24.05.2018

Urasillan täydennyskoulutukset

Jyväskylän yliopiston Informaatioteknologian tiedekunta, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Urasilta järjestää IT-alan ammattilaisille täydennyskoulutusta ja tallentaa tietoa koulutukseen ilmoittautuneista sekä yritysten yhteyshenkilöistä.  Lisäksi tallennamme kunkin koulutuksen kouluttajan tiedot.

Näiden käsittelytoimien oikeudelliset perusteet ovat tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) artiklan 6.1 kohta c eli käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, kohta e eli käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (yliopisto voi yliopistolain mukaan järjestää täydennyskoulutusta) sekä kohta f eli käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (asiakassuhde), jonka perusteella tietoja käytetään viestintään, markkinointiin ja tilastointiin.

Yliopisto on sitoutunut keräämään ja käsittelemään henkilötietojasi oikeudenmukaisella ja läpinäkyvällä tavalla ja noudattaen henkilötietojen käsittelystä annettua lainsäädäntöä. Tämä tietosuojatiedote kuvaa, miten yliopisto hallinnoi henkilötietojasi tietosuojasäännösten mukaisesti.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?         

Henkilön nimi, sähköpostiosoite ja yritys ovat pakollisia tietoa. Lisäksi tallennetaan puhelinnumero, nimike ja osasto, mikäli näitä tietoja on annettu ilmoittautumisen yhteydessä. Lisäksi pidämme tietoa koulutuksista, joihin henkilö on osallistunut.

Tiedot tulevat joko henkilöltä itseltään tai hänen yrityksensä edustajalta joko suoraan portaaliin, sähköpostitse tai puhelimitse.

Lisäksi keräämme kirjautumisista seuraavat tiedot:

        - Istunnon ajankohta

        - IP-osoite

        - Käytetty internet selain ja sen versio

        - Käyttöjärjestelmä

 Näitä kirjautumistietoja hyödynnetään ainoastaan palvelun turvallisuuden takaamiseen mahdollisilta uhilta. Kirjautumistietoja ei tallenneta pysyvästi.

Kouluttajasta tallennetaan nimi ja yritys. Nämä tiedot tulevat koulutuksen tarjoajalta sähköpostilla.

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Henkilötietoihin on pääsy Urasillan henkilöstöllä sekä niillä Jyväskylän yliopiston IT-palveluiden työntekijöillä, joilla on pääsy palvelimelle. Urasillan portaalin tuottajalla on pääsy tietoihin. Portaalin tuottajan kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen edellyttämä tietojenkäsittelysopimus.  Lisäksi yrityksen pääkäyttäjä näkee oman yrityksensä henkilöstön tiedot.

Henkilötietoja (nimi ja sähköpostiosoite) siirretään kolmannelle osapuolelle eli koulutuksen toimittajalle silloin, kun se on koulutuksen tai koulutukseen liittyvän sertifioinnin vuoksi välttämätöntä.

Jos henkilö on kirjautunut käyttäjäksi, hän näkee omat henkilötietonsa profiilisivultaan, jossa osaa tiedoista voi myös muokata. Profiilisivulta voi myös tarkistaa omat tiedot, mukaan lukien henkilötietoihin liitetyt koulutusosallistumiset.

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Henkilötietojasi ei siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Henkilötiedot ovat portaalissa niin kauan, kunnes työsuhteen päättyminen tulee Urasillan henkilöstön tietoon. Tämän jälkeen tiedot näkyvät vain Urasillan henkilöstölle. ESR-hankkeen aikaiset tiedot säilytetään arkistoituna hankkeen edellyttämän ajan.

Suostumuksen peruminen tai kielto-oikeuden käyttäminen

Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun voit kieltää henkilötietojesi käsittelyn milloin tahansa laittamalla sähköpostiviestin Jyväskylän yliopiston kirjaamoon (kirjaamo@jyu.fi).

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista: https://www.jyu.fi/fi/yliopisto/tietosuojailmoitus/rekisteroidyn-oikeudet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Manuaaliset aineistot säilytetään ja suojataan siten, etteivät ulkopuoliset niitä näe ja siten, ettei niitä voida vahingossa tai laittomasti hävittää, muuttaa, luovuttaa, siirtää tai muutoin laittomasti käsitellä. Vanhentuneet asiakirjat hävitetään silppuamalla.

Sähköiset aineistot säilytetään yliopiston alaisilla palvelimilla ja niihin on pääsy vain asianmukaisen käyttäjätunnuksen saaneilla. Yliopiston koneet sekä tietokannat on suojattu salasanalla.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja Informaatioteknologian tiedekunta vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.

Vastuuyksikön yhteystiedot:

Annemari Auvinen, profit-koulutukset@jyu.fi, 0400 248 115

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297 

 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen.