IT-palvelut

IT-palvelut kehittää: fdpe.fi - usean korkeakoulun yhteinen ilmoittautumisjärjestelmä

fdpe.fi tarjoaa usean korkeakoulun opiskelijoille taloustieteen kursseja. ITP kehitti uuden sivuston, jossa on mm. kansallinen ilmoittautumisjärjestelmä, vanhan sisällön migraatio ja HAKA-kirjautuminen.

fdpe.fi -etusivu

Kesän 2016 aikana IT-palvelut kehitti uuden sivuston https://fdpe.fi/ - The Finnish Doctoral Programme in Economics. Kyseessä on usean yliopiston yhteinen palvelu taloustieteen tohtoriopintojen tarjoamiseksi. Vanhan palvelun tuki ja ylläpito loppuisi kesän aikana. Kansallista Opintopolku.fi -palvelua ei (ainakaa vielä) käytetä tohtoriopintoihin ilmoittautumisessa.

Tässä esimerkkinä uuden palvelun etusivu:

 

 

 

Case-kuvaus

Toukokuussa 2016 oltiin yhteydessä Helsingin yliopistosta. Tarvekuvaus oli seuraavanlainen:

Tarvitsisimme sähköisen järjestelmän, jolla voimme ylläpitää kansallista taloustieteen tohtorikoulutuksen yhteistyötä. Tarkemmin: tarvitsisimme verkkoalustan, joka sallii yhteistyöhön osallistuvien yliopistojen tohtoriopiskelijoiden ilmoittautumisen muiden yliopistojen järjestämille tohtorikoulutuskursseille. Ideaalitapauksessa 
järjestelmän periaate on seuraavanlainen.
- Kukin yliopisto ilmoittaa joukon järjestämiään tohtoritason kursseja, joilla osallistuu yhteistyöhön
- Ilmoitetuista kursseista muodostetaan kurssipooli, joka kommunikoidaan kaikille opiskelijoille alustan kautta
- Kunkin yliopiston opiskelijat ilmoittautuvat alustan kautta kurssipoolin kursseille
- Kurssin jälkeen opettaja kommunikoi tulokset alustan kautta opiskelijoiden kotiyliopistoille, joissa kurssisuoritukset rekisteröidään
- Kerran vuodessa ilmoittautumiset kootaan yhteen ja lasketaan, kuinka
paljon yliopiston X opiskelijat ovat osallistuneet yliopiston Y kursseille
- Laskelman perusteella sovitaan mahdollisista yliopistojen välisistä
kompensaatioista

Oleellista on nyt siis rakentaa alusta, jota kautta ilmoittautumiset ja suoritteet kommunikoidaan ja kerätään yhteen. Alustan on syytä olla mahdollisimman yksinkertainen ja toimintavarma.

Aikataulumme on epämukavan tiukka siinä mielessä että järjestelmän (tai ainakin sen kurssi-ilmoittautumisominaisuuden) tulisi olla toiminnassa viimeistään elokuussa.

Tämä oli kohtalaisen haastava toive esittää noin loppukeväästä, ottaen huomioon kesän lomat ja muut kehityshankkeet. Mutta arvelimme, että käytössämme oleva teknologiasetti ja kokemus aiemmista lomaketoteutuksista toimisi tässä hyvin, ja kohtalaisen pienellä uuden kehittämisen panoksella.

Suunnitelma

Toteutus jaettiin alustavasti vaiheisiin:

  1. Kehityssivusto näkyviin
  2. Sivuston nimi, domain, certifikaatti ja HAKA-kirjautuminen alulle  (byrokratiaa)
  3. Vanhan sisällön migraatio
  4. Shibboleth-integraation (HAKA) päivitys Plone 5:lle
  5. Kurssit ovat tapahtumia "Kurssit"-kansiossa
  6. Aiemmasta toteutuksesta johdettu PloneFormGen-lomake, johon valitaan listasta kurssija muut tiedot (asiakkaalta ilmoittatumiseen tarvittavat tiedot) HAKA-kirjautumisesta
  7. Aiemmasta toteutuksesta johdettu raportointi, jossa lomakkeelta saa kurssikohtaiset ilmoittautumistiedot
  8. Kansio, jonne opettaja siirtää suoritusexcelin tiedostona
  9. Muut tehtävät, oikeuksienhallinta, viestintä, ohjeistus, lomakkeen hahmottelu, sivuston teemoitus tms.

Tietyt osakokonaisuudet, kuten sivuston hyvä tietoturva, hajautettu sisällönhallinta, intranert, oikeuksien ja ryhmien hallinta, responsiivisuus ja työnkulut tulivat luonnostaan avoimeen lähdekoodiin perustuvan ilmaisen Plone-sisällönhallintajärjestelmän kautta jota olemme JY:ssä hyödyntäneet jo vuodesta 2004 alkaen. 

Käytimme toteutuksessa uusinta Plone 5 -versiota.

Toteutus

Koska kehitys aloitettiin konkreettisesti sillä, että teimme uuden, tyhjän sivuston, asiakkaan oli helpompi hahmottaa asian edistymistä. Kehityssivustolle tehtiin kevyt teemoitus, vanhan sisällön kopiointi ja luotiin aluksi pari sisäistä tunnusta pääkäyttäjille. HAKA-kirjautuminen tulisi myöhemmin.

Kun vanha sisältö oli kunnossa ja osoitteenmuutoksen vaatima byrokratia suoritettu, pystyimme julkaisemaan uuden sivuston jo kesäkuussa 2016, ilman ilmoittautumistoimintoa. Näin ollen asiakas pystyi tarkistamaan, että julkinen sisältö oli kunnossa ja tarvittaessa päivittämään sitä.

Seuraavaksi tehtiin HAKA-kirjautumisen vaatima byrokratia ja toiminnallisuus. HAKA:n avulla jokainen Suomen korkeakouluissa oleva opiskelija voisi kirjautua sivustolle omalla tunnuksellaan ja ilmoittautua. Tämän avulla asiakas saisi selville ilmoittautuneiden nimen, sähköpostiosoitteen ja organisaation. Vastaavasti uusia ylläpitäjiä voitiin myös varmistetusti lisätä antamalla heille oikeuksia. Plonen oikeusmalli mahdolistaa hyvin hienojakoisen oikeuksienhallinnan.

Lopuksi tehtiin ilmoittautumislomake, jossa valitaan automaattisesti kurssi, jonka kautta opiskelija ilmoittautuu. Ilmoittautumislomake avautuu ja sulkeutuu automaattisesti kurssille syötettyjen aikojen perusteella. Ilmoittautumislomake perustuu Plonen PloneFormGen -lisäosaan, joka sekin on avointa lähdekoodia ja käytetty tuhansissa lomakkeissa JY:ssa. Tekniikka on sekä tuttua että turvallista ja kaiken lisäksi ilmaista.

Ilmoittautumiset muodostavat selkeän taulukon, jonka voi siirtää tarvittaessa taulukkolaskentaohjelmaan. Ilmoittautumistiedoista saadaan helposti selville opiskelijan organisaatio kaivattua vuosittaista kustannusten jyvittämistä varten.

Aivan viimeiseksi asiakkaalle tehtiin tiiviit kuvalliset ohjeet sisällön ylläpitoa varten.

Esimerkki 1: Kurssisivu.

fdpe.fi -kurssisivu

Esimerkki 2. Ilmoittautumislomake:

fdpe.fi - ilmoittautumislomake

Yhteenveto

Tämänkaltainen kehitys ei olisi tässä aikataulussa mahdollista, ellei olemassa oleva tekniikka siihen luonnostaan venyisi ja siitä kerätty tietotaito ja kokemus olisi riittävällä tasolla. Asiakkaan ratkaisuihin fokusoitunut asenne ja aktiivinen ote asioiden edistämisessä olivat aivan kriittisessä asemassa. Kun kehityshankkeessa on selkeät rajat, se yleensä parantaa lopputulosta - tehdään ensin ne asiat mitkä ovat aivan oleellisia.

Avoimen lähdekoodin hyödyntäminen ja esim. lisenssikustannusten puuttuminen laskee kehitys- ja ylläpitokustannuksia merkittävästi.

Kaiken kukkuraksi kehityksen varattua aikaa tässä tietojärjestelmäprojektissa meni selvästi alle arvioidun. Toki on mahdollista että sivustoon ilmaantuu uusia kehitystarpeita tai korjattavaa, kun käyttö laajenee.

Uusia kursseja on jo ilmestynut sivustolle, joten jos aihe kiinnostaa, niin sinne vaan ilmoittautumaan!

Kysy lisää ja kommentoi!

Kysy lisää

kuuluu seuraaviin kategorioihin: , , ,