04.04.2011

Virkojen täyttöprosessien kuvaukset ja ohjeet

Virkojen täyttöprosessien kuvaukset toimivat ohjeistuksena henkilökunnalle. Niistä voi tarkistaa, mitä tapahtuu prosessien eri vaiheissa ja ketkä niistä ovat vastuussa.

Professorin virkojen täyttö 


Laitoksen tehtävät:

Laitoksen johtaja tekee esityksen virantäytön käynnistämisestä laitosneuvostolle keskusteltuaan oppiaineen pääedustajan/projektijohtajan sekä tiedekunnan esittelijän kanssa. Laitosneuvosto tekee tiedekuntaneuvostolle esityksen virantäytöstä, erityisesti mahdollisesta alan muuttamisesta tai täsmentämisestä. Esitys toimitetaan laitoksen esityksenä tiedekuntaan.

Professorin viran virantäytössä laaditaan virantäyttöseloste, jossa viran tehtävät, vaatimukset ja toimintaympäristö kuvataan. Selosteen sisällössä tulee ottaa huomioon laitoksen ja tiedekunnan toiminta- ja taloussuunnitelman linjaukset. Laitoksen johtaja valmistelee luonnoksen virantäyttöselosteesta ja toimittaa sen tiedekuntaan hallintopäällikölle.


Virantäyttöseloste
:

Korkeakoulun professorin ja apulaisprofessorin virantäyttämisestä annetun asetuksen 5 §:n mukaan virantäyttöselosteen tulee sisältää

1. viran alaa ja tehtäviä koskevat tiedot;
2. viran kelpoisuusvaatimukset, sekä tiedon siitä, vaaditaanko hakijoilta  tieteellinen tai taiteellinen pätevyys;
3. viran hakemista ja hakemuksiin liitettävää aineistoa koskevat ohjeet;
4. opetusnäytteen antamista koskevat ohjeet;
5. asiantuntijoiden tehtäviä ja toimintaa koskevat säädökset ja ohjeet;
6. virkaehdotusta koskevat säädökset sekä
7. tarkastusmenettelyä ja muistutusta koskevat säädökset ja ohjeet.


Virantäyttöselosteen pohjateksti (suomeksi ja englanniksi) on tiedekunnan i-asemalla osoitteessa I:\Hum\HTK-TOIMINTA).

Jos virka on tarkoitus täyttää määräajaksi, laitosneuvosto tekee siitä esityksen tiedekuntaneuvostolle.

Professorin viran virantäyttöseloste tulee laatia samanaikaisesti suomeksi ja englanniksi. Suomenkielinen virantäyttöseloste on virallinen ja englanninkielinen käännös vieraskielisille hakijoille tarkoitettu lisäinformaatio.

- - - - -

Laitoksen johtaja valmistelee asiantuntijoiden valintaa yhdessä tiedekunnan esittelijän kanssa. Asiantuntijoilta kysytään suostumusta ja mahdollista esteellisyyttä tässä vaiheessa.

- - - - -

Kun yliopiston rehtori on tarkastanut ja hyväksynyt virkaehdotuksen, laitoksen johtaja tekee laitoksen johtajan esityksen palkkauksesta ja toimittaa sen tiedekuntaan. Ennen nimityksen antamista laitoksen johtaja tekee esityksen palkkausperusteista ja toimittaa sen hallintovirastoon henkilöstösihteerille sekä kopion tiedekuntaan henkilöstöasioita hoitavalle amanuenssille.

Tiedekunnan, tiedekuntaneuvoston ja yliopiston hallinnon tehtävät:

Tiedekunnan hallintopäällikkö esittelee virantäyttöselosteen tiedekunnan johtoryhmässä, joka toimii esittelijän apuna tiedekuntaneuvoston käsittelyyn valmisteltavissa asioissa. Hallintojohtosäännön mukaan tiedekuntaneuvosto valmistelee ja tekee esityksen virantäyttöselosteen hyväksymisestä rehtorille. Tässä yhteydessä hyväksytään myös esitykset viran alan muuttamisesta tai täsmentämisestä. Kun rehtori on hyväksynyt virantäyttöselosteen, hallintovirasto julistaa viran auki. Esittelijä informoi professuurien virantäyttöselosteista rehtoria jo ennen tiedekuntaneuvoston käsittelyä.

Hallintovirasto (ks. hallintoviraston kirje) laatii lopullisen hakuilmoituksen tiedekunnan luonnoksen pohjalta ja julistaa professorin viran haettavaksi. Professorin virat täytetään pääsääntöisesti kansainvälisellä hakumenettelyllä. Jyväskylän yliopiston hallitus on kokouksessaan 30.4.1997 päättänyt, että täytettäessä yliopiston virkoja, joiden tehtäviin kuuluu opetus, hakijoilta edellytetään opetusansioita koskeva selvitys opetusansioiden portfoliokaavion (suomeksi ja englanniksi) muodossa.

Hakuajan päätyttyä hakijoiden hakemusasiakirjat ja niiden liitteet toimitetaan yliopiston kirjaamosta tiedekuntaan. Tiedekuntaneuvosto toteaa hakijat seuraavassa kokouksessa ja keskustelee asiantuntijoiden valinnasta (vähintään kaksi asiantuntijaa ja heille varahenkilöt). Ennen asiantuntijoiden valintaa hakijoille varataan tilaisuus esittää huomautuksensa asiantuntijaehdokkaiden mahdollisesta esteellisyydestä ja muista virantäyttöasetuksessa mainituista seikoista. Tiedekunnan kanslia huolehtii hakemusasiakirjojen, julkaisujen sekä menettelyohjeiden (myös englannin kielellä, mikäli asiantuntijoina on kansainvälisiä tutkijoita) lähettämisestä asiantuntijoille.

Asiantuntijoiden annettua lausuntonsa, tiedekuntaneuvosto päättää opetusnäytteen (ohje suomeksi ja englanniksi) ja mahdollisen haastattelun järjestämisestä hakijoille. Asiantuntijoiden ehdokassijoille asettamat hakijat kutsutaan pitämään opetusnäyte. Tiedekuntaneuvosto tai tarvittaessa dekaani hyväksyy opetusnäytetilaisuuteen liittyvät asiat (ajankohta, arvostelulautakunnan nimeäminen, opetusnäytteen aihe ja millä kielellä opetusnäyte annetaan). Dekaani voi vapauttaa opetusnäytteen pitämisestä, jos hakija on kahden vuoden sisällä antanut opetusnäytteen Jyväskylän yliopistossa ko. olevan viran alalta. Asiantuntijoiden lausunnot lähetetään tiedoksi hakijoille ja kärkihakijoille annetaan ohjeet opetusnäytteen antamisesta. Julkiset opetusnäytteet kuuntelee ja arvostelee tiedekuntaneuvosto (arvostelulomake).

Opetusnäytteiden jälkeen esittelijä laatii hakemusasiakirjojen, asiantuntijalausuntojen ja opetusnäytteiden pohjalta esittelymuistion, joka sisältää virkaehdotuksen. Tiedekuntaneuvoston pöytäkirjanote virkaehdotuksesta, esittelymuistio ja ohje oikeudesta muistutuksen tekemiseen lähetetään tiedoksi kaikille hakijoille. Tiedekunta toimittaa nimitysesityksen tai päätöksen virantäyttöasian raukeamisesta yliopiston rehtorille tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Päätös asetetaan myös nähtäväksi yliopiston ilmoitustaululle.

Tiedekunnan kanslia toimittaa virkaehdotuksen ja alkuperäiset hakuprosessiin liittyvät dokumentit (hakemusasiakirjat, pöytäkirjanotteet, lausunnot jne.) sekä laitoksen johtajan esityksen palkkauksesta yliopiston kirjaamoon ja arkistoi dokumenteista tarvittavat kopiot tiedekuntaan. 

Yliopiston hallitus nimittää professorin virkaan ja yli vuoden pituiseen virkasuhteeseen. Yliopiston kirjaamosta lähetetään kaikille hakijoille tieto päätöksestä ja lisäksi nimitetylle henkilölle nimittämiskirja. Yliopiston rehtori ja lakimies allekirjoittavat nimittämiskirjan.

Muiden virkojen (virkasuhteiden) täyttö


Laitoksen tehtävät:

Laitoksen johtaja tekee esityksen virantäytön käynnistämisestä laitosneuvostolle, joka tekee esityksen tiedekuntaneuvostolle virantäytöstä, erityisesti mahdollisesta alan muuttamisesta tai täsmentämisestä. Esitys toimitetaan laitoksen esityksenä tiedekuntaan.

Täytettävistä viroista (kuten lehtori, yliopistonopettaja, tutkija, yliassistentti, assistentti) laaditaan virantäyttösuunnitelma, jossa viran tehtävät, vaatimukset ja toimintaympäristö kuvataan. Laitoksen johtaja valmistelee luonnoksen virantäyttösuunnitelmasta ja toimittaa sen tiedekuntaan. Virantäyttösuunnitelman sisällössä tulee ottaa huomioon laitoksen ja tiedekunnan toiminta- ja taloussuunnitelman linjaukset.

Suunnitelma sisältää virkaa ja sen täyttämistä koskevat tiedot. Yli vuoden kestäviin avoimen haun kautta täytettäviin virkoihin/virkasuhteisiin laaditaan virantäyttösuunnitelma.

Virantäyttösuunnitelman tulee sisältää

 
1. viran alaa ja tehtäviä koskevat tiedot;
2. viran kelpoisuusvaatimukset;
3. mahdollinen määräaikaisuus;
4. viran hakemista ja hakemuksiin liitettävää aineistoa koskevat ohjeet;
5. opetusnäytteen antamista koskevat ohjeet (yliassistentuurit, lehtoraatit);
6. nimittämismenettelyn sekä
7. lisätietojen antamista koskevat tiedot.

Lehtorin, yliassistentin ja assistentin viran virantäyttösuunnitelmien pohjatekstit (suomeksi ja englanniksi) ovat tiedekunnan i-asemalla osoitteessa I:\Hum\HTK-TOIMINTA.

- - - - -

Hakuajan päätyttyä hakijoiden hakemusasiakirjat ja niiden liitteet toimitetaan hallintovirastosta tiedekunnan kautta laitokselle. Laitoksen johtaja käsittelee hakemukset ja laatii yhteenvedon hakijoiden ansioista (lomakepohjat, joita voi käyttää soveltuvin osin, ovat tiedekunnan i-asemalla osoitteessa I:\Hum\HTK-TOIMINTA) laitoksen toimiston henkilökunnan avustuksella. 

Laitoksen johtajan esityksen perusteella virkaan kelpoiset hakijat kutsutaan antamaan opetusnäyte (ohje suomeksi ja englanniksi) (yliassistentin, lehtorin ja yliopistonopettajan virat). Laitoksen toimisto laatii kutsut hakijoille ja huolehtii tilavarauksesta. Laitoksen johtaja päättää opetusnäytettä antamaan kutsuttavat hakijat ja valmistelee opetusnäytetilaisuuden järjestämiseen liittyvät asiat (ajankohta, arvostelulautakunnan nimeäminen, opetusnäytteen aihe ja millä kielellä opetusnäyte annetaan), jotka dekaani hyväksyy päätöksellään. Dekaani voi vapauttaa opetusnäytteen pitämisestä, jos hakija on kahden vuoden sisällä antanut opetusnäytteen Jyväskylän yliopistossa ko. olevan viran alalta. Julkinen opetusnäytetilaisuus pidetään tiedekuntaneuvoston hyväksymälle arvostelulautakunnalle (arvostelulomake). Opetusnäytetilaisuudesta laaditaan pöytäkirja (pöytäkirjan pohjateksti on tiedekunnan i-asemalla osoitteessa I:\Hum\HTK-TOIMINTA).

Opetusnäytetilaisuuden jälkeen laitoksen johtaja tekee esityksen tiedekuntaneuvostolle virkaan nimittämisestä. Esityksen mukana hän toimittaa hakijoiden hakemusasiakirjat ja muut dokumentit tiedekunnan kansliaan. Lehtorin virantäytöissä esittelijä laatii esittelymuistion laitoksen johtajan esityksen pohjalta.

- - - - -

Ennen nimityksen antamista laitoksen johtaja tekee esityksen palkkausperusteista ja toimittaa sen hallintoviraston henkilöstösihteerille. Laitoksen johtajan laatima nimittämiskirja ja johtajan esitys palkkauksesta toimitetaan tiedekuntaan.

Tiedekunnan, tiedekuntaneuvoston ja yliopiston hallinnon tehtävät:

Tiedekunnan hallintopäällikkö esittelee virantäyttösuunnitelman tiedekunnan johtoryhmässä, joka toimii esittelijän apuna tiedekuntaneuvoston käsittelyyn valmisteltavissa asioissa. Tiedekuntaneuvosto on päättävä viranomainen virantäyttösuunnitelman hyväksymisessä.  Dekaani voi hyväksyä päätöksellään määräaikaisen virkasuhteen virantäyttösuunnitelman. Viran alan muuttamisesta tai täsmentämisestä tiedekuntaneuvosto tekee esityksen yliopiston rehtorille.

Hallintovirasto (ks. hallintoviraston kirje) laatii lopullisen hakuilmoituksen tiedekunnan luonnoksen pohjalta ja julistaa viran haettavaksi. Ilmoitus ja hakuaika julkaistaan yliopiston www-sivuilla, tiedekunnan www-sivuilla, työvoimatoimistossa (mol.fi), paikallisessa sanomalehdessä (Keskisuomalainen) sekä mahdollisesti Helsingin Sanomissa.

Jyväskylän yliopiston hallitus on kokouksessaan 30.4.1997 päättänyt, että täytettäessä yliopiston virkoja, joiden tehtäviin kuuluu opetus, hakijoilta edellytetään opetusansioita koskeva selvitys opetusansioiden portfoliokaavion (suomeksi ja englanniksi) muodossa.

Hakuajan päätyttyä hakijoiden hakemusasiakirjat liitteineen toimitetaan hallintovirastosta tiedekunnan kautta laitokselle.

- - - - -

Tiedekuntaneuvosto tekee päätökset virkaan nimittämisestä (kuten tutkija, yliopistonopettaja, yliassistentti, assistentti). Yliopiston hallitus nimittää kuitenkin lehtorin virkaan ja yli vuoden kestävään virkasuhteeseen. Tiedekunnan kanslia lähettää pöytäkirjanotteen ja laitoksen johtajan esityksen tiedoksi hakijoille.   

- - - - -

Tiedekunnan dekaani ja hallintopäällikkö ja allekirjoittavat nimittämiskirjan ja tiedekunnan kanslia lähettää nimittämiskirjan, johtajan esityksen palkkauksesta sekä hakuprosessiin liittyvät dokumentit yliopiston kirjaamoon ja arkistoi dokumenteista tarvittavat kopiot tiedekuntaan. Yliopiston kirjaamo ilmoittaa päätöksestä kaikille hakijoille.

Virkasuhteiden täyttö

Virkasuhteiden täytössä noudatetaan samoja periaatteita soveltuvin osin.  Dekaani nimittää assistentit, yliassistentit, tutkijat ja muun kuin opetus- ja tutkimushenkilökunnan määräaikaiseen enintään vuoden pituiseen virkasuhteeseen. Yli vuoden pituisissa virkasuhteissa noudatetaan samaa nimitysprosessia kuin viroissa.