16.11.2018

Digitaalinen tiedonhallinta: menetetty mahdollisuus?

Jari Ojala

Viranomaisten tuottama aineisto on keskeinen lähde historiantutkimukselle. Tämä aineisto on tähän saakka ollut historiantutkijan ulottuvilla arkistoissa. Pelkästään Kansallisarkiston kokoelmissa on 220 hyllykilometriä aineistoa.

Olemme tottuneet siihen, että aineisto on paperimuodossa ja sitä tutkiakseen täytyy mennä arkistoon. Jatkossa näin ei enää ole. Paperiarkistot eivät sinänsä katoa mihinkään, mutta niiden rinnalle on syntynyt koko ajan kasvava digitaalisen aineiston massa. Jo nyt Kansallisarkistossa on kokoelmissaan lähes 70 miljoonaa digitaalista kuvatiedostoa, ja tämä määrä on kasvamassa rajusti tulevina vuosina.

Kansallisarkistoon ollaan siirtämässä lähivuosina noin 160 hyllykilometriä eri viranomaisten viime vuosikymmenien aikana tuottamaa, pysyvästi säilytettävää aineistoa. Tämän lisäksi mahdollisesti toteutuvan sote- ja maakuntauudistuksen myötä kunnista on siirtymässä valtionhallinnolle ja sitä kautta Kansallisarkiston alaisuuteen jopa 200 hyllykilometriä aineistoa.

Käytännössä ei ole järkevää rakentaa uusia arkistomakasiineja näiden siirrettävien arkistojen säilyttämiseen. Niiden arkistoiminen tultaneenkin toteuttamaan massadigitointina. Uusi arkistolaki mahdollistaa tämän: aineistoja ei enää ole pakko tallentaa paperimuodossa. Tutkijoille tämä tarkoittaa sitä, että tulevaisuudessa digitaalisen aineiston etäkäyttö ja tiedonlouhinta ovat yhä arkipäiväisempiä välineitä.

Mitä sitten tapahtuu valmiiksi digitaalisessa muodossa olevalle aineistolle? Mahdollisesti jo tässä kuussa eduskuntaan tulossa oleva uusi tiedonhallintalaki pyrkii ratkaisemaan tätä ongelmaa.

Tiedonhallintalaki on herättänyt kuluneen vuoden aikana tunteita, eikä vähiten historiantutkijoiden ja Kansallisarkiston piirissä. Eikä syyttä, olisihan laki alkuperäisessä muodossaan sisältänyt tutkijoiden ja Kansallisarkiston kannalta hankalia linjauksia, mistä on keskusteltu laajasti myös julkisuudessa.

arkisto.jpg

Arkistot ja tutkimus ovat kuitenkin vain pieni osa tiedonhallintalain kokonaisuutta, jossa pyritään vastaamaan tiedon räjähdysmäisen kasvun, digitaalisten aineistojen ja tiedon käytettävyyden ongelmiin. Ennen kaikkea tavoitteena on se, että sähköisessä muodossa oleva tieto on sekä palvelun käyttäjien että tuottajien hyödynnettävissä. Samalla pyritään vastaamaan tieto- ja kyberturvallisuuden visaisiin pulmiin ja pääsemään eroon saman tiedon tallentamisesta eri paikkoihin.

Nyt tiedonhallintalaista ollaan jättämässä tässä vaiheessa arkistot kokonaan pois eli tiedonhallintalaki ei tässä vaiheessa määrittelisi pysyvästi säilytettävää aineistoa. Tämä on huono uutinen tutkimukselle – ja myös laille. On vaikea ymmärtää tiedonhallintalakia, josta puuttuu tiedonhallinnan päätepiste.

Valitettavasti näyttää siltä, että nyt tehtyjen linjausten myötä tiedonhallintalaista on tulossa menetetty mahdollisuus, jos arkistointi jätetään ratkaisematta. Tämä voi johtaa tilanteeseen, jossa aineiston säilytyspäätöksissä painottuvat muut kuin tutkimuksen tarpeet. Näin esimerkiksi aineiston suuri määrä voisi olla perusteena sekä sen tallentamiseen että tuhoamiseen, kun tutkimuksen näkökulmasta olennaisempaa on aineiston sisältö.

Digitaalinen viranomaisaineisto tulee jatkossa kiinnostamaan myös muita kuin historiantutkijoita; on vaikea keksiä mitä tieteenalaa aineisto ei kiinnostaisi. Kynnys lähteä arkistoon penkomaan papereita on ollut monille ylivoimainen; tulevaisuudessa tätä kynnystä ei enää ole, kun arkistomassoihin pääsee kiinni kotikoneelta.

Tämäkin on hyvä uutinen: mitä enemmän arkistoilla on käyttäjiä, sitä keskeisemmäksi myös historiantutkijoiden asema tiedeyhteisössä muuttuu. Digitaalisessa muodossa oleva viranomaisaineistolle tulee mahdollistamaan myös monenlaista uutta yritystoimintaa, mikä on jo nähty, kun julkisen datan rajapintoja on avattu. Myös tässä on paljon mahdollisuuksia historiantutkimuksen ammattilaisille.

Historiantutkijan perustaidot, lähdekritiikki, aineiston kontekstointi ja arkisto-osaaminen, eivät katoa minnekään, päinvastoin. Niiden rinnalle tarvitaan yhä enemmän digitaalisten aineistojen hyödyntämiseen mahdollistavia taitoja. Tässäkin historiantutkijat ovat jo edenneet, onhan meillä jo paljon muuta digitaalisessa muodossa olevaa, jo nyt massiivisesti hyödynnettyä dataa kuten lehtiaineistot, osa yksityisarkistoista sekä digitaalisessa muodossa oleva tutkimuskirjallisuus.

Jari Ojala on vertailevan talous- ja liiketoimintahistorian professori ja tutkimus- ja innovaatiotoiminnasta vastaava varadekaani.