19.05.2015

Tiedekunnan ja laitosten tehtävät apurahojen haku- ja päätöksentekoprosessissa

Tiedekunta: apurahahaun julistaminen ja hakemusten vastaanottaminen

  • dekaani tekee päätöksen apurahojen hakuajasta
  • tiedekunnan palvelukeskuksessa laaditaan hakuilmoitus
  • hausta tiedotetaan tiedekunnan verkkosivuilla (sekä viksujen kautta ja Humanisti-sähköpostilistalla)
  • apurahan hakijat lähettävät hakemuksensa sähköistä hakulomaketta käyttäen
  • hakemukset tallennetaan s-asemalle laitosten apurahakansioihin (vastuuhenkilö: Sanna Harjula ja Riitta Liimatainen)

Laitos: hakemuksia koskevat lausunnot

  • kun hakuaika on päättynyt, tiedekunnan palvelukeskuksessa tarkistetaan hakijoiden jatko-opinto-oikeuden ja ohjausasiakirjan voimassaolo (vastuuhenkilöt: Heli Niskanen / jatko-opinto-oikeus sekä Juha Teppo ja Sanna Harjula / ohjausasiakirjat)
  • hakemuksista tehdään excel-taulukot laitoksittain, jotka lähetetään sähköpostin liitetiedostona laitosjohtajille ja dekaanille. Lisäksi tallennus S-asemalle (vastuuhenkilö: Juha Teppo)
  • hakemukset käsitellään laitoksilla
  • laitoksen johtaja lähettää dekaanille lausunnon hakemuksista

Tiedekunta: apurahoja koskevien päätösten teko ja tiedottaminen

  • dekaani tekee päätöksen myönnettävistä apurahoista
  • apurahapäätöksistä tiedotetaan
    • apurahan saajille (vastuuhenkilöt: Sanna Harjula ja Riitta Liimatainen)
    • tiedekunnan verkkosivulla (vastuuhenkilö: Juha Teppo)
    • humanistilistalla (vastuuhenkilö: Juha Teppo)
    • laitosjohtajille (vastuuhenkilö: Anna-Helena Mero)
    • taloustiimille (vastuuhenkilö: Anna-Helena Mero)

Tiedekunnan palvelukeskus: maksaminen, jakelu ja kopiot

  • apurahan saajalle lähetetään apurahan maksaminen -lomake sähköpostitse (vastuuhenkilö: Sanna Harjula ja Riitta Liimatainen)
  • apurahan saaja palauttaa lomakkeen postitse (tai tuo lomakkeen tiedekuntaan)
  • apurahan maksaminen -lomake tiliöidään (vastuuhenkilöt: Sanna Harjula ja Riitta Liimatainen) ja hyväksytään (vastuuhenkilöt: laitosjohtaja ja/tai dekaani)
  • laaditaan apurahapäätöstä koskeva paperi (jatkossa apurahapäätös) (vastuuhenkilöt: Sanna Harjula ja Riitta Liimatainen), jonka dekaani hyväksyy
  • apurahan maksaminen -lomake ja apurahapäätös skannataan Certiaan (vastuuhenkilö: Ritva Puikkonen tai Riitta Liimatainen)
  • apurahapäätös ja apurahan maksaminen -lomakkeen jakelu ja kopiointi seuraavasti (vastuuhenkilöt: Sanna Harjula ja Riitta Liimatainen):
    • alkuperäinen dekaanin päätös ja ohjeita apurahan saajalle -liite lähetetään postitse apurahan saajalle
    • kopio apurahapäätöksestä kirjaamoon
    • kopio apurahapäätöksestä ja apurahan maksaminen -lomake Anna-Helena Merolle
    • kopio apurahapäätöksestä ja alkuperäinen apurahan maksaminen -lomake Ritva Puikkoselle
    • kopio apurahan maksaminen -lomakkeesta opintotukeen (vastuuhenkilö: Ritva Puikkonen)