Jyväskylän yliopisto

Miksi prosessien mallinnus on tärkeää?

Tavoitteet

  • Prosessiajattelun levittäminen organisaatiossa: havaitaan, että järjestelmällinen tapa kuvata asioita oikeasti auttaa toiminnassa ja toiminnan kehittämisessä.
  • Keskustelun herättäminen esimerkiksi dokumentaation ja tietoturvan tasosta.
  • Läpinäkyvyyden ja yhteistyön lisääntyminen hallintotasojen välillä.
  • Kehitysehdotuksien kokoaminen.

Hyödyt

  • Muutostilanteiden hallinta helpottuu, kun tiedetään, mitkä asiat vaikuttavat toisiinsa. Esimerkiksi tietojärjestelmien kehittämisessä tämä on olennainen asia.
  • Havaitaan mahdolliset puutteet dokumentoinnissa, tietoturvassa yms.
  • Organisaatioiden välisten ja organisaation sisäisten rajapintojen selventäminen.
  • Tietolähteiden ja tiedon tarvitsijoiden löytäminen.
  • Auttaa uuden työntekijän perehdyttämisessä
  • On osana Bolognan prosessin vaatimaa laadunvarmistusjärjestelmää. Välttämättä kaikkia toiminnan kehittämisen kannalta olennaisia prosesseja ei kuitenkaan kannata sisällyttää laadunvarmistusjärjestelmään.
  • Pohja henkilöstön osaamiskartoitukselle.
  • Auttaa työnohjauksessa.
  • Voidaan määrittää oikea henkilöstötarve, jonka kautta henkilöstön jaksaminen helpottuu.

Prosessimallinnukseen liittyy olennaisesti tehtyjen mallin hyödyntäminen. Jo prosessimallinnusta suunniteltaessa tulisi pohtia, miten malleja pystytään hyödyntämään ja myöhemmin päivittämään. 

Prosessimalleja käytetään pohjatietona prosessien edelleen kehittämiseksi. Dokumentoitu lähtötilanne osaltaan varmistaa, että kaikki osapuolet tietävät, miten tällä hetkellä toimitaan. Prosesseja kehitettäessä uudet toimintatavat mallinnetaan jo ennen kuin niitä otetaan käyttöön, jolloin mahdolliset ongelmakohdat voidaan havaita ja korjata jo etukäteen. Samalla saadaan uusi toimintatapa kuvattua.

Kenelle?

Prosessimallit on tarkoitettu ensisijaisesti yliopiston sisäiseen käyttöön. Tarvittaessa malleja voidaan julkaista myös opiskelijoille ja muille sidosryhmille. Yliopistojen on mahdollista myös niin halutessaan verrata prosesseja keskenään.

 

Lähde: Notaatiokäsikirja

Lisää kommentti

You can add a comment by filling out the form below. Plain text formatting. Web and email addresses are transformed into clickable links. Comments are moderated.