24.05.2018

Yliopiston kirjaston kaukopalvelutilausten hallintaohjelma

Jyväskylän yliopiston kirjasto, tietosuojailmoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus                            

Kaukopalvelutilausten hallintaohjelmaa ja sen sisältämiä henkilötietoja käytetään kirjaston kaukolainaustoiminnan hoitamiseen.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi (kirjastokortti) ja sitä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi (tietosuoja-asetus EU 679/2016 6 artikla 1 b).

Rekisterin tietosisältö:

  • Kaukolaina-asiakkaiden tiedot: Nimi, koti- tai laitososoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asiakastunnus (kirjastokortin tunnus), huomautus (mahdollinen vapaamuotoinen huomautustieto).
  • Kaukolainan maksajan tiedot (mikäli eri kuin tilaaja): Laitoksen nimi ja osoite, vastuualue, tiedekunta, mahdollinen projektinumero, huomautus (mahdollinen vapaamuotoinen huomautustieto).
  • Tiedot asiakkaalla kaukolainassa olevasta aineistosta  
  • Asiakkaan itse antamat tiedot, jotka saadaan kaukolainan sähköisellä tai paperisella tilauslomakkeella tai sähköpostitse tai puhelimitse.
  • Julkiset osoite- ja puhelinnumeropalvelut.
  • Väestörekisterikeskus.

Pääsy henkilötietoihin ja tietojen luovutus

Kaukopalvelutilausten hallintaohjelma on vain Jyväskylän yliopiston kirjaston kaukopalvelun henkilöstön käytössä. Henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus.

Kaukopalvelutilauksissa asiakkaan nimi luovutetaan tilauksen toimittavalle kirjastolle.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Jyväskylän yliopiston palvelukeskukselle.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa perintätoimistolle siinä tapauksessa, että palauttamattomasta aineistosta lähetettyä laskua ei ole maksettu eräpäivään mennessä ja perintä siirtyy perintätoimiston hoidettavaksi. Perintätoimisto toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä.

Henkilö- tai osoitetietoja ei luovuteta muuhun ulkopuoliseen käyttöön.

 

Henkilötietojen siirto EU/ETA –alueen ulkopuolelle:

 Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle.

 Henkilötietojen käsittely ja arkistointi:

Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan. Asiakassuhde on voimassa niin kauan kuin asiakkaalla on palauttamattomia lainoja. Henkilötiedot poistetaan asiakassuhteen päättymisen jälkeen 2 kalenterivuoden kuluttua.

Rekisteröidyn oikeudet:

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
  • Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

 

Miten rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan:

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Rekisterin suojauksen periaatteet:    

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Kaukopalvelutilausten hallintaohjelma on asennettu kaukopalvelun henkilökunnan koneille ja on vain heidän käytössään. Henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus.

Kaukolaina-asiakkaiden täyttämät lomakkeet tai sähköpostitse ilmoitetut tiedot tuhotaan tietojen tallentamisen jälkeen.

Yhteystiedot    

Jyväskylän yliopisto on rekisterinpitäjä ja Jyväskylän yliopiston avoimen tiedon keskuksen kirjasto vastuuyksikkö kaukolainojen osalta.                

Kirjaston kaukopalvelun henkilökunta, puh. 040 805 3798 tai kaukopal@library.jyu.fi

Tämä tietosuojaseloste on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen.

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot:

 

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297