IT-palvelut

IT-palvelut kehittää: Korkeakoululiikunnan digiloikka - liikuntatarrasta mobiilikuitiksi

Kesällä 2017 IT-palvelut kehitti yhdessä Korkeakoululiikunnan ja talouspalveluiden kanssa liikuntamaksu-uudistuksen, jossa liikuntatarra korvataan mobiililaitteesta luettavalla maksukuitilla.
IT-palvelut kehittää: Korkeakoululiikunnan digiloikka - liikuntatarrasta mobiilikuitiksi

Uusi liikuntakuitti on helppo näyttää ja lukea kännykältä.

Kesäkuun 2017 alussa yliopistoliikunta yhdessä talouspalveluiden kanssa otti IT-palveluihin yhteyttä ja kysyi mahdollisuutta hyvin nopeaan uudistukseen liikuntamaksujen osalta - tavoitteena oli korvata liikuntatarrat mobiililaitteen näytöltä tarkastettavalla kuitilla.

Liikuntamaksut on yliopistossa ja vuosia voinyt maksaa verkossa, mutta tämä olisi evoluution seuraava askel.

Tässä kerrotaan uudistuksesta teknisen toteutuksen ja kehityksen näkökulmasta.

Uudistuksen lähtökohdat

Kesäkuun 2017 alussa yliopistoliikunta yhdessä talouspalveluiden kanssa otti IT-palveluihin yhteyttä ja kysyi mahdollisuutta hyvin nopeaan uudistukseen liikuntamaksujen osalta - tavoitteena oli korvata liikuntatarrat mobiililaitteen näytöltä tarkastettavalla kuitilla. Liikuntamaksuthan on yliopistossa ja vuosia voinyt maksaa verkossa

Uudistuksen motivaationa ja lähtökohtana todettiin 9.6.2017 seuraavaa:

  • Vähentää merkittävästi ruuhkia Sopissa ja kassaliikennettä.
    • Tilastojen mukaan kassamaksuja 75% ja verkkomaksuja vain 25%
    • Luovuttaisiin kokonaan työläistä käteismaksuista
  • Prosessin yksinkertaistaminen - liikuntamaksutyyppejä tulee aiempaa vähemmän - helpottaa kaikkien osapuolien toimintaa
  • Helpompi verkkomaksuprosessi - ei tarvitse syöttää syntymäaikaa
  • Ei tarvitse painaa eikä jakaa tarroja
  • Ei tarvita erillisiä lukulaitteita - liikuntakuitissa olevan QR-koodin lukeminen onnistuu tarvittaessa mobiililaitteen sovelluksella
  • Ei lukuvuositarran tarkastamista, statuksen tunnistaminen Paymentsissä maksua maksettaessa
  • HUMAK:n opiskelijat mukaan verkkomaksupalveluun
  • "Digiloikka"

Haasteina pidettiin:

  • Tiedotus ajoissa ja tarpeeksi laajasti
  • Ohjaajien toiminta ja mahdollinen hämmennys kauden alussa
  • Ohjaajien kortti -> Tehdään ohjaajille omat fyysiset kortit
  • HUMAKin lisääminen

Tekninen demototeutus mobiililaitteen näytöltä esitettävästä kuitista oli toteutettu kesäkuun 9., kun sovittiin, että uudistukseen lähdetään. Tekniikan osalta ei osattu arvoida haasteita, jos tässä rajauksessa pidättäydyttäisiin.

Takarajaksi uudistukselle asetettiin 16.8.2017, kun uudet maksut laitetaan myyntiin.

Miten uudistus tehtiin?

Kesäkuu 2017

Alkuperäinen idea tuli talouspalveluilta ja sitä ehdotettiin IT-palveluiden suuntaan 30.5.2017. Olennaisin tekninen asia oli muuttaa jo toteutettua verkkomaksun kuittia niin, että se olisi hyvin luettavissa mobiililaitteelta. Koska nykyinen verkkomaksupalvelu payments.jyu.fi on kokonaan JY:ssä toteutettu, sen sielunelämä oli tuttua ja jatkokehityksen aiheuttamaa työtä pystyttiin tässä tilassa suhteellisen realistisesti arvioimaan. Päätettiin tehdä demototeutus mobiilikuitista ja jatkaa keskustelua sen perusteella.Tuohon meni n. 1 päivä.

Keskustelua jatkettiin kokouksessa 9.6.2017, johon osallistui ITP:n kehittäjät, korkeakoululiikunta, talouspalveluiden edustajat ja JAMK:n edustaja. Keskustelussa kerrattiin uudistuksen motivaatio, mahdolliset haasteet ja tutkittiin demototeutusta ja laajemman kehityksen tarvetta. Kokouksessa päätettiin, että uudistus voidaan toteuttaa tällä hyvin nopealla aikavälillä, kesälomat huomioiden.

Työtä jaettiin seuraavasti:

  • Tekninen kehitys: ITP
  • Maksuprosessin muutokset: talouspalvelut ja korkeakoululiikunta
  • Ohjeistus ja käännökset: korkeakoululiikunta ja viestintä
  • Tiedotus: korkeakoululiikunta ja viestintä, JAMK ja Jao omalla tahollaan

Sovittiin, että elokuun alussa olisi ns. preview-ympäristö laajemmin testattavissa. Jo kesäkuussa saatiin testausmahdollisuus näkyviin: maksaminen, verkossa näkyvä vahvistus, sähköpostiin tuleva ohjeistus ja itse kuittinäkymä. 

Korkeakoululiikunta mainosti uudistusta kesäkuussa mm. Facebookin kautta.

Elokuu

Lomiltapaluun jälkeen muokattiin liikuntamaksukuittia, verokoodeja, värikoodeja, sähköpostiviestejä ja verkkomaksupalvelua viimeisimpien määritysten mukaan. Koska toteutus oli koko ajan testattavissa ja muutosten vieminen näkyviin tehtiin joustavasti, korkeakoululiikunta pystyi katsomaan tekstejä, ehdottamaan muutoksia ja useaan otteeseen niitä hiottiinkin paremmaksi. Ns. ketterässä kehityksessä muutokset saadaan nopeasti asiakkaan näkyville ja asiakkaan rooli sisällön ohjaamisessa korostuu.

8.8.2017 jälkeen testausta laajennettiin. Tässä huomattiin vielä jotain tekstien ja käännösten hienosäätöjä. Myös ohjeistuksia tehtiin suomeksi ja englanniksi, ja korkeakoululiikunta uudisti omia infosivujaan. Talouspalvelut varmisti, että maksutyypit ovat ajan tasalla ja oikeanlaiset.

Sovittiin, että uudistus otetaan tuotantoon keskiviikkona 16.8.2017 samalla kun uudet maksutyypit (syksy, kevät, kesä) julkaistaan.

Viime hetken väristykset ja käyttöönotto

Kun laajempaa testausmahdollisuutta mainostettiin, alkoi kantautua huolestumista siitä, onko uudistus sittenkin liian nopea ja pitäisikö sitä lykätä esim. puolella vuodella. Tässä aikataulussa ei ehtisi viestittää asiasta tarpeeksi, ja toisaalta sitä ei laajassa mittakaavassa oltu tehty. Lisäksi todettiin, että käteismaksumahdollisuus tulisi aiemmin sovitusta huolimatta säilyttää Sopissa. Yliopiston hallinnosta tulikin vielä linjaus, että käteismaksu ja liikuntatarran noutaminen tulee säilyttää vaihtoehtona syksyn 2017.

Talouspalvelut ehdotti, että tehdään kassamaksuja varten uudet tuotekoodit käteismaksuja varten ja korkeakoululiikunta laittoi nipun tarroja tilaukseen. Yliopistossa kehitytetty verkkokauppasovellus kun mahdollistaa verkkomaksujen ja käteismaksun joustavan rinnakkaiselon. Ainakin syksyn ajan 2017 siis voisi vielä tarran hakea, mutta ensisijaisena tapana pidettäisiin verkkomaksua ja liikuntakuitin näyttämista esim. mobiililaitteen näytöltä.

Tiistaina 15.8.2017 Korkeakoululiikunnan sivustolle asennettiin uusi liikuntamaksukuitti (ns. cold deployment).

Keskiviikkona 16.8.2017 uusi liikuntamaksukuitti otettiin tuotantokäyttöön ja samalla julkaistiin uudet liikunnan lukukausimaksut.

 

Mikä muuttuu ja miten liikuntatarra siis korvataan?

Kun haluat maksaa korkeakoululiikunnan maksun (ja kukapa ei haluaisi, ottaen huomioon laajan tarjonnan!), toimi näin:

  1. Kirjaudu liikuntamaksun verkkopalveluun yliopiston tunnuksella:
    https://www.korkeakoululiikunta.fi/fi/liikuntamaksu
  2. Valitse sopiva lukukausimaksu (syksy, kevät, kesä) ja maksa se verkkopankissa, luottokortilla tai Paypalilla.
  3. Saat maksettuasi sähköpostin liitteenä selkeän kuitin, jonka voit näyttää kännykältä liikuntatunnille mennessäsi

Lisätietoja: https://korkeakoululiikunta.fi/liikuntamaksuohje

 Liikuntamaksun mobiilikuitti on jees!

Yhteenveto ja miten meni noin omasta mielestä?

Työaikaa tämän tekniseen kehitykseen (demo, preview, varsinainen kehitys, muutokset, tuotantopäivitys) meni n. 5 htp ja n. 2 htp kului kokouksiin, keskusteluun ja sähköpostiliikenteeseen. Määrä on pieni, mutta siinä ei tietenkään näy kaikkea taustalla olevaa verkkomaksupalvelun toteutusta, jonka ominaisuuksia tässä laajennettiin. Viime hetken muutokset ja liikuntatarran mahdollistaminen sekä käteismaksut aiheuttivat jonkin verran lisätyötä.

Uudistus toteutettiin kaikenkaikkiaan hyvin nopeasti kesälomat huomioiden, käytännössä kahden kuukauden sisällä. Lisäksi se tuli projektikartalle hyvin lyhyellä varoitusajalla.

Teknisiä yllätyksiä ei oikeastaan tullut, mutta isossa organisaatiossa uuden digiloikan tai digiaskeleen ottaminen saattaa olla aluksi huojahtelevaa. Tehokkaan viestinnän osuutta painotettiin jo alussa, mutta siihen olisi pitänyt tiukemmin saada kaikki sidosryhmät mukaan.

Aika näyttää, miten uudistus otetaan vastaan!

  • Lisätietoja liikuntamaksukuitin käyttämisestä: Korkeakoululiikunta, Anneli Mörä-Leino:
  • Lisätietoja teknisestä toteutuksesta: Rikupekka Oksanen:
kuuluu seuraaviin kategorioihin: , , ,