Rehtori viestii, kuuleko kukaan?

Kolme rehtoria hakee hyvän viestinnän mallia.

Ai, oliks siinä jotain, joka liittyi mun työhön?

Viestintä kuuluu osana rehtorien toimenkuvaan, oli kyseessä sitten perusopetuksen, lukiokoulutuksen tai vapaan sivistystyön rehtorius. Johtamisessa laadukkaalla viestinnällä voidaan rakentaa ammatillisesti kompetenssia toimintaa ja vastaavasti epäonnistuneella viestinnällä voidaan saada sekasortoa ja epätietoisuutta aikaiseksi.

Viestintä on taitolaji, jolla pyritään vaikuttamaan. Viestintäprosessi on monipuolinen ja laaja-alainen ilmiö, johon vaikuttavat osallistujien ohella, sisäiset seikat kuten motiivit, asenteet, uskomukset ja arvot sekä ympäristön tarjoama viestintäpohja tai -ympäristö. Viestinnällä on selkeä tavoite. Stiff ja Monegeau (2016, 4) määrittelevät vaikuttavan viestinnän olevan pyrkimystä muuttaa, pakottaa tai muovata asenteita suhteensa itseensä tai suhteessa toisiin. Kyseessä on sisäisen ajattelun, asenteiden tai toiminnan muutos. Rieke, Sillars ja Pettersson (2009, 2) puolestaan määrittelevät argumentoinnin osana viestintäprosessia kommunikaatioprosessiksi, jossa esillä ovat väittämät. Väittämiä tarkastellaan eri näkökulmista prosessina mahdollisen asennemuutoksen aikaansaamiseksi. Kyseessä on siis sisäisen ajattelun, asenteiden tai toiminnan prosessi.

Kommunikaatio on moniulotteinen kokonaisuus, jota pystytään tarkastelemaan useasta eri näkökulmasta. Trenholm määrittelee (2017, 19-20) kommunikaation pitävän sisällään useita eri ulottuvuuksia ja sen vaikeutta selittävä tekijä on viestin yksilökohtainen merkitys. Jokainen määrittelee kommunikaation omalla, henkilökohtaisella tavallaan. (Trenholm, 2017, 20). Onkos se sitten ihme, että viestintä epäonnistuu usein. Monet muuttuvat tekijät vaikuttavat viestin lähettämiseen, viestin siirtymiseen sekä viestin vastaanottamiseen. Prosessi pitää sisällään elementtejä, joita ei voi hallita. Voimme ainoastaan ymmärtää niitä ja pyrkiä hyvään ja toivoa parasta, jotta viestintä olisi edes jokseenkin onnistunutta.

Laadukas viestintä tukee hyvää johtajuutta. Lähdimme etsimään rehtorien kokemuksia onnistuneesta viestinnästä ja tutkimuskohteeksemme valikoitui lukio, perusopetus sekä taiteen perusopetus/vapaa sivistystyö. Kartoitusalueenamme oli koko Suomi Uudeltamaalta Lappiin saakka. Tietoa keräsimme haastattelemalla alalla toimivia henkilöitä. Tavoitteenamme oli hahmottaa hyvän viestinnän toimintamallit.

Missä tästä on muka viestitty?

Opettajat elävät runsaan viestinnän organisaatiossa. Työssä tarvitaan priorisointitaitoa. Arjen hektisyydessä tulisi pystyä löytämään tarvittava tieto, luettavat viestit ja niihin olisi vastattava asianmukaisessa ajassa. Haastateltavien ajatukset vaihtelivat sen suhteen, pitäisikö monikanavaista viestintää lisätä, jotta viestit menisivät perille, välttää useita työkaluja tai vähentää viestintää kokonaisuudessaan. Pohdinnoissa olivat myös erilaiset sovellukset ja apuvälineet viestintään.

Siis eihän näin voi toimia?

Viestintä koetaan hankalaksi ja herkästi epäonnistuvaksi. Viestintää on kehitetty sopimalla viestintäkanavat ja viestintätavat. On pikaviestinnän keinot, palaverimuistiot, kokouspöytäkirjat ja yhteiset sähköiset kalenterit. Tietoa on, viestintäkanavia on, mutta tavoittaako nämä kohdejoukkonsa? Rehtorit toivat esille, että valitettavan usein viestejä ei olla luettu. Viestintä on taitolaji, jossa on lähettäjä ja vastaanottaja sekä paljon viestintää häiritseviä muutostekijöitä. Miten voimme turvata viestin ymmärtämisen tarkoitetulla tavalla?

Onko viestien lähettäjä on aina syyllinen siihen, ettei viestiä ole luettu?

Erään haastateltavan mukaan viestit pääsääntöisesti luettiin, mutta niitä ei välttämättä sisäistetty. Moni rehtori koki myös toisin; liian moni viesti jää lukematta.. Viestien sisällön pitäisi olla selkeä ja informatiivinen. Olennaista on myös positiivinen pohjavire. Jos viestit ovat käskeviä, niihin suhtaudutaan negatiivisesti. Toisaalta tulkintaerot aiheuttavat sen, että vaikka viesti pyrittäisiin kirjoittamaan positiivisesti, niin joku voi kokea sen hyökkäävänä tai kritiikkinä omaa työtään kohtaan. Tärkeää on myös ajoitus. Viestit kannattaa lähettää työajalla, jos haluaa saada positiivisen vastaanoton.

Oisko mun pitänyt tuokin lukea?

Viestien lukemisen pelisäännöistä on hyvä sopia joka lukuvuoden alussa. Missä viestitään, mitä viestitään, milloin viestitään ja kenelle viestitään ja mihin aikaan viestitään. Jos opettaja ei reagoi viesteihin, on asia syytä ottaa puheeksi hänen kanssaan. Yhteiselle pohdinnalle viestintäkeinojen toimivuudesta olisi syytä varata välillä aikaa. Ja aina rehtorin luo voi tulla juttelemaan, jos jokin ei toimi. Tarvittaessa voidaan pyytää myös lukukuittaus, tosin se taasen kuormittaa rehtorin sähköpostia.

Hyväksi ohjeeksi viestijälle

Rehtori, valitse taistelusi, laadi viestintäsuunnitelma!

Viestintähaasteet organisaatioissa ovat varsin yleisiä. Onhan todettu, että viestintä epäonnistuu lähes aina. Tähän jo valmiiksi pessimistiseen tilanteeseen saattaa löytyä kuitenkin ratkaisu. On hyvä sopia organisaatiossa viestinnän pelisäännöt ja noudattaa niitä.

Viestinnän etiikan dialogisen näkökulman keskeisiin perusasioihin kuuluu kohtaamiseen liittyvä asenne ja sen eettinen taso. Dialogisen asenteen parhaimmillaan aktivoi yksilön käyttämään kapasiteettiaan vuorovaikutuksessa. Thomas Nilsen on (Johannesen, 2008, 64-65) määritellyt onnistuneeseen dialogisuuteen standardit. Kyseessä hänen mukaansa on: ”Moraalisesti oikea puhe”, joka avaa tien mieleen ja sydämeen sekä tavoittaa mielen ja sydämen”. Tällaisessa olotilassa yksilö pystyy toimimaan vapautuneesti ja luovasti. Eettiseen sisäpersoonalliseen toimintaan dialogisuudessa kuuluvat arvostaminen. Ihmisen arvostaminen, asioiden, tunteiden ja arvojen arvostaminen sekä hyväksyvä avarakatseisuus, arvostava pohtiminen eri vaihtoehdoista sekä hyvät vuorovaikutustaidot. Hyviin vuorovaikutustaitoihin kuuluvat kuunteleminen, arvokas kohtaaminen ja kunnioittava vuoropuhelu. Jokaisella on yhteneväinen ihmisarvo ja jokaisen asenne, arvot, näkökulma ovat yhtä arvokkaita.

Kuuntelemalla ja pyrkimällä ymmärtämään toisten näkemyksiä ihminen on mukana prosessissa, jossa itse kehittyy.

John Makay ja William Brown ovat listanneet kymmenen ehtoa hyvälle eettiselle dialogialle. Näitä voidaan käyttää hyvin myös ohjeina organisaatiossa tapahtuvaan viestintään ja kommunikaatioon:

1. Ihmisellä on vuorovaikutukseen perustarve.

2. Ilmapiirin tulisi olla avoin, vapautunut ja kunnioittava.

3. Oikeiden asioiden ja ideoiden pohtiminen on relevanttia.

4. Yksilöllisyyden arvostaminen ja kunnioittaminen.

5. Erimielisyyksien hyväksyminen ja niiden yhteinen ratkaiseminen.

6. Laadukkaan palautteen vastaanottaminen ja antaminen.

7. Yleinen arvostus, luottamus ja toivon ylläpitäminen.

8. Kunnioitus ja rehellisyys vuorovaikutuksessa.

9. Positiivinen asenne, ymmärrys ja oppiminen

10. Virheiden välttäminen ja vaikuttavuuden salliminen.

(Johannesen, 2008, 61).

Ollessamme osa monimutkaista viestintäprosessia tulee meidän sietää keskeneräisyyttä epävarman tiedon pohjalta. Rieke, Sillars ja Pettersson (2009, 24) kehottavat meidän pysyä avoimella mielellä ja pyrkiä välttämään epävarmuuden nostattamia asenteita ja tunnetiloja. Nämä vaikuttavat loppupäätelmään pääsyä. Meidän tulisi välttää ennenaikaisia tulkintoja ja kapea-alaisia ratkaisuja. Sen sijaan meidän olisi hyvä antaa tiedolle aito mahdollisuus rakentua ymmärtämiseksi. Kriittiseksi ajatteluksi kuvataan prosessia, jossa asiaa kuvataan reflektiivisesti, avoimella mielellä ja uutta tietoa pohditaan jo tiedetyn tiedon valossa. Tarvittaessa haetaan uutta tietoa, näkökulmaa asian jäsentämisen taustalle.

Lähteet

Lukion edustajien haastattelut 21.04.2023.

Haastattelut taiteen perusopetuksen koulujen rehtoreita ja johtajia Uudeltamaalta.

Perusopetusrehtoreiden haastattelut.

Johannesen R, L, Valde K,S & Whedbee, K, E. 2008. Ethics in human communication. Waveland press. USA

Rieke, R, Sillars, M & Peterson, t. 2009. Argumentation and critical decision making. Pearson education. USA.

Stiff, J & Mongeau,P. 2016 Persuasive communication. The Guilford Press. New York. London.

Trenholm, S. 2017 Thinking through communication. An Introduction to the Study of Human Communication. Prentice Hall.