19.12.2014

Muistilista matkustaville helalaisille

Moni meistä helalaisista matkustaa ja osa tekee pitkiäkin työ- ja kenttätyömatkoja erilaisiin kohteisiin. Alle on koottu lista niistä keskeisistä asioista, joita matkalle lähtevän kannattaa huomioida.

  • Varmista matkallesi riittävä rahoitus jo hyvissä ajoin ennen matkalle lähtöä. Keskustele joko hankkeen johtajan tai laitoksen johtajan kanssa matkan budjetista.
  • Hae tarvittaessa matkaa varten apurahaa tai muuta rahoitusta ulkopuoliselta rahoittajalta. Hakemukseen kannattaa sisällyttää kaikki matkasta aiheutuvat ylimääräiset kulut, kuten viisumimaksu tai ne ylimääräiset rokotukset, lääkkeet ja välttämättömät tarvikkeet (ensiapu, hyönteiskarkotteet jne.), jotka joudut maksamaan itse.
  • Tee matkasuunnitelma hyvissä ajoin. Jos olet työsuhteessa yliopistoon, tee matkasuunnitelma SAP portaalin kautta. Erityisesti väitöskirjaa tekevien apurahatutkijoiden suositellaan tekevän ulkomaan matkoista lyhyt kirjallinen suunnitelma joko väitöskirjatyön ohjaajalle, projektin johtajalle tai laitoksen johtajalle.
  • Yhteystiedot matkan aikana. Tarkemman matkasuunnitelman lisäksi on suositeltavaa jättää työpaikalle matkan aikana voimassa olevat yhteystiedot, jotta sinut voi tavoittaa, mikäli tarve sitä vaatii. Työmatkan aikana matkustajan tulee lukea myös sähköpostit mahdollisimman usein. Varmista myös, että sinulla on ajan tasalla olevat yhteystiedot kaikkien niiden Suomessa olevien henkilöiden osalta, joihin voit itse tai esimiehesi (ja/tai ohjaajasi) olla yhteydessä hätätilanteessa. Jätä kotimaan yhteyshenkilöllesi myös kopio tarkemmasta matkan aikataulusta ja matkasuunnitelmasta sekä yhteystiedoistasi matkan aikana.
  • Viisumit. Euroopan unionin alueella on yksinkertaista matkustaa, mutta moniin muihin maihin tarvitaan viisumi, jonka hankkimiseen liittyvät käytänteet vaihtelevat. Selvitä hyvissä ajoin etukäteen, millaisella viisumilla matka kannattaa tai on turvallista tehdä ja liittyykö maahantuloon muita käytänteitä (esim. voimassaoleva rokotustodistus, tullimuodollisuudet jne.). Joihinkin maihin työviisumia on vaikea saada esimerkiksi, jos työryhmässä on mukana valokuvaajia tai toimittajia.  Lisäksi on maita, joihin matkustettaessa pitää tehdä etukäteen ilmoitus (esim. USA, jonka osalta ks. http://finland.usembassy.gov/).
  • Tarkista passisi ja viisumisi voimassaoloaika. Monet maat edellyttävät, että passin tulee olla voimassa tietyn pituisen ajan vielä matkan päättymisen jälkeenkin. Tarkista myös passin kunto, sillä repaleinen matkustusasiakirja saattaa olla este päästä maahan.
  • Oletko lähdössä konferenssiin vai kenties pidemmälle arkisto- tai kenttätyömatkalle? Jos matkasi tarkoitus on jokin muu kuin konferenssi tai seminaari, voi matkan tarkoituksella ja/tai pituudella olla vaikutusta muun muassa viisumiin tai voit tarvita tutkimusluvan. Ota hyvissä ajoin selvää kohdemaan ja/tai sen organisaation käytänteistä, johon olet menossa työskentelemään.
  • Varmista aina, että sinulla on voimassa oleva ja riittävän kattava matkavakuutus. Apurahatutkija joutuu hankkimaan matkavakuutuksen itse eikä yliopisto ole vastuussa, jos apurahatutkijalle sattuu matkan aikana esimerkiksi sairastuminen tai tapaturma, joka vaatii välitöntä tai kallista sairaalahoitoa. Yliopistoon työsuhteessa oleva saa työmatkalle matkavakuutuksen yliopiston puolesta, mutta se edellyttää hyväksyttyä matkasuunnitelmaa. Selvitä myös, mitkä Euroopan ulkopuoliset maat kuuluvat matkavakuutuksen piiriin. Älä koskaan matkusta ilman tarkistettua vakuutusturvaa sellaisiin maihin tai maakuntiin, joita Ulkoministeriö joko kehottaa välttämään. Säilytä tiedot matkavakuutuksesta aina mukana, mielellään vaikka lompakossa, sekä varmistukseksi kopiot tiedoista myös muualla. (Lisätietoja yliopiston matkavakuutuksesta https://www.jyu.fi/yliopistopalvelut/intra/henkilostolle/how-to/matkavakuutus)
  • Konsulipalvelut. Selvitä etukäteen lähimmän Suomen suurlähetystön, konsulaatin tai muun suomalaisille konsulipalveluja tarjoavan instanssin sijainti- ja yhteystiedot sekä ota ne mukaasi matkalle. Yhteystiedot helpottavat avun saamista, jos joudut matkan aikana vaikeuksiin. (Ks. ulkoministeriön sivuilta lisäinformaatio konsulipalveluista http://formin.finland.fi/Public/default.aspx?nodeid=15724&contentlan=1&culture=fi-FI)
  • Matkustusasiakirjat. Tärkeimmistä matkustusasiakirjoista kannattaa ottaa kopiot, joita säilytetään koko matkan ajan eri paikassa kuin alkuperäisiä. Kaikista matkustusasiakirjoista on syytä liittää kopiot sähköpostiin ja tarvittaessa voi käyttää myös paperikopiota. Jos alkuperäiset syystä tai toisesta katoavat, kopiot voivat helpottaa asioiden järjestämistä.
  • Huomioi kohdemaan turvallisuustilanne. Maailmasta löytyy maita ja alueita, joihin matkustamista ei suositella. Ulkoministeriö seuraa tarkoin kohdemaiden turvallisuustilannetta ja ulkoministeriöiden matkustusohjeita tulee seurata kirjaimellisesti. Ulkoministeriö suosittelee tekemään matkustusilmoituksen. Tarkempia tietoja löytyy mm. Suomen ulkoministeriön sivuilta (http://formin.finland.fi/Public/default.aspx?nodeid=15732&contentlan=1&culture=fi-FI).
  • Paikallinen kulttuuri. Ennen matkaa tulee ehdottomasti selvittää millaisissa olosuhteissa matkakohteessa toimitaan. Joissakin maissa osallistuminen mielenosoituksiin ja massatapahtumiin on ulkomaisilta kielletty. Huomioi, että esimerkiksi internet ei ole kaikkialla jatkuvasti käytettävissä. Monessa paikassa tällaisiin tilanteisiin liittyy myös vakavia turvallisuusriskejä. Huumeiden, päihteiden käyttöön ja julkisissa tiloissa toimimiseen (pukeutuminen, valokuvaaminen jne.) saattaa liittyä sääntöjä ja rajoituksia, joista rangaistaan. On maita, joissa homoseksuaalisuus on rikos, joten samaa sukupuolta olevien parien on syytä välttää julkisia hellyydenosoituksia. Omalla autolla matkustavien tulee selvittää kohdemaan viranomaisilta, mitä selvityksiä joko oman ajoneuvon maahan tuominen ja maasta pois vieminen edellyttää tai millaisia lupia ajaminen ylipäätään edellyttää.
  • Muista rokotukset, riittävä lääkitys ja ensiapuvalmius. Rokotusten tulee olla voimassa ja lisäksi voit tarvita lisärokotuksia kohdemaasta ja sen olosuhteista riippuen. Jotta rokotuksista on hyötyä, ne tulee ottaa riittävän ajoissa. (Rokote.fi -sivustolta lisätietoa rokotuksista ja matkustamisesta http://rokote.fi/matkailijan-rokoteopas/) Selvitä myös mitä lääkkeitä voit tarvita matkan aikana. (Työterveyden piirissä oleville ks. lisätietoja rokotteiden osalta https://www.jyu.fi/yliopistopalvelut/intra/henkilostolle/oppaat/tyoterveys/tyomatkaan-liittyvat-rokotukset ja työterveyslääkäreiden ja -hoitajien yhteystiedot https://www.jyu.fi/yliopistopalvelut/intra/henkilostolle/oppaat/tyoterveys/tyoterveyshoitajat-laakarit-ja-psykologit) Pidä aina mukanasi ja helposti saatavilla, esimerkiksi lompakossa, tiedot mahdollisista allergioista, hoitoa vaativista sairauksista sekä käyttämistäsi lääkkeistä.Varaa tarpeeksi lääkkeitä mukaan matkasi ajaksi.
  • Älä laiminlyö terveyteen ja terveydenhuoltoon liittyviä etukäteisvalmisteluja. Kanna aina mukanasi paikallisen sairaanhoidon, vakuutusyhtiön, vakuutusyhtiön suositteleman lääkäripäivystyksen ja kohdemaan lähetystön yhteystietoja. Jos sairastut tai loukkaannut matkan aikana vakavasti, olet ensisijaisesti paikallisen sairaanhoidon varassa. Paikallinen hätänumero kannattaa jo maahan saapuessa tallettaa omaan matkapuhelimeen. Ambulanssi vie potilaan yleensä ensin lähimpään sairaalaan, jossa saadun hoidon taso voi olla riittämätön. Lähin Suomen konsulaatti tietää lähimmän tai paremman sairaalan, mutta tässä vaiheessa tarvitaan joko rahaa, luottokortti ja/tai matkavakuutus. Sairaalaan joutuessa kannattaa ottaa mahdollisimman nopeasti yhteyttä matkavakuutuskortissa olevaan päivystysnumeroon, jotta sairaalamaksujen maksaja saadaan vahvistettua – saattaa olla, että hoitoa ei anneta ennen kuin maksaja varmistuu. Vakuutusyhtiön päivystäjältä kannattaa kysyä myös sairaalan tasosta ja mahdollisuudesta päästä Suomeen hoitoon. (Kriisitilanteeseen valmistautumisesta ks. http://formin.finland.fi/Public/default.aspx?nodeid=34613&contentlan=1&culture=fi-FI)
  • Valuutta. Matkalle kannattaa varata riittävästi valuuttaa eri muodoissa erityisesti niihin maihin matkustettaessa, joissa luottokorttien käyttäminen ei ole yleistä, eikä kenties erityisen luotettavaakaan. Ostaessasi tavaraa kannattaa usein käyttää luottokorttia, jos se on mahdollista, koska jos kortti tai tunnus varastetaan, sinulla on mahdollisuus ottaa yhteys luottoyhtiöön etkä joudu maksamaan varkaan tekemiä ostoksia ja nostoja. Pankkikortti on kytketty suoraan pankkitilille, joten jos varas pääsee käsiksi pankkitiliisi, rahat siirtyvät tililtäsi, kun kauppias lähettää korttimaksut eteenpäin pankkiinsa. Luottokorttia käyttäessä luottoyhtiö maksaa ostoksesi ja ajanjakson lopussa lähettää sinulle laskun. Korttien hyväksyntä vaihtelee maittain. Nk. länsimaissa niitä voi käyttää lähes kaikkialla; eräissä kehitysmaissa kortteja ei voi juuri lainkaan käyttää. Hyväksytyimmät luottokortit maailmalla ovat VISA ja MasterCard, joskus myös American Express ja Diners Club. Toisinaan on järkevintä ottaa valuutaksi mukaan dollareita, euroja tai jotain muuta yleisesti tunnettua ja luotettavana pidettyä valuuttaa sen sijaan, että sijoitat koko matkabudjettisi paikalliseen valuuttaan. Väärennettyjä rahoja on liikkeellä kaikkialla, siksi sinun kannattaa tutustua kohdemaan valuuttaan ennen matkaa. Lisäksi kannattaa selvittää jo etukäteen, toimiiko kohdemaassa Western Unionin kaltaisia palveluja, joiden avulla saat nopeasti itsellesi valuuttaa, jos sinut esim. ryöstetään. Ulkoministeriöiden maakohtaisista tiedotteista löytyy ohjeita valuutanvaihtoon, rahaliikenteeseen ja pankkikorttien toimivuuteen liittyviin asioihin. (Ks. myös http://formin.finland.fi/Public/default.aspx?nodeid=15732&contentlan=1&culture=fi-FI)
  • Varmista, että sinulla on käytössäsi ulkomaan verkossa toimiva puhelin. Varmista siis, ettei puhelimessasi ei ole ulkomaanpuhelujen estoa. Hätätilanteissa puhelin ei auta, jos ulkomaille ja ulkomailta soittaminen on estetty.
  • Matkalasku. Yliopistoon työsuhteessa olevan kannattaa laatia matkalasku mahdollisimman pian matkan päätyttyä. Joudut usein matkustaessasi maksamaan majoituksia ja muita korvattavia kuluja itse ja sinulla voi olla runsaastikin rahaa kiinni matkassa. Matkalaskun käsittely vie aikaa ja voit joutua odottamaan rahoja, joten matkalaskun laatimista ei kannata turhaan viivytellä. Mikäli matkaan sisältyy kuluja, joihin et saa paikalla kuitteja, pidä matkapäiväkirjaa ja selvitä mahdollisuuksien mukaan matkasihteeriltä, miten matkapäiväkirja tulee laatia, jotta se on pätevä laskutusvaiheessa.
  • Väitöskirjojen ohjaajille. Väitöskirjojen ohjaajien tulisi käydä ennen vaativampia matkoja ohjattaviensa kanssa ohjeistava keskustelu ja varmistaa, että matkallelähtijä:
  1. ymmärtää millaisiin olosuhteisiin hän on lähdössä työskentelemään,
  2. tietää millaisia asioita matkalla ja sen suunnittelussa on tärkeää huomioida ja
  3. kykenee tekemään töitä itsenäisesti ja osaa ottaa vastuuta myös omasta jaksamisestaan ja fyysisestä hyvinvoinnistaan.