25.05.2018

Kongressi- ja seminaaritapahtumat

Vastuuyksikkö, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Henkilötietojasi käytetään tapahtumajärjestelyjen hoitamiseen. Tapahtumiin osallistujien tietoja voidaan myös tilastoida. Kontaktitietoja käytetään tapahtumaan liittyvien viestien ja tiedotteiden lähettämiseen sekä tulevista saman alan tapahtumista tiedottamiseen. Yliopisto voi käyttää tietoja myös tilastointiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Euroopan unionin tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) 6 artiklan 1 kohdan f) alakohta. Tällainen oikeutettu etu on olemassa, koska rekisteröidyn (osallistuja) ja yliopiston välille syntyy merkityksellinen ja asianmukainen suhde seminaari, konferenssi tai tapahtumailmoittautumisen seurauksena, joka rinnastuu asiakassuhteeseen. Yliopisto tiedottaa tämän perusteella mm. tulevista tapahtumista.

Jos tapahtumien osalta tehdään erillisiä sopimuksia voi käsittely perustua myös tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) artiklan 6.1 b) kohtaan, jolloin käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai sitä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

Jos kyse on maksullisesta toiminnasta voi käsittely perustua myös lakisääteiseen velvoitteeseen (verotus, kirjanpito) tietosuoja-asetus artikla 6.1 c).

Terveydentilaa koskevien tietojen käsittely (mm.allergiat) edellyttää, että rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa käsittelyyn (tietosuoja-asetus) 9 artikla 2 a).

Joskus käsittelyperuste voi olla myös elintärkeä etu, jos tapahtumaan tai konferenssiin osallistsuja loukkaa itsensä tilaisuuden yhteydessä ja henkilötietoja joudutaan antamaan hoitavalle henkilökunnalle (tietosuoja-asetus artikla 6.1 d).

Yliopisto on sitoutunut keräämään ja käsittelemään henkilötietojasi oikeudenmukaisella ja läpinäkyvällä tavalla ja noudattaen henkilötietojen käsittelystä annettua lainsäädäntöä.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?         

Tiedot kerätään henkilöltä itseltään tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä. Näitä tietoja ovat nimi, tavanomaiset yhteystiedot sekä tapahtumaan osallistumistiedot. Kysyttävät tiedot voivat vaihdella riippuen tapahtumasta, kuitenkin vain välttämättömät ja tarpeelliset tiedot kerätään.  Tiedot kerätään suoraan ilmoittautumisen yhteydessä tapahtumakohtaisten lomakkeiden kautta. Myös sähköpostitse, puhelimitse tai tapaamisessa ilmoittamiasi tietoja voidaan tallentaa, mikäli niillä on vaikutusta järjestelyihin.

Lisäksi sinusta tallennetaan maksuihin ja maksutapaan liittyviä tietoja, jos osallistuminen on maksullista.

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Rekisteriin liittyvä mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään turvallisesti kulunvalvonnalla varustetuissa tiloissa.

Sähköisesti käsiteltävät tiedot on suojattu ohjelmallisesti, mm. suojatun tietoliikennekanavan, palomuurien ja vastaavien ratkaisujen avulla.  Rekisteriin pääsevät kirjautumaan vain ne käyttäjät, joille on erikseen annettu oikeudet käyttää sitä.  Käyttöoikeuksia hallinnoi Jyväskylän yliopisto.

Tietoja voidaan luovuttaa nimetyille kolmansille osapuolille vain tapahtuman järjestelyjen toimeenpanemisen niin vaatiessa, kuten esim. rahaliikenne, majoitus- ja catering sekä kuljetuspalvelut.

Henkilöiden nimi- ja yhteystietoja voidaan jakaa kyseisen tapahtuman osallistujien kanssa verkostoitumistarkoituksessa.

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA alueen ulkopuolella.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Tapahtumaspesifit tiedot poistetaan, kun tietoja ei enää ko. tapahtuman toteuttamiseen tai jälkihoitoon tarvita. Kontaktitietoja voidaan käyttää tulevan saman alan tapahtumatiedotteiden lähettämiseen tapahtuman päättymisen jälkeen, jonka jälkeen kerättyjä tietoja säilytetään tarvittaessa anonyymisti tilastointitarkoituksessa. Kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain edellyttämällä tavalla.

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi"), jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Oikeus siihen, että rekisterinpitäjä ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai ilmoituksen yhteyshenkilöön.

Kielto-oikeus eli oikeus vastustaa käsittelyä tai peruuttaa suostumus

Kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, sinulla on oikeus, milloin tahansa kieltää henkilötietojesi käsittely. Jos käsittely perustuu suostumukseesi voit milloin tahansa myös perua suostumuksen. Voit käyttää oikeuttasi laittamalla viestin Jyväskylän yliopiston kirjaamoon kirjaamo@jyu.fi tai ottamalla yhteyttä tapahtumajärjestäjän yhteyshenkilöön.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja tapahtumanjärjestäjän yksikkö vastuuyksikkönä tapahtumakohtaisten henkilötietojen käsittelyn osalta.

Vastuuyksikön yhteystiedot:

Jyväskylän yliopiston tapahtumanjärjestäjän yhteystiedot käyvät ilmi tapahtuman verkkosivulla tai tapahtumatiedotteessa.

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297