22.05.2018

Yksilöllisiset järjestelyt valintakokeessa ja opinnoissa

Jyväskylän yliopiston hakijapalvelut, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Käsittelemme henkilötietojasi, jotka toimitat meille, jotta voimme toteuttaa valintakokeisiin liittyvän yksilöllisen järjestelyn. Tietojen käsittely perustuu niihin tietoihin, joita annat hakemuksessa ja sen liitteenä (kuten lääkärintodistus ja asiantuntijalausunnot). Suostumuksesi perusteella tietojasi voidaan käyttää myös yhteyden ottamiseen opiskelua koskevien yksilöllisten järjestelyjen suunnittelemiseksi, kun otat opiskelupaikan vastaan.

Käsittelyn oikeusperusteena ovat rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoite ja rekisterinpitäjälle kuuluva yleistä etua koskeva tehtävä sekä julkisen vallan käyttö. Asiasta säädetään kansallisesti yhdenvertaisuuslaissa (2014/1325, 15 §), jonka mukaan yliopiston on tehtävä asianmukaiset ja kulloisessakin tilanteessa tarvittavat kohtuulliset mukautukset, jotta vammainen henkilö voi yhdenvertaisesti muiden kanssa  mm. saada koulutusta. Yksilöllisiä järjestelyjä koskevat hakemukset ja päätökset, jotka sisältävät mm. tietoja terveydentilasta ovat salassa pidettäviä (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 24.1 § 25 kohta).

Yliopisto on sitoutunut keräämään ja käsittelemään henkilötietojasi oikeudenmukaisella ja läpinäkyvällä tavalla ja noudattaen henkilötietojen käsittelystä annettua lainsäädäntöä. Tämä tietosuojatiedote kuvaa, miten yliopisto hallinnoi henkilötietojasi tietosuojasäännösten mukaisesti.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Tallennettavat henkilötiedot annat hakemuksella ja sen liitteinä. Näitä ovat: hakijan tiedot, kuvailu tarvittavasta järjestelystä ja perustelut sekä muut huomiot. Lisäksi liitteet saattavat sisältää esimerkiksi kopion lääkärintodistuksesta.

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Hakemuksesi käsitellään koulutuspalvelujen henkilökunnan toimesta. Suositus erityisjärjestelyn tarpeesta toimitetaan tiedekuntien valintakokeiden järjestämisestä vastaaville henkilöillä, jotka huolehtivat järjestelyn käytännön toteuttamisesta.

Jos haet yksilöllistä järjestelyä opintojesi ajalle, tietojasi käsitellään yhteistyössä kanssasi.

Muutoin erityisjärjestelyjä koskevia tietoja voidaan käyttää tilastointiin, eikä niitä luovuteta yliopiston ulkopuolelle, siten että henkilö olisi tunnistettavissa.

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Henkilötietoja voidaan siirtää, jos niin nimenomaisesti pyydät vaihto-opiskelupaikkaan vastaavien järjestelyjen toteuttamiseksi vaihtojakson aikana. Tällaisessa tilanteesta selvitetään tapauskohtaisesti ja yhteistyössä kanssasi se, voidaanko siirto toteuttaa tietosuoja-asetuksen vaatimalla tavalla huolehtien tietosuojan tason riittävyydestä kohdemaassa.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Hakemus ja sen liitteet säilytetään hakijapalveluissa vuoden ajan valintakokeesta, jos niitä tarvitaan perusteluina yksilöllisiä opiskelujärjestelyjä varten. Tämän jälkeen tiedot hävitetään tietoturvallisesti.

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja sen hakijapalvelut vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.

Vastuuyksikön yhteystiedot:

Tuula Maijanen, hakijapalvelut@jyu.fi 050 054 6003

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297 

 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen.