IT-palvelut

Postilistat

Huomaa: Tämä on tulostusnäkymä, jossa kaikki oppaan sivut ovat yhdellä sivulla. Sivutettu versio on saatavillä täältä.

Postilistojen käyttö Jyväskylän yliopistossa.

Yleista postilistoista

IT-palveluissa sähköpostilistoja hoidetaan Mailman-ohjelmistolla, jota hallitaan pääasiassa www-sivujen kautta.

IT-palveluissa sähköpostilistoja hoidetaan Mailman-ohjelmistolla, jota hallitaan pääasiassa www-sivujen kautta.

Mailman-ohjelmiston versio on 2.1.9 . Myös Korppi-järjestelmässä on postilistapalvelu. Lisätietoja siitä https://korppi.jyu.fi/kotka/help/postilistat.js.

Mitä tekee Mailman?

Mailman jakelee listan osoitteeseen lähetetyn sähköpostin kaikkiin listan jäsenosoitteisiin.

Postituksen lisäksi Mailman-ohjelma tekee mm.

  • arkistot, joista viestejä voi hakea jälkeenpäin,
  • kootut viestit (digest), jolloin tilaaja saa postilistoille lähetetyt viestit koottuina lähetyksinä esim. kerran päivässä.
  • viestinvälityksen listojen ja news-keskusteluryhmien (Usenet groups) kesken

Mailman-listoja voidaan käyttää eri tavoin optioilla säädettynä esimerkiksi keskustelufoorumeina, tiedotteiden jakeluun, tekstien keräilyyn ja palveluosoitteiden (roolialiakset tms.) postien jakeluun vaihteleviin käsittelijäosoitteisiin.

Miten saan lisätietoja postilistoista?

Julkisten Mailman-listojen hakemisto on sivulla http://lists.jyu.fi/mailman/listinfo. Siinä listannimet ovat linkkejä listojen listinfo-sivuille. (Julkinen tarkoittaa tässä vain, että listan nimi on julkinen.)

Tietyn listan asioista tietää listan ylläpitäjä. Sähköpostiosoite listan ylläpitäjälle (tai ylläpitäjille) on listannimi-owner@lists.jyu.fi .

Postilistalle liittyminen ja listalta eroaminen

Tässä kerrotaan kuinka postilistalle liitytään ja kuinka siitä erotaan.

Miten liityn postilistalle?

(Liittymissivun kielen voi muuttaa halutessaan.)
Listan listinfo-sivulla (http://lists.jyu.fi/mailman/listinfo/listannimi) kohdassa "Subscribing to ..." tai "Listalle ... liittyminen" kirjoita sähköpostiosoitteesi tekstiruutuun "Your email address"/Sähköpostiosoitteesi sitten keksimäsi salasana kahteen password/salasana-ruutuun ja klikkaa Subscribe/Liity. (Mailman generoi salasanan jos jätät salasanaruudut tyhjäksi.)

Seuraavaksi Mailman (yleensä) lähettää sähköpostilla vahvistuspyynnön (confirm) antamaasi osoitteeseen. Siihen voit vastata pelkällä tyhjällä vastausviestillä (reply/vastaus). Aihekentässä (Subject) on valmiina tarvittava confirmation-koodi. Vaihtoehtoinen vahvistustapa on www-osoitteessa, joka tarjotaan vahvistuspyynnössä.

Sitten listan ylläpitäjä voi vielä hylätä tai hyväksyä liittymisen. Liittymisestä tulee (yleensä) Mailmanin lähettämä tervetuloviesti, joka sisältää lyhyet ohjeet ja salasanasi listalle sekä listaan liittyvän www-sivusi (ns. optiosivun) osoitteen.

Vaihtoehtoinen liittymistapa on sähköpostiviestillä osoitteeseen listannimi-join@lists.jyu.fi tai listannimi-subscribe@lists.jyu.fi , missä listannimi on listan nimi. Viestissä ei tarvita mitään sisältöä eikä aihe-tekstiä. Vahvistuskyselyt seuraavat kuten edellä.

 

Miten eroan postilistalta?

Mailman lähettelee kuukausittain muistutusta (reminder), jossa on ohjeet. Muistutus sisältää optiosivusi www-osoitteen ja salasanasi. (Omalle optiosivulle pääsee myös listinfo-sivun kautta käyttäen "Unsubscribe or Edit Options"/"Irtisanomis- tai muokkausvalinnat"-toimintaa.) Optiosivullesi sisäänkirjoittautumisen jälkeen paina nappia Unsubscribe/Irtisano (huomaa ensin varmistusnappi). Jos salasana on unohtunut sen, saa sähköpostissa painamalla nappia Remind/Muistuta tai "Email My Password To Me".

Vaihtoehtoinen (helpompi) tapa on lähettää sähköpostiviesti osoitteeseen listannimi-leave@lists.jyu.fi tai listannimi-unsubscribe@lists.jyu.fi. Mailman pyytää tähän vahvistuksen sähköpostilla samaan tapaan kuin listalle liittymisestä. Huomaa että tällä vaihtoehdolla erotessasi sähköpostisi lähettäjäosoitteen (From-osoite) pitää olla täsmälleen sama, kuin osoite, joka listalta halutaan irtisanoa.

Viestin lähettäminen ja omat asetukset

Tässä kerrotaan kuinka postilistalle lähetetään viestejä ja kuinka omia asetuksia voi muuttaa.

Miten lähetän viestin postilistalle?

Postilistalle voit lähettää viestisi osoitteeseen postilistan-nimi@lists.jyu.fi .

Kun vastaat listalta tulleeseen viestiin sähköpostiohjelmasi Vastaus-komento (Reply) voi lähettää viestisi kaikille postilistalla oleville (osoitteeseen postilistan-nimi@lists.jyu.fi), jos postilistan perustaja on niin määritellyt, tai vain viestin lähettäjälle.

Miten muutan listalla olevaa osoitettani, nimeäni tai listaoptioitani?

Kirjaudu sisään optiosivullesi (http://lists.jyu.fi/mailman/options/listannimi/email-osoitteesi) käyttäen listan salasanaasi. Jos salasanasi on unohtunut käytä ensin toimintaa "Password reminder"/"Salasanan muistuttaja".

Laita uusi osoitteesi kahteen ruutuun ("New Address"/"Uusi osoite" ja "Again to confirm"/" Uusi osoite uudestaan") ja mahd. uusi nimi ruutuun "Your name (optional)"/"Nimi (vapaaehtoinen)" ja klikkaa "Change My Address and Name"/"Muuta osoitteeni ja nimeni".

Osoitteen ja nimen voit muuttaa myös samalla kaikille listoillesi ruksaamalla ensin "Change globally"/"Muuta kaikkiin listoihin".

Mailman-ohjelma varmistaa uuden osoitteen lähettämällä siihen vahvistus/confirmation-viestin. Vastaa siihen sähköpostissasi reply/vastaa -toiminnalla jättäen Aihekentän (Subject) koskemattomaksi. Mitään tekstiä vastaukseen ei pidä lisätä eikä siinä saa olla skandimerkkejä esim. ä- tai ö-kirjaimia. (Automaattinen tulleen viestin kopio voi sisältää niitä!) Voit myös käyttää muita vahvistustapoja, kuten vahvistuskyselyssä kerrotaan.

Optioiden muuttaminen

Optioista ehkä tärkein on viestien lähetyksen laittaminen päälle tai pois (Mail delivery Enabled/Disabled). Listan ylläpitäjä näkee tämän ylläpitosivuilla listan jäsenlistassa "Nomail"/"Ei postia"-valintana. Tämänkin option voi halutessaan muuttaa kaikille listoilleen (globally).

Optioiden muutosten päätteeksi muista klikata "Lähetä muutokseni"/"Submit my changes".

Postilistan perustaminen ja ylläpidon siirto

Postilistan perustaminen ja ylläpidon siirto toiselle henkilölle.

Miten perustan uuden postilistan?

Uuden postilistan perustamista pyydetään käyttämällä lomaketta. Postilistoja voivat perustaa Jyväskylän yliopiston opiskelijat ja henkilöstö. Postilistan käyttötarkoituksen on oltava käyttösääntöjen mukainen ja yliopistoyhteisöä palveleva. Esimerkiksi ulkopuolinen kaupallinen tai poliittinen käyttö on kiellettyä.

Postilistalle kannattaa muotoilla lyhyt ja ytimekäs aihepiiriä kuvaava nimi. Muuten postilistan osallistujat eivät ehkä osaa kirjoittaa nimeä oikein. Nimessä voi olla vain englanninkielen pieniä aakkosia, numeroita ja "-" -merkki (tavuviiva). Postiosoitteissa isoilla ja pienillä kirjaimilla ei kuitenkaan ole eroa. Ylläpitäjällä on myös optio, jolla halutut kirjaimet nimestä saadaan näkymään isoina. Nimen olisi myös oltava sellainen, ettei samannimistä käyttäjätunnusta perusteta. Siinä auttaa esim. yli 8 merkin pituus tai numeroiden ja tavuviivojen käyttö.

Jokaisella listalla on oma ylläpitäjänsä. Koko järjestelmän ylläpitäjä on listmaster@jyu.fi .

Miten siirrän listan ylläpidon toiselle?

Listan ylläpito-oikeus perustuu admin-salasanaan, eli antamalle sen uudelle ylläpitäjälle hän saa kaikki oikeudet. Lisäksi pitää muuttaa ylläpitäjän osoite listan admin-sivulla ja antaa uudelle ylläpitäjälle ohjeet listan hoidosta. Vanha ylläpitäjä voi halutessaan muuttaa salasanaa ennen siirtoa, niin myös uusi ylläpitäjä siirron jälkeen. Ylläpitäjiä voi olla useitakin ja siirtovaiheessa voi olla hyvä jos vanha ja uusi henkilö toimivat jonkin aikaa yhdessä. Ylläpitäjistä sitä, jonka osoite on ylimpänä pidetään pääylläpitäjänä. Osoitteiden on oltava pääsääntöisesti yliopiston sähköpostiosoitteita. Tällöin ilmoitus listmasterille uudesta henkilöstä ei ole välttämätön .

Postilistan ylläpito

Postilistan ylläpito

Postilistan nimi ja vakioteksti viestiin

Postilistalle lähetettyjen viestien Subject- eli aiheriville Mailman lisää tunnuksen, joka ilmoittaa vastaanottajille miltä postilistalta viesti tulee, esimerkiksi:

Subject: [jyu-linux] Kukahan tietäisi...

Oletuksena on, että tunnusteksti on sama kuin postilistan nimi. Tunnustekstin ei kuitenkaan tule olla pitkä, koska sen pituus supistaa viestin otsikkoriville mahtuvan tekstin pituutta.

Viestien loppuun Mailman liittää ylläpitäjän haluaman vakiotekstin (Footer), jossa voi olla esimerkiksi linkki listan www-sivuun, eroamisohjeita jne. Myös viestien alkuun saa vakiotekstin (Header).

Miten ylläpitäjä voi tehdä "HÄTÄPYSÄYTYKSEN" listan viesteille?

Ylläpitosivulla (General options) on optio "Emergency moderation of all list traffic." (suomenkielisellä listalla jotain: Hätäylläpito...) klikkaa "Yes" ja sitten "Submit Your Changes" niin sen jälkeen kaikki listalle lähetetyt viestit pidätetään, kunnes ylläpitäjä päästää ne erikseen listalle jakeluun.

Miten lisään ja poistan osoitteita ylläpitäjänä?

Listan ylläpitäjänä voit tehdä asioita listan jäsenen puolesta ja käyttää tarvittaessa admin-salasanaa jäsenen salasanan sijasta.

Kätevämpää on kuitenkin tehdä lisäykset ja poistot admin-sivulla "Membership Management":

  • LISÄYS: Laita lisättävät osoitteet (1 tai useampia) teksti-ikkunaan "Mass Subscribtion" (1 kpl/rivi) ja klikkaa "Submit Your Changes". Osoitteet voi myös ottaa tiedostosta.
  • POISTO: "Membership List"-taulukossa ruksaa poistettaville osoitteille "unsub"-valinta ja klikkaa "Submit Your Changes" . TAI käytä sivua "Mass Removal", jossa voi luetella tai ottaa tiedostosta poistettavat osoitteet.
  • KUTSU: Listalle voi myös kutsua jäseniä sivulla "Mass Subscription" samoin kuin LISÄYS edellä, mutta ruksaamalla Invite eikä Subscribe. Kutsutuilta Mailman kysyy halukkuuden sähköpostilla.

LISÄYS-vaihtoehdossa osoitteet menevät heti listalle ilman vahvistuspyyntöjä. LISÄYS- ja KUTSU-menetelmissä voi ilmoitusviestiin myös lisätä halutun tekstin. Lisättävissä osoitteissa voi olla myös nimiosa kuten esim.

Matti Meikäläinen <matti@jotain.fi>
"Matti Meikäläinen" matti@jotain.fi
matti@jotain.fi (Matti Meikäläinen)

Tällöin nimiosa kirjataan listalle ko. osoitteen nimikenttään.

Unix-koneiden jalava, tukki ja kanto (samoin poistuneiden itu ja silmu ja verso) osoitteiden perusmuoto on tunnus@jyu.fi. Siis osoitteisiin ei pidä laittaa em. koneiden nimiä eikä cc.jyu.fi tai st.jyu.fi.

Miten ylläpitäjänä rajaan ketkä saavat postittaa viestejä listalle?

Suositeltavaa on rajoittaa postaus vain listan jäsenten oikeudeksi. Se on myös oletuksena voimassa uusilla listoilla. Asetus on:

Admin-sivulla "Privacy options"/"Sender filters" (http://lists.jyu.fi/mailman/admin/listannimi/privacy/sender) optio "Action to take for postings from non-members for which no explicit action is defined." valinta "Hold".

Tarkoittaa siis, että listan ulkopuolisista osoitteista tulevat viestit pidätetään, eikä sallita menemään suoraan listalle. Ylläpitäjä voi päästää pidätetyt viestit tai hylätä ne.

Tästä voi tulla ongelma, jos joku yrittää postittaa eri osoitteesta kuin mikä on listalla (esim. listalla on mmeikala@jyu.fi ja viestin lähettäjäosoite on matti.meikalainen@jyu.fi). Tällöin Mailmanin kannalta postittaja on listan ulkopuolinen.

Sallittuja postittajia (ulkopuolisia, tai vaihtoehtoisia muotoja jäsenten osoitteista) voi lisätä kohtaan "List of non-member addresses whose postings should be automatically accepted." Siihen voi laittaa myös niinsanotun regexp-määrityksen, jolla voidaan sallia osoitteita joissa on tietty merkkijono. Esimerkiksi jyu.fi-loppuiset osoitteet sallitaan regexp:illä:

^.*jyu\.fi$

Tarkasti vain yliopiston domainiin jyu.fi kuuluvat osoitteet sallitaan:

^.*[@.]jyu\.fi$

Listan jäsenosoitteiden postitusoikeutta säädellään ns. moderointiasetuksilla. Jäsenlistassa ("Membersip Management"/"Membersip List") kullakin osoitteella on mod-valinta. Jos se on ruksattu, niin ko. osoitteesta ei voi postata suoraan listalle. Jäsenlistan alapuolella on kohta, missä kaikien listan jäsenten moderointiasetukset voi kääntää kerralla päälle (tai pois). Tätä toimintaa kannattaa varoa, jos ennestään on mod-asetuksilla määritelty postausoikeus vain osalle listalaisista. Varalta voi olla hyvä laittaa myös listalle kuuluvat postittajat kohtaan, jossa postaukset sallitaan listan ulkopuolisille. (Katso edellä: "List of non-member addresses whose postings should be automatically accepted.")

Roskapostin torjunta postilistalta

Roskapostin torjunta postilistalta

Roskapostin torjunta

Kaikilla lists.jyu.fi-palvelimen listoilla on roskapostin suodatus Spamassassin ohjelman Spam-merkintöjen perusteella.

Spam-arvoltaan yli 8'n viestit tuhotaan heti kokonaan ennen listalle pääsyä ja lievemmin roskaksi todetut (arvot 5 - 8) myös estetään menemästä listalle, mutta niistä säilytetään varakopiota pari viikkoa, siltä varalta että halutaan katsoa onko jokin viesti mennyt spammiksi.

Viestin saa myös haluttaessa ohittamaan em. suodatuksen laittamalla aihekenttään (Subject:) merkkijonon [PASS!] .

Roskapostin määrä on kasvanut viime aikoina niin, ettei SpamAssassin-suodatus enää riitä, joten suositellaan ylläpitäjiä laittamaan listoille edellisessä kohdassa esitetty postituksen rajaaminen lähettäjäosoitteiden perusteella.

Listan jäsenosoitteista harvemmin tulee roskaa, joten yleensä riittää ulkopuolisten osoitteiden rajaaminen. Eo. kohdassa mainittu pysäytys Hold-vaihtoehdolla (suomeksi Pidätä) jättää ylläpitäjälle melkoisen työn käydä aina ruksaamassa tuhottaviksi pidätetyt spammit. On myös mahdollista laittaa kielletyistä osoitteista tulevat postit tuhoutumaan automaattisesti. Se tapahtuu käyttämällä Hold/Pidätä sijasta Discard/Hylkää. Sen jälkeen ei enää tarvitse käydä admin-sivuilla erikseen tuhoilemassa spammeja. Edelleen kuitenkin (oletuksena) ylläpitäjälle tulee automaattisesti tuhotuista viesteistä kopiot. Niistä voi seurata, ettei asiallisia viestejä tuhoilla automaattisesti. Ko. viestit varmaan kannattaa ohjata eri kansioon (vaikkapa spam), jonka sisältöä sitten seurailee ajoittain. Nuo tuhottujen viestien kopiot tietenkin voi myös laittaa "pois päältä" jos on ihan varmaa ettei mitään tärkeää mene tuhottavaksi.

Tällä "Privacy options"/"Sender filters"-sivulla on myös kohta jossa voidaan estää postaus tietyistä osoitteista:

List of non-member addresses whose postings will be automatically discarded.
(suomeksi "Lista ei-jäsenten osoitteista, joiden lähetykset hylätään automaattisesti.)"

Se ei ole yleensä pitkän päälle tehokasta koska roskapostaajat muuttelevat lähettäjäosoitteitaan. Väliaikainen apu voisi olla, jos roskaa tulee pitkään osoitteista, joissa on tietty merkkijono esim. debora...@... pysäytettäisiin laittamalla siihen:

^debora.*