27.09.2017

Jatko-opinto-oikeuden haku- ja hyväksymisprosessi

Laitos: keskustelu hakemuksesta ja sen liitteistä

  • kun jatko-opinto-oikeuden hakua suunnitteleva henkilö on ottanut yhteyttä oppiaineen pääedustajaan, he käyvät yhdessä läpi hakua suunnittelevan henkilön aiemmat opinnot, opintomenestyksen, tutkimus- ja jatko-opintosuunnitelman
  • hakija lähettää hakemuksensa sähköisellä lomakkeella

Tiedekunta: hakemuksen lähettäminen laitoksille puollettavaksi

  • kun hakuaika on päättynyt, tiedekunta lähettää jatko-opinto-oikeuden hakemukset sekä laitoksen johtajalle että laitoksella toimivalle johtoryhmälle, tutkimuslautakunnalle tai vastaavalle, joka käsittelee ja arvioi hakemukset (vastuuhenkilö suunnittelija Heli Niskanen)

Laitos: päätökset hakemusten puoltamisesta

  • laitoksella toimiva johtoryhmä, tutkimuslautakunta tai vastaava käsittelee ja arvioi hakemukset omien käytäntöjensä mukaisesti. Ryhmä voi kutsua hakijan tapaamiseen vastaamaan hakemusta koskeviin kysymyksiin. Ryhmä voi myös keskustella hakemuksista esimerkiksi oppiaineen pääedustajien tai laitoksen johtajan kanssa. Ryhmät ovat laitoksilla seuraavat:
    • Hela: laitoksen johtoryhmä, yhteyshenkilö yliopistotutkija Piia Einonen
    • KiVi: laitoksen tutkimuksen johtoryhmä, yhteyshenkilö professori Sari Pietikäinen
    • Mutku: laitoksen tutkimuslautakunta, yhteyshenkilö professori Raine Koskimaa
    • Solki: jatko-opiskelijoiden ohjaajapooli, yhteyshenkilö professori Ari Huhta
    • Yfi: tohtoriohjelman johtoryhmä, yhteyshenkilö professori Tiina Silvasti
  • valintavaiheessa tulee arvioida opiskelijavalinnan edellytyksenä olevan asiantuntevan ohjauksen saatavuuden ja ohjausresurssien riittävyys. Ohjauksen saatavuutta arvioidaan sen perusteella, kuinka vahvaa ja vakiintunutta laitoksen tai tiedekunnan tutkimustoiminta on hakijan tutkimusaiheen alueella. Ohjausresurssien riittävyyttä arvioidaan sen perusteella kuinka monta ohjattavaa hakemuksessa ehdotetulla vastuullisella ohjaajalla jo on. Jos ehdotettu vastuullinen ohjaaja toimii jo vähintään 9 sellaisen tohtoriopiskelijan vastuullisena ohjaajana, joiden opiskeluoikeus on aktiivinen, tiedekunta voi vuodessa määrätä hänet vastuulliseksi ohjaajaksi korkeintaan yhdelle uudelle tohtoriopiskelijalle. Tiedekunnat voivat harkintansa mukaan päättää alhaisemmasta ohjaajakohtaisesta ohjattavien enimmäismäärästä.
  • hakemusten käsittelyssä huomioidaan hallintolain mukainen esteettömyysvaatimus
  • ryhmässä kirjataan ylös päätetyt puollot. Ryhmän puheenjohtaja tai sihteeri lähettää tiedot puoltopäätöksistä tiedekuntaan (suunnittelija Heli Niskaselle). Puollettavien hakemusten osalta ilmoitetaan myös ehdotus hakijan tulevasta pääohjaajasta, vähintään yhdestä muusta ohjaajasta sekä seurantaryhmästä. Kielteiset esitykset perustellaan.

Tiedekunta: jatko-opinto-oikeutta koskevien päätösten teko ja tiedottaminen

  • hakijoiden hakukelpoisuus ja hakudokumenttien oikeellisuus tarkastetaan. Tarkastamisessa voidaan käyttää apuna yliopiston ulkopuolisia palveluntarjoajia. 
  • dekaani tekee päätöksen jatko-opinto-oikeuksien myöntämisestä laitosten esitysten pohjalta.  Päätöksen valmistelijana on opintopäällikkö.
  • tiedekunta liittää tiedekunnan tohtorikoulutettavien sähköpostilistalle sähköpostitiedon niiden henkilöiden osalta, joille on myönnetty jatko-opinto-oikeus. (vastuuhenkilö suunnittelija Heli Niskanen)
  • tiedekunta ilmoittaa hakijalle valintapäätöksestä sähköpostitse (ja kirjeitse). (vastuuhenkilö suunnittelija Heli Niskanen)
  • tiedekunta (vastuuhenkilö suunnittelija Heli Niskanen) lähettää
    • ohjaajille tiedon valintapäätöksestä sekä pyynnöstä hakemuksen liitteenä tulleen tutkimussuunnitelman
    • laitoksen johtajalletiedon valintapäätöksestä. Laitoksen johtaja välittää tiedon eteenpäin laitoksen sisällä sovitun käytännön mukaisesti mm. laitoksen sähköpostilistoista vastaavalle henkilölle, jotta jatko-opinto-oikeuden saaneet henkilöt voidaan liittää laitoksen tohtorikoulutettavien ja/tai henkilökunnan sähköpostilistalle.
  • tiedekunta tarkistaa kuukauden kuluttua valintapäätösten postittamisesta, ovatko kaikki jatko-opinto-oikeuden saaneet palauttaneet hyväksymiskirjeen liitteenä olleen ilmoittautumislomakkeen tiedekuntaan. Tarvittaessa tiedekunta lähettää muistutuksen. (vastuuhenkilö suunnittelija Heli Niskanen)

Laitos: jatko-opintojen käynnistymisen varmistaminen

  • pääohjaaja tallentaa tiedekunnasta saamansa valintapäätöksen ja tutkimussuunnitelman laitoksen käytännön mukaisesti.
  • pääohjaaja kutsuu mahdollisimman nopeasti koolle kaikki työn ohjaajat, jotka yhdessä tohtorikoulutettavan kanssa sopivat yhteistyön periaatteista ja kirjaavat sovitut asiat ohjausasiakirjaan.

Tiedekunta: jatko-opinto-oikeuden haun ja myöntöjen seuranta

  • Wolmar Schildt -instituutin johtoryhmä seuraa jatkuvasti jatko-opinto-oikeuden hakujen tilannetta
  • sihteeri esittelee jatko-opinto-oikeuden hakemuksista tehdyn koosteen instituutin johtoryhmän kokouksessa, jossa koosteesta ja jatko-opinto-oikeuksien hakutilanteesta keskustellaan.
  • laitosten edustajien tehtävänä on välittää tietoa tilanteesta laitoksilla.