Kahdeksan johtamisviestinnän perusohjetta

Johtaminen on vuorovaikutusta. Vuorovaikutuksen tavoista syntyy vuorovaikutuskulttuuri. Myönteistä puhetta ja myönteisiä tunteita on myönteisessä vuorovaikutuskulttuurissa enemmän kuin negatiivisia. Myönteinen vuorovaikutuskulttuuri ei sulje pois negatiivisia asioita, vaan pikemminkin mahdollistaa, että myös hankalista asioista on helpompi puhua, kun ihmiset luottavat toisiinsa ja kokevat hyväksyntää ja arvostusta. (Wenström 2020)

Esimiehenä on hyvä pitää mielessä viestinnän perusohjeet. Viestintä on tärkeää arjessa, mutta korostuu erityisesti kriiseissä ja muutostilanteissa.

Muista nämä 8 ytimekästä ohjetta, mukaillen Kankainen (2019):

1. Rakenna avoin viestintäkulttuuri ja ylläpidä sitä.

“Hyvä vuorovaikutuskulttuuri on tietoisesti rakennettava, huonon saa tekemättä mitään.” (Simberg 2021)

Avoimen viestintäkulttuurin avainasemassa on avoimuuden mahdollistava johtaminen, rakenteet, toimintakulttuuri ja johtajien oma esimerkki. Hyvä viestintä on avointa, ajantasaista, rehellistä ja toisia kunnioittavaa. Työyhteisössä vallitseva luottamuksen ilmapiiri mahdollistaa avoimen viestintäkulttuurin. Parhaimmillaan avoin viestintäkulttuuri luo pohjaa mahdollisesti myöhemmin tarvittavalle kriisiviestinnälle.

Luo arkeen rakenteilla mahdollisuuksia keskustelulle, myös vaikeille asioille.

2. Panosta viestien selkeyteen.

Mieti, kenelle olet kirjoittamassa ja mitä tietoa mahdollisesti vastaanottajalla on jo asiasta. Huomioi tämä viestisi sävyssä. Kerro viestisi selkeästi, riittävän kattavasti, mutta ytimekkäästi.

- Mitä ja missä tapahtui

- Mihin toimenpiteisiin ryhdyttiin

- Mitä tapahtuu jatkossa

- Mihin voi olla yhteydessä lisätietoja saadakseen/ milloin kerrotaan lisätietoa.

Valmiit viestintämallit, tapauskohtaiset tiedotepohjat, ovat avuksi eritoten kriisiviestinnässä.

3. Varmista, että viesti ymmärretään.

Kasvokkain kohtaaminen on tärkeää ja suositeltavaa, koska se tekee kehon kielen, ilmeiden ja eleiden myötä ihmisestä inhimillisemmän, empaattisemman ja antaa toisesta myönteisemmän kuvan. Se mahdollistaa avoimemman ja rehellisemmän vuorovaikutuksen. Se edistää luottamuksen syntymistä ja vähentää virhetulkintoja.

Keskustelun päätteeksi voit vielä varmistaa viestin kertaamalla keskustelun kulun sekä yhteisesti sovitut asiat: “Kuulen, että…”. Keskustelusta on hyvä laatia yhteinen muistio tai muu vastaava kirjaus.

4. Viesti suunnitellusti, oikea-aikaisesti ja johdonmukaisesti.

“Sitä, mitä ei ole kerrottu, ei ole tehty.” (Kuivalainen 2021)

Työyhteisössä on hyvä sopia viestintävastuut etukäteen, kuka viestii, milloin, mitä ja missä tilanteessa, mitä viestintäkanavaa käyttäen. Tämä on olennaista väärinkäsitysten ja virheellisten tietojen välttämiseksi. Oikea-aikainen ja selkeä viestintä lisää luotettavuutta ja rauhoittaa osaltaan mahdollista kriisitilannetta. On hyvä pitää huolta siitä, että viestintä säilyy johdonmukaisena sekä yhdenmukaisena.

Ikävistä/vaikeista asioista ei kannata viestiä juuri ennen viikonloppua tai lomaa. Lähtökohtaisesti pitäisi viestiä niin nopeasti kuin mahdollista, mutta kertoa myös viestissä, jos jotkin asiat ovat vielä epävarmoja ja kertoa, milloin niihin on tulossa selvyys.

5. Välitä oikeaa tietoa ja vältä huhumyllyä.

Kriisiviestinnässä on hyvä reagoida nopeasti, aloitteellisesti. Rehellisyydellä, virheen myöntämisellä, anteeksi pyytämisellä ja empatian osoittamisella pääsee hyvään alkuun kriisin selvittämiseksi. (Tervonen 2019)

Ihmismieli täyttää mielellään mahdollisen viestintätyhjiön. On hyvä kertoa riittävästi, jotta asia ei värity tai muutu suotta.

6. Älä moiti vaan kannusta kehittymään.

On tärkeää pyrkiä luomaan työyhteisöön psykologinen turvallisuus, jolloin mokaaminen on sallittua ja virheistä voidaan oppia sen sijaan, että teilataan ja haukutaan virheen tehnyt työntekijä julkisesti. Tärkeää on myös pystyä tunnustamaan tekemänsä virheet, eikä sysätä vastuuta niistä muille. Myös esimies voi tehdä virheitä, ja on hyvä pystyä ne tunnustamaan, oppia niistä ja kyetä ne välttämään jatkossa. Moittiminen ei paranna kenenkään työtehoa, vaan päinvastoin laskee sitä huomattavasti. Rakentava palaute on tehokkainta, kun se annetaan mahdollisimman pian tapahtuneen jälkeen.

Vahvista työyhteisössä periaatetta, että on kaikkien vastuulla puuttua epäkohtiin, kun sellaisen huomaa. Mitä avoimempi ilmapiiri ja keskustelukulttuuri on, sitä helpommin uskalletaan tuoda esiin ne vanhat ongelmat, joihin kaikki ovat tottuneet. Näin palautteenannosta ei muodostu vain yksittäisiä tapahtumia, vaan jatkuva toimintaa, jonka avulla tiimi korjaa toimintaansa.

7. Ole läsnä.

Osoita arvostusta lyhyelläkin läsnäololla. Ole tuolloin aidosti läsnä tilanteessa. Kerro, miten olet tavoitettavissa ja minkä viestintävälineen kautta. Esimerkiksi yhdessä sovittu säännöllinen kahdenkeskinen tapaamisaika voi olla tapa osoittaa, että “nyt minulla on aikaa juuri sinulle ja olen tässä sinua varten”.

Luo tilanteita ja hetkiä tällaiselle yhteiselle kohtaamiselle niin yksittäisen henkilön kuin tiimin ja työyhteisön kanssa. Erityisesti muutos- ja kriisitilanteissa tämä on tärkeää.

8. Sitoudu viestintään ja näytä esimerkkiä.

Onnistuneen viestinnän pohjana on johdon esimerkki. Johto ottaa tuolloin vastuun viestinnästä ja esimerkillään näyttää viestinnän suuntaviivat. Johdon on kyettävä viestimään tekemistään vaikeista päätöksistä, eikä niissä voi mennä isomman joukon taakse, mikäli päätös on ollut vain yhden henkilön tekemä.

Lähteet:

Kankainen, S. 2019. Sisäinen viestintä: 10 perusohjetta johtajille ja esimiehille | Helsingin yliopisto HY+ (helsinki.fi)

Kuivalainen, M. 2021. Luento “Muutosviestintä, kriisiviestintä” koulutuskokonaisuudessa Vuorovaikutus ja viestintä työhyvinvoinnin tukena. 14.10.2021. Työturvallisuuskeskus.

Simberg, S. 2021. Luento “Vuorovaikutus” koulutuskokonaisuudessa Vuorovaikutus ja viestintä työhyvinvoinnin tukena. 30.9.2021. Työturvallisuuskeskus.

Tervonen 2019, Blogi Kriisiviestintä on kuin pelastusliivit | Viestintätoimisto Medita

Wenström, S. 2020. Positiivinen johtaminen. Johda paremmin opetus- ja kasvatusalalla.

Tekijät: Mika Huovinen, Kaisa Luhtala, Riikka Strandström ja Minna Vänskä