IT-palvelut

IT-palvelut kehittää: Avoimen yliopiston YTOL-hakupalvelu CRM-integraatiolla

Avoimelle yliopistolle kehitetty YTOL-hakupalvelu tehostaa ja uudistaa yhteistyöoppilaitosten hakuprosessia.
IT-palvelut kehittää: Avoimen yliopiston YTOL-hakupalvelu CRM-integraatiolla

YTOL-hakupalvelu yhdistää selkeyden ja hajautetun sisällön syöttämisen

Tässä kerrotaan uudistuksesta teknisen toteutuksen ja kehityksen näkökulmasta.

Uudistuksen lähtökohdat

Jyväskylän yliopiston avoin yliopisto halusi uudistaa yli 10 vuotta vanhan verkkopalvelun, jossa yhteistyöoppilaitokset ilmoittavat halukkuutensa toimia koulutuksen toteuttajana.

Uudistuksen motivaationa ja lähtökohtana todettiin seuraavaa:

  • Haluttiin tuoda palvelu modernille, järjestelmällisesti ylläpidetylle alustalle (Plone)
  • Merkittävä prosessin muutos - yhteyshenkilön sijaan myös opettajat täyttäisivät omat pätevyystietonsa tietojen laadun varmistamiseksi
  • Integraatio CRM-järjestelmään (MS Dynamics) ja samalla asiakkuudenhallintajärjestelmän käyttöönotto Avoimessa yliopistossa
  • Käytettävyys aiempaa helpommaksi
    • Palvelun responsiivisuus huomioitu - skaalautuu tabletille ja mobiililaitteelle
    • Uudenlainen kirjatumistapa - ei henkilökohtaisia tunnuksia ja salasanarumbaa vaan kaikkki perustuu ns. secure link -toimintoon, jossa käyttäjät saavat sähköpostiinsa klikattavan linkin, jonka kautta pääsee järjestelmää käyttämään
    • Sähköpostinotifikaatioita, kun tapahtuu muutoksia (esim. hakemuksen tila vaihtuu)
  • Monipuolinen työnkulku sekä Plone-toteutuksen että CRM:n puolella

 

Uudistuksen teknisiä päätöksiä ja taustaa

IT-palveluiden asiantuntija yhdessä Avoimen yliopiston suunnitelijoiden kanssa kartoitti ongelmaa ja teki laajaa taustamäärittelyä keväällä 2016. Tässä vaiheessa listattiin olennaiset tiedot, mitkä tulee tallettaa CRM-järjestelmään. Samoin selvitetiin, mitä uusi prosessi merkitsisi kullekin taholle. Tarkoitus oli julkaista uusi palvelu marraskuussa 2016.

Koska CRM:ään ei saa lomaketta tietojen keräämistä varten, tarvittiin erillinen sovellus, jonka kautta tietoja voidaan syöttää. Tähän valittiin Plone-sisällönhallintajärjestelmä, jolla oli tehty paljon muitakin www-sovelluksia JYU:ssa (www.jyu.fi, Koppa, Moniviestin jne.) ja jonka räätälöintiin löytyy osaamista. 

 

Uudistuksen kulku

Mutta matka on ollut möykkyinen, tässä tarkempi kuvaus siitä:

2016 - haasteita

Toteutus saatiin lopulta monien vaiheiden jälkeen tuotantokäyttöön. Alunperin keväällä 2016 CRM-integraatio ostettiin ulkopuoliselta toimittajalta, mutta varsin pian selvisi, että se toteutus oli sellainen, mitä ei voitu käyttää. CRM-toteutus piti tehdä uudelleen IT-palveluiden toimesta.

Plonen ja CRM:n välinen rajapinta oli tarkoitus hoitaa alunperin tiedonsiirtoon tarkoitetulla Jitterbit Microsoft Dynamics Connector -työkalulla, mutta sen käytössä tuli niinikään ylitsepääsemättömiä esteitä: vakaus- ja eheysohgelmia. Joten sekin tiedonsiirto tehtiin uudelleen.

Avoin yliopisto ei ehtinyt syksyllä 2016 testaamaan työkalua tarpeeksi, ja käyttöönottoa päätettiin siirtää seuraavaan syksyyn. Vuoden siirto siksi, että hakuaika on aina marras-joulukuussa. 

2017 - tuotantoon useita toteutuksia

Keväällä 2017 kuitenkin vietiin tuotantoon kehityksessä syntynyt sivutuote - Plonen lomaketyökalun CRM-connector, jota käytettiin onnistuneesti tietojen keräämiseen ja siirtämiseen CRM:n suuntaan. Sivutuotteen toteuttaminen oli vain päivien työ ja tehtiin hyvin lyhyellä varoitusajalla. Tämä toteutus on hyvin joustava ja jatkossakin nopeasti kytkettävissä johonkin yli tuhannesta Plone-lomakkeesta yliopistolla.

Kesällä 2017 Avoin yliopisto prosessia tarkastellessaan huomasi, että siihen tarvitaan vielä merkittäviä muutoksia mm. tietorakenteeseen. Näin ollen vuoden viivästys oli lopulta hyvä asia - tuon tason muutosten tekeminen tuotantoon ja jo syötettyyn tietoon olisi ollut vaikeaa.

Syksyllä 2017 ITP jatkoi sovitusti järjestelmän kehittämistä. Avoin testasi, ja tiiviissä yhteistyössä muutimme testijärjestelmää lähes päivittäin. Tässä modeni ja ketterä devops-toimintatapa näytti kyntensä - muutosten vieminen testattavaksi oli jo alunperin suunniteltu nopeasti tehtäväksi.

Yksi erityinen bonus on automaattitestausten kautta syntyvät automaattiset kuvankaappaukset ohjeisiin. Tässä käytetty ns. Robot Framework -tekniikkaa.

Avoin yliopisto teki ison työn markkinoidessaan järjestelmää ja merkittäviä prosessimuutoksia. He myös kouluttivat omaa väkeään ja loivat kattavat ohjeet.

Uusi palvelu otettiin tuotantokäyttöön 1.11.2017.

Joulukuussa 2017 hakemuksia oli syötetty järjestelmään n. 180 kpl ja seuraavaksi Avoin käy hakemuksia läpi.

Esimerkkejä sovelluksesta

Hakemuksen muokkaaminen on helppoa:

Hakemuksen muokkaaminen - YTOL
Hakemuksen muokkaaminen - YTOL

 

Opettajan tietojen muokkaaminen on yksinkertaista:

Opettajan muokkaaminen - YTOL
Opettajan muokkaaminen - YTOL

 

Hakemuksen työnkulun tila näytetään selkeästi:

YTOL-hakemus-tyonkulku
YTOL-hakemus-tyonkulku

 

Esimerkki automaattisesti generoiduista ja muutosten mukaan päivittyvistä kuvakaappauksista teknisessä ohjeessa:

YTOL-ohjeet
YTOL-ohjeet

 

Yhteenveto

Jos tästä tapauksesta haluaa jotain ottaa opiksi niin seuraavaa:

  • Asiakkaan toiminta on keskiössä koko hankkeen ajan - valmius muuttaa omia prosesseja järkevämmäksi
  • Tärkeää pitää aktiivinen viestintä asiakkaan ja toimittajan kanssa
  • Asiakkaan on helpompi sanoa, mitä ei halua kuin mitä haluaa - on tärkeää että käytössä on testausympäristö
  • Ennakkosuunnittelu on tärkeää - mutta usein vasta kehittäminen ja kokeilu näyttää, mitä oikeasti halutaan
  • Ulkoiset riippuvuudet voivat aiheuttaa hankaluuksia - suurimmat haasteet liittyvät aina tuntemattomiin tekniikoihin
  • Jos organisaatiolla on käytössä sovellusalusta, joka on laajassa käytössä (esim. Plone JYU:ssa), yhden sovelluksen kehittäminen saattaa poikia sivussa uusia toiminnallisuuksia, joita voi hyödyntää muuallakin (tässä tapauksessa asiakaskohtaisesti räätälöitävä yleinen CRM-connector)
  • Valitsemalla käyttöön ilmaisen, avoimeen lähdekoodiin perustuvan järjestelmän (esim. Plone), on varaa maksaa lisenssimaksuja muista järjestelmistä

 

Lisätietoja:

 

kuuluu seuraaviin kategorioihin: , , , ,