23.09.2015

Tiedekunnan ja laitosten tehtävät henkilöstön rekrytointiprosessissa

1. Tiedekunnan tehtävät

  • Laitoksen johtaja ottaa yhteyttä tiedekunnan dekaaniin ja hallintopäällikköön tehtävän täyttöprosessin käynnistämiseksi. Yhteydenotto hyvissä ajoin ennen tehtävän alkamista. Valmistelun kesto riippuu rekrytoinnin esteiden selvittämistarpeesta, hakumenettelystä, palkkauspäätösprosessista yms. Laitoksen johtaja määrittelee tehtävän/nimikkeen ja vaaditun kelpoisuuden / osaamisen tehtävään sekä sisältyykö tehtävä yksikön henkilöstösuunnitelmaan. Jos kyseessä on määräaikainen tehtävä, tehtävän kesto sekä määräaikaisuuden ja osa-aikaisuuden perustelut on määriteltävä.
  • Professorin tehtäviin liittyvät menettelyt:
    • dekaani tekee esityksen rehtorille täyttöprosessin käynnistämiseksi (esitys lähetetään sisäisessä postissa)
    • rehtori antaa luvan täyttömenettelyn käynnistämiseen
    • dekaani nimittää valmisteluryhmän, josta keskustellaan tiedekuntaneuvostossa
    • valmisteluryhmä kokoontuu ja valmistelee kirjallisen suunnitelman
    • rekrytointipyyntö laaditaan Saimaan ja lähetetään henkilöstösihteerille
    • kirjallinen suunnitelma (myös englanninkielinen) tallennetaan tapahtumana rehtorille hyväksyttäväksi.
    • rehtorin hyväksymisen jälkeen laaditaan hakuilmoitusluonnos sekä suomeksi että englanniksi Saimaan ja lähetetään julkaisupyyntö henkilöstösihteerille hyväksyttäväksi
  • Hakujen valmistelu:
    • kaikki valmistelumateriaali tallennetaan S-aseman ”Työsuhteet”-kansioon
      • kirjalliset suunnitelmat ja hakuilmoitukset laaditaan suomeksi ja englanniksi (professorin tehtävät)
      • hakuilmoitukset (yliopistonlehtorin ja yliopistotutkijan tehtävät, 4-5 vuoden määräajaksi, tenure track) laaditaan myös englanniksi
      • hakuilmoitukset (muut opetus- ja tutkimustehtävät) laaditaan suomeksi ja mahdollisesti englanniksi
      • hakuilmoitukset (muut tehtävät) laaditaan vain suomeksi
      • professorin tehtävien valmisteluissa on mukana valmisteluryhmä (dekaani, laitoksen johtaja, oppiaineen professori ja hallintopäällikkö sekä hallintoamanuenssi)
      • opetus- ja tutkimustehtävien valmisteluissa on mukana laitoksen johtaja, hallintoamanuenssi ja amanuenssi
      • muiden tehtävien valmisteluissa on mukana hallintopäällikkö, hallintoamanuenssi, amanuenssi ja laitoksen johtaja.
  • Rekrytoinnin vaiheet Saimassa (sähköinen rekrytointijärjestelmä):
    • hakuun menevät, vakinaistamiset, rehtorille menevät (mm. yliopistonlehtori, yliopistotutkija), muut vakinaistamiset, professorin valinta (kutsu- ja hakumenettely), määräaikaiset tehtävät ja määräaikaisuuksien jatkot (yli neljä vuotta)
    • yksikössä luodaan työpaikka, tehdään rekrytointipyyntö (nimike, kuvaus tehtävästä, henkilöstösuunnitelmaan kuuluminen, hakumenettely, perustelut rekrytoinnille)
    • hyväksytään rekrytointipyyntö (hallintopäällikkö, hallintoamanuenssi)
    • laaditaan työpaikkailmoitus ja lähetetään se henkilöstösihteerille julkaistavaksi
    • tiedekunnan pääkäyttäjäoikeudet ovat HR tiimin hallintoamanuenssilla ja amanuenssilla
    • pääkäyttäjät voivat luoda Saimaan käyttäjäoikeudet (laaja lukuoikeus) rekrytointiprosessissa mukana oleville sekä asiantuntijoille (professorin tehtävät)
    • Saiman hakulomake sisältää perustiedot, koulutuksen, kielitaidon, työkokemuksen, osaamisen ja lisätiedot. Hakija täyttää hakulomakkeen liitteineen ja lähettää hakemuksen
    • liitetiedostot sisältävät mm. vapaamuotoisen hakemuskirjeen, CV:n, julkaisuluettelon, valitut julkaisut, tutkimussuunnitelman, opetusportfolion, tieteelliset ansiot ja tutkimustyön sekä muun liitteen
    • työhakemusten vastaanottaminen ja käsittely: järjestelmästä saadaan hakijoista excel-yhteenveto, joka voidaan lähettää rekrytointiprosessissa mukana oleville. Jos heillä on käyttäjäoikeudet Saimaan, niin he voivat käydä itse tutustumassa hakijoiden hakemusasiakirjoihin.
    • kaikki hakuprosessiin liittyvät asiakirjat tallennetaan tapahtumien kautta Saimaan (mm. asiantuntijalausunnot, opetusnäytepöytäkirjat, laitoksen johtajan muistiot, dekaanin päätökset jne.)
    • Saimasta lähetetään kiitos-viesti ei-valituille
    • täytetyn tehtävän tiedot siirretään Saiman arkistoon ”historia”
    • hakemukset säilyvät Saiman arkistossa 36 kk ja työpaikka ikuisesti.

2. Yliopistopalvelujen tehtävät

  • Tehtävien haettavaksi julistaminen (henkilöstöpalvelut ja viestintä)
  • Avoimista tehtävistä ilmoittaminen julkisesti (sanomalehdet, MOL, Oikotie, Academic Postions, Internet)

3. Tiedekunnan ja laitoksen tehtävät

  • Hakuaikana ja hakuajan päättymisen jälkeen
    • lisätietoja antavat hakuilmoituksessa mainitut henkilöt (dekaani, laitoksen johtaja, hankkeen johtaja tai hallintopäällikkö)
    • ohjeita Saiman käyttöön antavat HR tiimin hallintoamanuenssi ja amanuenssi
    • Saimaan pystyy tekemään hakemuksen hakijan puolesta, jos hakemus on saapunut postitse; lisäksi hakemuksen tietoja on mahdollista muokata (täydentää puuttuvia tietoja) hakuajan päättymisen jälkeen
    • hakujärjestelmästä saadaan hakijoista excel-yhteenveto, joka voidaan lähettää rekrytointiprosessissa mukana oleville tai jos heillä on käyttäjäoikeudet Saimaan, niin he voivat käydä itse tutustumassa hakijoiden hakemusasiakirjoihin
  • Hakemusten käsittely
    • professorin tehtävät (valmisteluryhmä, hallintoamanuenssi ja amanuenssi)
      • hakijoiden hakemusasiakirjat ja julkaisut luettavissa Saimassa
      • alustava arviointi
      • valitaan hakijajoukosta kärkihakijat
      • päätetään arviointiin mukaan otettavista ja poissulkemisista (professorin tehtävät; dekaanin päätös asiantuntijamenettelystä)
      • arvioinnin kohteena olevasta työpaikasta tehdään kopio, jossa ovat ainoastaan ne hakijat, joita asiantuntijat arvioivat
      • päätetään asiantuntijoiden määrä, ensisijaiset asiantuntijat sekä varahenkilöt
      • sovitaan, kuka kutsuu asiantuntijat
      • dekaani valitsee asiantuntijat
      • hakijat ja asiantuntijat todetaan tiedekuntaneuvostossa
      • asiantuntijoille perustetaan Saimaan käyttäjätunnukset sekä lähetetään sähköpostilla ohjeistus, linkki Saimaan sekä erikseen käyttäjätunnukset ja salasana, josta he pääsevät kirjautumaan Saimaan ja näkemään järjestelmästä ne hakijat, joita he arvioivat
      • dekaanin päätös asiantuntijamenettelystä lähetetään Saiman kautta ei-valituille
      • lausuntojen saavuttua, hallintopäällikkö lähettää kokouskutsun valmisteluryhmälle
      • lausuntojen perusteella kärkeen sijoittuneet kutsutaan antamaan opetusnäyte ja haastatteluun; aihe ja/tai anomus opetusnäytteestä vapautuksesta -> dekaani päättää
      • opetusnäyte ja haastattelu: ohjeet ja arviointilomake lähetetään valmisteluryhmälle (hallintopäällikkö)
      • opetusnäytetilaisuuden ja haastattelujen jälkeen valmisteluryhmä kokoontuu päättämään opetusnäytteiden arvolauseista
      • dekaani ja hallintopäällikkö valmistelevat esityksen tiedekuntaneuvostolle, kenet tehtävään tulisi ottaa
      • tiedekuntaneuvosto tekee esityksen rehtorille
      • hakijoiden kirjallisen mielipiteen ilmaisu (14 päivän aikana) rehtorille; pöytäkirjanotteen ja dekaanin esityksen lähettäminen kärkihakijoille hakijoille Saiman kautta
      • professorin tehtävän täyttöprosessiin liittyvät asiakirjat tallennetaan tapahtumina Saimaan
      • valintapäätösluonnos lähetetään henkilöstösihteerille yliopistopalveluihin ja alkuperäiset asiakirjat kirjaamoon
      • laitoksen johtaja ilmoittaa valitulle
      • rehtori ottaa tehtävään -> yliopistopalvelujen henkilöstösihteeri laatii valintapäätöksen, ja palvelukeskuksen henkilöstösihteeri työsopimuksen
    • muut opetus- ja tutkimustehtävät (dekaani, laitoksen johtaja, hallintopäällikkö, hallintoamanuenssi ja amanuenssi)
      • hakijoiden hakemusasiakirjat luettavissa Saimassa
      • valitaan hakijajoukosta kärkihakijat
      • kärkihakijoille lähetetään kutsu opetusnäytetilaisuuteen ja haastatteluun (laitoksen amanuenssi)
      • laitoksen johtaja laatii muistion / esityksen dekaanille tehtävän täytöstä
      • dekaani tekee päätöksen -> työsopimuksen tekeminen
      • tehtävän täyttöprosessiin liittyvät asiakirjat tallennetaan Saimaan
      • yliopistonlehtorin ja yliopistotutkijan toistaiseksi ja yli 4 vuoden määräajaksi -tehtävistä dekaani kuulee tiedekuntaneuvostoa
      • dekaani tekee esityksen rehtorille valittavasta henkilöstä
      • hallintoamanuenssi lähettää tiedoksi laitosjohtajalle dekaanin esityksen
      • toistaiseksi ja yli 4 vuoden määräaikaisissa tehtävissä yliopistopalvelujen henkilöstösihteeri tekee valintapäätöksen, työsopimuksen palvelukeskuksen henkilöstösihteeri, ja rehtori ottaa tehtävään
      • muissa opetus- ja tutkimustehtävissä (esim. tutkijatohtori) tekee valintapäätöksen sekä työsopimuksen palvelukeskuksen HR tiimi
      • tehtävän täyttöprosessiin liittyvät asiakirjat tallennetaan Saimaan
      • alkuperäiset asiakirjat lähetetään kirjaamoon
      • laitoksen johtaja ilmoittaa valitulle
      • kiitos-viesti lähetetään Saiman kautta ei-valituille hakijoille
    • muut tehtävät (hallintopäällikkö, ko. tiimin esimies, amanuenssi ja dekaani)
      • hakijoiden hakemusasiakirjat luettavissa Saimassa
      • valitaan hakijajoukosta kärkihakijat
      • kärkihakijoille lähetetään kutsu haastatteluun
      • hallintopäällikkö laatii muistion
      • dekaani tekee päätöksen -> työsopimuksen tekeminen
      • laitoksen johtaja tai hallintopäällikkö ilmoittaa valitulle
      • tehtävän täyttöön liittyvät asiakirjat tallennetaan Saimaan
      • alkuperäiset asiakirjat lähetetään kirjaamoon
      • kiitos-viesti lähetetään ei-valituille hakijoille Saiman kautta

Tärkeitä linkkejä rekrytointiprosessissa:

Työsopimuslaki
TES, (Yliopistojen yleinen työehtosopimus 1.3.2012 - 31.3.2014, Yliopistojen yleinen työehtosopimus 1.4.2014 - 31.1.2017)

Jyväskylän yliopiston johtosääntö
Rehtorin päätös henkilöstöasioissa ja siihen liittyvät ohjeet 8.2.2011 alkaen
Alustavan palkkauspäätöksen tekeminen ja palkan mainitseminen työsopimuksessa
Laitoksen johtajan esitys palkkausperusteista
Tuntiopettajan työsopimus, yliopiston ulkopuolelta rekrytoitavat (Rehtorin kirje 2.7.2010) sekä päivitetty liite 1; Tuntiopetuksen palkkausperusteet 1.3.2012 alkaen (Rehtorin päätös 2.1.2012) sekä tuntiopettajan työsopimuslomake ja työsopimuksen teko-ohje
Opetukseen liittyvät erillistehtäväpalkkiot 1.3.2012 alkaen (Hallintokeskuksen kirje 1.2.2012)
Suomen Akatemian varttuneen tutkijan palkkaus 1.3.2012 alkaen
Harjoittelijan palkkaaminen 1.8.2014 alkaen (Yliopistopalveluiden kirje 16.6.2014)