Omat työkalut
Kirjaudu
Sijainti: Pääsivu Uutiset Yliopiston sisäisten kehittämisprojektien ohjeistus on uudistunut

Yliopiston sisäisten kehittämisprojektien ohjeistus on uudistunut

tekijä: Anitta Kananen Viimeisin muutos maanantai 20. maaliskuuta 2017, 14.56
Yliopiston sisäiset kehittämisprojektit liitetään selvemmin osaksi yliopiston strategiaa. Projektien läpiviemistä ja laadun takaamista varten on laadittu uudet ohjeet, joiden avulla dokumentointiin liittyvää työtaakkaa saadaan vähennettyä.

Projektien hallintaa ja niiden läpiviemiseen suunnattua ohjeistusta alettiin uudistaa vuoden alussa. Ohjeistusta on työstänyt erityisasiantuntija Raija Oikari strategisen kehittämisen yksiköstä. Ennen siirtymistään strategisen kehittämisen yksikköön Oikari toimi humanistisen tiedekunnan hallintopäällikkönä.

Yliopiston sisäinen kehittämishanke tai investointitarve projektoidaan, kun sen tavoitteena on merkittävä muutos yliopiston yhdessä tai useammassa yksikössä. Kehittämistyö voidaan projektoida myös sen keston ollessa vähintään puoli vuotta, sidosryhmiä on runsaslukuisesti tai kehittämistyölle asetetut vaatimukset ovat moninaisia.

Oikarin uudistamilla ohjeilla on tarkoitus sekä yhtenäistää yliopiston projektikäytänteitä, että helpottaa niissä toimivien henkilöiden työtaakkaa. Työläät projektit muuttuvat helpommin hallittaviksi, kun selvitetään ja rajataan vastuualueet ja aikataulut. Yhtenäisillä käytänteillä projektit saadaan myös sidottua paremmin osaksi yliopiston strategiaa, ja niiden valmistuminen pyritään varmistamaan.

Kehittämisprosesseille oma työkalupakki

Oikarin tullessa mukaan projektiohjeiden uudistamiseen olivat perusratkaisut valmiina ja pohjatyö tehty.

– Tullessani mukaan, oli projektiohjeen eteen tehty jo iso työ. Jarkko Pirkkalainen ja Pirjo Peräaho olivat yhdessä työstäneet sitä. Tutkimusprojekteille on olemassa oma ohjeistuksensa, ja pohdittiin, tulisiko nämä kaksi erottaa toisistaan. Päätettiin, että erotetaan, Oikari kertoo.

Seuraava vaihe oli Oikarin mukaan viilailemista ja ”hifistelyä” –  projektiprosesseja keventämään työstettiin muun muassa useita työkaluja, joiden on tarkoitus muovautua lopulliseen muotoonsa käytön yhteydessä. Ohjeistuksen työkalupakista löytyy välineitä niin projektin eri osatekijöiden arviointiin kuin dokumentointia avustamaan.

Ohjenuorilla kevennetään projektien toimijoiden taakkaa

Rehtorin ja yksiköiden sopimusneuvotteluissa hyväksyttiin 27 uutta sisäistä kehittämisprojektia vuosille 2017–2020. Uusi ohjeistus esiteltiin helmikuussa projektitoimijoille, ja he lähtivät hyödyntämään uusia toimintatapoja alusta asti. Ymmärrettävästi uusi menetelmä myös huolestutti – aiheuttaako uusi toimintatapa merkittävästi lisätöitä?

– Nyt ollaan asian ytimessä, Oikari naurahtaa. – Uudella ohjeistuksella pyritään nimenomaan helpottamaan ja tuomaan lisätukea projekteihin. Jos projektin kesto on kymmeniä, satoja tunteja, on 45 minuutin puristus pieni hinta selkeyttämisestä. Projekteja on hyvä vaiheistaa, jotta voidaan liikkua eteenpäin, eikä projektinhallinta vaadi ylimääräistä byrokratiaa.

Uusia toimintamalleja myös testattiin ennen lanseeraamista. Muun muassa Avoimen tiedon keskuksen rakennemuutosprosessi, jossa yliopiston kirjastopalvelut ja museo yhdistyivät, toteutettiin uusia menetelmiä hyödyntäen. Lisäksi on hyvä pitää mielessä, että ohjeita ja työkaluja päivitetään ja kehitetään jatkuvasti.

Joten projekteissa toimijat: olkaat huoleti!

Projektitoiminnan ohjeisiin ja työkaluihin voi perehtyä osoitteessa:

https://www.jyu.fi/yliopistopalvelut/intra/laitoksille/how-to/projektitoiminta

Teksti: Kirke Hassinen

Jaa |