28.06.2013

Sosiaalisen median ohjeistus

Sosiaalisesta mediasta on tullut merkittävä osa lukuisten organisaatioiden, myös yliopistojen, toimintaa. Jyväskylän yliopisto on laatinut ohjeet sosiaalisessa mediassa toimimiseen. Tämä ohjeistus täydentää ohjeita humanistisen tiedekunnan osalta.

1. Tavoitteet
2. Laitokset, oppiaineet ja henkilökunta sosiaalisessa mediassa
3. Opetus ja ohjaus
4. Tutkimus

1. Tavoitteet

Sosiaalinen media on tietoverkkoja ja tietotekniikkaa hyödyntävä viestinnän muoto, jossa käsitellään vuorovaikutteisesti ja käyttäjälähtöisesti tuotettua sisältöä ja luodaan ja ylläpidetään ihmisten välisiä suhteita. (Sosiaalisen median sanasto 2010.)

Sosiaalista mediaa hyödynnetään yliopiston tutkimuksessa, koulutuksessa, tutkimus- ja koulutusyhteistyössä, opiskelijarekrytoinnissa, alumniviestinnässä ja muussa sidosryhmäviestinnässä.

Sosiaalisessa mediassa toimimisen tavoitteena on näkyvyyden lisääminen ja vuorovaikutuksen kehittäminen sekä sidosryhmien kanssa että yksiköiden sisällä. Sosiaalisen median palvelut toimivat ensisijaisesti muita viestintäkanavia täydentävinä. Viestintä sosiaalisessa mediassa on luonteeltaan vuorovaikutteista - yleisöllä on mahdollisuus osallistua keskusteluun.

2. Laitokset, oppiaineet ja henkilökunta sosiaalisessa mediassa

Tiedekunnat ja laitokset voivat luoda omia käyttäjätilejään sosiaalisen median palveluihin. Henkilöstön jäsenet käyttävät ensisijaisesti näitä kanavia toimiessaan yliopiston edustajina sosiaalisessa mediassa.

Sosiaalisen median viestinnässä käytetään ensisijaisesti yksiköiden nimeämiä sosiaalisen median kanavia. Palveluiden valinnassa on syytä huomioida myös, mitä palveluja sidosryhmien edustajat hyödyntävät ja olla mahdollisuuksien mukaan aktiivinen juuri näillä kanavilla. Vastuu yksikön käyttäjätilien ylläpitämisestä sosiaalisen median palveluissa on aina erikseen nimetyillä henkilöillä. Palveluiden käyttöönoton yhteydessä on hyvä varmistaa riittävä resursointi keskustelun ylläpitämiseen.

Tutkimus- ja koulutusprojekteilla voi olla omia käyttäjätilejä sosiaalisen median palveluissa. Projektien päättyessä käyttäjätilit harkinnan mukaan poistetaan tai tehdään mahdolliset muut palvelun viestintätyyliin sopivat toimenpiteet.

Sosiaalisen median palveluita valittaessa ja käytettäessä huomioidaan tekijänoikeudet, yksityisyydensuoja ja muu lainsäädäntö.

Yksiköiden ja projektien käyttäjätilien nimeämisessä pyritään yhtenäiseen käytäntöön. Yksikön nimestä käytetään virallista versiota ja nimessä tulee aina olla mukana myös yliopiston nimi.

Sosiaalinen media perustuu ensisijaisesti yksilöiden viestintään. Viestintä sosiaalisessa mediassa on lähtökohtaisesti julkista. Yliopiston henkilöstön jäsen esiintyy sosiaalisessa mediassa aina joko organisaation edustajana tai yksityishenkilönä. Eroa työhön liittyvän ja yksityisen viestinnän välillä ei aina ole helppo tehdä. Omaan asiantuntemusalueeseen, työtehtäviin tai yksikköön liittyvissä asioissa yksilö edustaa pääsääntöisesti omaa yksikköään.

Lue myös:

3. Opetus ja ohjaus

Sosiaalisen median palveluja voidaan hyödyntää opetuksessa. Sosiaalisen median hyödyntäminen on myös työelämätaito, jota opiskelijat tarvitsevat siirtyessään työelämään.

Yliopisto tarjoaa erilaisia sosiaalisen median välineitä ja koulutusta niiden käyttöön. Yliopiston ulkopuolisen sosiaalisen median palvelun käyttö ei voi olla edellytys pakollisen kurssin suorittamiselle. Jos vapaavalintaisen kurssin suorittaminen edellyttää ulkopuoliseen palveluun rekisteröitymistä, siitä tulee tiedottaa opiskelijoille ennen kurssin aloitusta.

Valittaessa opetuskäyttöön yliopiston ulkopuolista sosiaalisen median palvelua on huomioitava palvelujen käyttöehdot. Osassa palveluista käyttäjä saattaa luovuttaa palveluntarjoajalle palveluun viemiensä teosten tekijänoikeuksia tai luvan henkilötietojen käyttämiseen vaikkapa markkinointitarkoituksiin. Huomattavaa osaa yleisesti käytetyistä sosiaalisen median palveluista on tarjoavat ulkomaiset yritykset, joiden toimintaa muun muassa henkilötietojen käsittelyn osalta säätelee ensisijaisesti muu kuin Suomen lainsäädäntö.

Lue myös:

4. Tutkimus

Sosiaalisen median palveluita suositellaan hyödynnettäväksi tutkimuksen tekemisessä ja tutkimusviestinnässä. Tutkimuksen näkyvyydelle erityisen merkittäviä ovat akateemiset sosiaalisen median palvelut, kuten Academia.edu, ResearchGate ja Google Scholar.

Kansalliset ja kansainväliset tutkijaverkostot toimivat aktiivisesti sosiaalisessa mediassa. Omaan alaan liittyvän keskustelun seuraaminen sosiaalisessa mediassa vahvistaa tutkimukselle tärkeitä verkostoja.

Tutkimustiedon käsittelyssä on huomioitava palvelujen turvallisuus ja palvelujen käyttöehdot.  Luottamuksellisia tietoja sisältävää tutkimusaineistoa jaetaan ensisijaisesti yliopiston tarjoamien palvelujen, kuten Confluence-wikin kautta.

Lue myös

Lähteet

Kalliala, Eija & Toikkanen, Tarmo (2009). Sosiaalinen media opetuksessa. Helsinki: Finn Lectura.

Sosiaalisen median sanasto (2010). Sanastokeskus TSK ry.