Strateginen kehittäminen

Tutkimustietojärjestelmän käyttöönottoprojekti

TUTKAn seuraaja kilpailutettiin kesällä 2015 ja uuden järjestelmän käyttöönottoprojekti alkoi joulukuussa 2015.

Nykyinen tutkimustietojärjestelmä TUTKA korvataan uudella järjestelmällä, joka otetaan käyttöön vaiheittain. Uuden järjestelmän keskeisimmät tiedot ovat julkaisut, kansainvälinen opettaja- ja tutkijaliikkuvuus, täydentävän rahoituksen hankkeet sekä merkittävät tieteelliset palkinnot.

Ensimmäisenä järjestelmässä otetaan näillä näkymin käyttöön täydentävän rahoituksen hankkeet, sen jälkeen järjestyksessä julkaisut, henkilöstön kv-liikkuvuus ja merkittävät tieteelliset palkinnot.

Uudeksi järjestelmäksi valittiin kilpailutuksen kautta Thomson Reutersin Converis.

Mitä tapahtuu juuri nyt

12.6.2017 Syksyllä on koulutuksia tutkijoille ja apurahatutkijoille projektiosion käyttöön.

8.5.2017 Converiksen portaali ja siten asiantuntijahaku otetaan käyttöön 15.5.2017 alkavalla viikolla. Jenni Kokko esittelee portaalia 17.5. klo 8.30-9.30 (Ag Alfa). Tervetuloa!

4.5.2017 Converiksen portaali otetaan käyttöön 15.5.2017 alkavalla viikolla. Tutkijan toiminnot projektien osalta otetaan käyttöön ensi viikolla, apurahatutkijoiden osalta toukokuun loppupuolella. Tutkijoille ja apurahatutkijoille järjestetään toukokuussa koulutuksia projektiosion käyttöön ja omien projektien ja oman osaamisen näkyvyyden parantamiseksi asiantuntijahaussa eli Converiksen portaalissa.

9.2.2017 Converiksen projektiosio (käynnissä olevat projektit) otetaan käyttöön ensi viikolla SAP-projektien avauspyyntöjen osalta. Tällöin projektisihteerit tekevät uudet SAP-projektiavauspyynnöt Converiksessa. Ensi viikon käyttöönotto koskee siis vain projektisihteereitä. Kun SAPista on saatu kopioitua käynnissä olevien projektien tiedot Converikseen, otetaan Converiksessa käyttöön myös SAP-projektien muutospyynnöt ja SAP-projektien päättämisilmoitukset. Kun Converikseen on siirretty SAPista kaikkien käynnissä olevien projektien tiedot, otetaan käyttöön Converiksen portaali. Tällöin järjestetään tutkijoille koulutuksia siitä, kuinka parantaa omien projektien ja oman osaamisen näkyvyyttä asiantuntijahaussa eli Converiksen portaalissa.

16.1.2017 Projektiosion käyttöönottoa viivästyttää järjestelmän toiminta tietyssä tilanteessa, mitä myös toimittaja selvittää. On selvitetty muita mahdollisia toimintavaihtoehtoja sekä pohdittu mikä niistä parhaiten mahdollistaisi projektiosion käyttöönoton.

8.12.2016 Projektiosio otetaan käyttöön tammikuussa. Teknisesti käyttöönotto voisi olla joulukuussa, mutta koska Converis-tuki on lomalla joulun aikaan, siirtyy käyttöönotto tammikuun puolelle.

25.11.2016 Tule testaamaan projektiosiota!
Testaajille järjestetään infotilaisuus pe 2.12.2016 klo 9.00-11 AgC232. Testaajat toimivat projektisihteeri-roolissa. Testausaika on ke 7.12. – su 11.12.2016. Testaukseen voi osallistua vaikka infoon ei pääsisikään. Testaus tapahtuu omalta koneelta, omaan tahtiin. Testaukseen kannattaa varata 2 tuntia aikaa. Testaaja saa itse valita milloin testauksen tekee testausaikana. Jos haluat testata, mutta 7.-11.12. ei sovi, voit päästä mukaan ennakkotestaajaksi to 30.11. – pe 1.12.2016. Jos haluat testaajaksi, ota yhteyttä Jenni Kokkoon.

8.9.2016 Converiksen rahoitushakemus-osio on otettu käyttöön

26.8.2016 Järjestelmän käytöstä järjestään syyskuussa koulutuksia. Koulutuksia järjestetään myös englanniksi.

15.8.2016 Tule testaajaksi!
Yliopistolaiset voivat ilmoittautua hankeosion testaajiksi Jenni Kokolle (jenni.m.kokko [ ät ] jyu.fi).
Testaamisesta järjestetään info ti 23.8. klo 9-10.30, AgC232. Tilaisuudesta tehdään muistiinpanot, jotka toimitetaan testaajille tarkempien testausohjeiden kanssa. Testaus tehdään omalta koneelta oman aikataulun mukaisesti ti 23.8.- su 28.8.2016. Testaamiseen tulee varata vähintään tunti. Testattava järjestelmä on pääsääntöisesti englanniksi.

16.8.2016 Tiedotustilaisuus täydentävän rahoituksen hakuprosessin muutoksista ja järjestelmän käyttöönotosta

Esitysmateriaali (pdf)
Moniviestin-tallenne

15.8.2016 Ennakko-ohje tutkijoille: Tutkimustietojärjestelmän käyttö rahoituksen hakuvaiheessa (pdf). Muutokset mahdollisia.
Preliminary Information for Researchers about Pre-Award Project Management (pdf). Possibility to change in future.

16.5.2016 Järjestelmän asennukseen liittyvät tekniset ongelmat ja viestintäongelmat toimittajan teknisen tuen kanssa ovat ylittäneet odotukset. Hankeprosessin kuvauksessa ollaan jo pitkällä. Prosessikuvauksessa on noussut esille useita huomioita, joita ei alustavissa kuvauksissa ollut.

11.4.2016 Hankeprosessin mallinnus on käynnissä. Edelleen on ongelmia palvelinten asennusten kanssa. Toimittajan asennusmateriaali on ollut puutteellista.

10.3.2016 Hankkeista kerättävien tietojen määrittely on loppusuoralla. HR-tietojen lataus järjestelmään ja perustietojen (esim. maat ja kielet) konfigurointia aloitetaan.

29.1.2016 Hallintojohtaja on allekirjoittanut käyttöönottoprojektin asettamisasiakirjan. Projektin työntekijät ovat saaneet koulutuksen järjestelmän käytöstä ja konfiguroinnista. Ensi viikolla toimittaja rakentaa järjestelmään sopimuksessa edellytetyt ominaisuudet.

21.12.2015 Sopimusneuvottelut on saatu päätökseen. Sopimus on allekirjoitettu Thomson Reutersin kanssa ja Converiksen asennus alkaa.

Taustaa

Kevään ja kesän 2014 aikana tutkimuksen tietojärjestelmien ohjausryhmä täsmensi tutkimustiedon keruuseen liittyviä prosesseja yhteistyössä yliopiston eri toimijoiden kanssa. Prosessisuunnitelmissa painottui keskittäminen: tutkijoille haluttiin järjestää aikaa tutkimiseen hallinto- ja tukihenkilöstön kirjatessa tiedot tietojärjestelmiin. Ensimmäinen prosessimuutos konkretisoitui huhtikuussa 2014, jolloin kirjasto ryhtyi syöttämään keskitetysti kaikki julkaisutiedot TUTKAan.

Muutoksen taustalla on se, että TUTKA on tulossa nykyisessä muodossaan elinkaarensa päähän. Tämän vuoksi rehtori käynnisti selvitystyön tutkimustoimintaan liittyvien tietojen keräämisestä, tiedonkeruun prosesseista ja tarvittavista tietojärjestelmäpalveluista. Rehtori hyväksyi selvitystyöryhmän esityksen, jonka mukaan tulevaan tutkimustietojärjestelmään kirjattaviksi keskeisiksi tutkimustiedoiksi valittiin julkaisut, kansainvälinen opettaja- ja tutkijaliikkuvuus, täydentävän rahoituksen hankkeet sekä merkittävät tieteelliset palkinnot.

Kilpailutus käynnistyi kesällä 2015 ja hankintapäätös tehtiin syyskuussa 2015.