteriin (Tutkintosääntö, luku 5, 16 §).
  • Säilytä opiskelijoiden tenttivastaukset ja muut kirjalliset opintosuoritukset vähintään vuoden ajan, seminaariesitelmät ja harjoitusaineet kaksi vuotta tulosten julkistamisesta (Tutkintosääntö, luku 9, 45 §).
  • Säilytä opiskelijoiden kandidaattitutkielmat vähintään viisi vuotta tulosten julkistamisesta (Tutkintosääntö, luku 9, 45 §) laitoksessa yhteisesti sovitulla tavalla.
  • Säilytä saamasi opiskelijapalaute vähintään kymmenen vuotta palautteen keräämisestä (Tutkintosääntö, luku 9, 45 §) tai luovuta se laitoksessasi säilytyksestä vastaavalle henkilölle.

Tutkija

Opintohallinto

  • Pro gradu -lausunnot talletetaan S-asemalle.
  • Pro gradu -tutkielmat talletetaan ensisijaisesti S-asemalle, toissijaisesti JYXiin (muuttumassa).
  • Valintapäätöksiin liittyvät asiakirjat säilytetään tiedekunnassa.
  • Tutkintotodistukset ja niihin liittyvät asiakirjat säilytetään tiedekunnassa.
  • 1.8.2013 lähtien AHOT-periaatteiden mukaiset korvaavuus- ja sisällyttämispäätökset (AHOT-periaatteet) säilytetään 10 vuotta; korvaavuuspäätökset laitoksissa ja sisällyttämispäätökset tiedekunnassa.

Henkilöstöhallinto

  • Alkuperäiset henkilöstöhallinnon asiakirjat säilytetään JY:n asiakirjahallinnossa.

Taloushallinto

  • Kuhunkin hankintaan kuuluvat alkuperäiset asiakirjat säilytetään hankintakohtaisesti yhdistettynä 10 vuoden ajan laskettuna sen vuoden päättymisestä, jona tilaus on tehty. Tarjoukset, jotka eivät ole johtaneet tilaukseen, säilytetään muiden kyseisen hankinnan hankinta-asiakirjojen
    yhteydessä.
  • 15 000 euron kynnysarvon ylittävien hankintojen kaikki asiakirjat säilytetään kirjaamossa.
  • Pienhankintojen (alle 15 000 euroa) asiakirjoista vain hankinta-päätökset lähetetään kirjaamoon.
  • Jyväskylän yliopiston antamat tarjoukset ja niihin saadut vastaukset lähetetään kirjaamoon.

Linkkejä keskeisiin lakeihin ja asetuksiin: